Popularne na świecie rozwiązania technologiczne, pomagające prawnikom m.in. w kontakcie z klientem, pojawiają się także w naszym kraju. Umożliwiają wgląd online w prowadzoną sprawę, dostęp do elektronicznych dokumentów czy szybki szyfrowany kontakt.

Dwa tysiące funkcji

Za wprowadzanie innowacji w kancelariach nagradza od lat brytyjski „Financial Times". W tym roku w jego rankingu pojawiła się polska kancelaria –Kochański Zięba Rapala i Partnerzy. Została wyróżniona za innowacyjne rozwiązania dotyczące obsługi klientów. – Nagrodę dostaliśmy za strategię, filozofię w procesie obsługi prawnej klientów – mówi Piotr Kochański, partner zarządzający tej kancelarii.

Koncepcja obsługi klienta to m.in. autorski system IRAAPORT. To innowacyjne narzędzie do komunikacji z klientami i zarządzania procesami w kancelarii. System, z którego korzysta kancelaria, ma ponad 2 tys. funkcji. Umożliwia stały dostęp do danych i kontakt z klientem z dowolnego miejsca na świecie.

– Dla nas to duże wyróżnienie, że znaleźliśmy się w rankingu „FT" obok globalnych kancelarii – dodaje mec. Kochański i podkreśla, że pierwszy raz polska kancelaria została wyróżniona w części rankingu dotyczącej obsługi klienta.

Zwycięzcą całego rankingu jest Allen & Overy. Arkadiusz Pędzich, partner zarządzający jej praktyką w Europie Środkowo-Wschodniej, mówi, że przykładem innowacyjnego narzędzia kancelarii jest projekt Peerpoint. Pozwala na bardziej elastyczne podejście do czasu pracy prawników. Pomaga też w spełnianiu oczekiwań klientów, gdy zachodzi potrzeba szybkiego zmobilizowania większej liczby specjalistów o odpowiednich kwalifikacjach.

Elastyczność w pracy

W części rankingu „FT" dotyczącej obsługi klienta na czele jest Bird & Bird, która także ma swoje biuro w Polsce. Ta międzynarodowa firma stworzyła usługę Virtual General Counsel Service.

– Polega ona na oferowaniu klientowi bezpośredniego dostępu do 1,2 tys. naszych ekspertów w 17 krajach Europy, Bliskiego Wschodu i Azji poprzez dedykowanego klientowi prawnika, będącego jego pierwszym i jedynym punktem kontaktowym – wyjaśnia Maciej Gawroński, partner zarządzający warszawskiego Bird & Bird. Taki dedykowany prawnik, wraz ze swoim zespołem, staje się swego rodzaju zdalnym departamentem wewnętrznym, elementem organizacji klienta.

Beata Niemczuk, partner w firmie doradczej Burza Consulting, podkreśla, że w Polsce nowoczesne rozwiązania chętniej i łatwiej wprowadzają małe kancelarie.

– Tym dużym, jeśli nie mają dostępu do rozwiązań stworzonych w ramach sieci, często trudno zmienić całą filozofię pracy – wskazuje. Podkreśla, że klienci oczekują takich zmian. Ważna jest dla nich m.in. możliwość śledzenia w czasie rzeczywistym liczby godzin, które przepracowano przy sprawie, zwłaszcza jeśli płacą stawki godzinowe.

Jarosław Ostrowski, wspólnik zarządzający toruńskiej firmy Ostrowski i Wspólnicy, podkreśla jeszcze jedną zaletę nowoczesnych systemów obsługi klienta: dostępność.

– Jest wiele średnich firm, które mają siedziby w mniejszych miastach. Dla nich kontakt z prawnikiem z naszej kancelarii nie musi oznaczać podróży. Dzięki naszym rozwiązaniom mogą zza swoich biurek nie tylko sprawdzić, na jakim etapie jest sprawa, ale także pracować nad dokumentami w czasie rzeczywistym czy też konsultować się z kilkoma specjalistami, korzystając z bezpiecznego, szyfrowanego połączenia – opowiada mec. Ostrowski.

Ranking „Financial Times"

Nowatorskie globalne firmy

1. Allen & Overy

2. Linklaters

3. Baker & McKenzie

4. Eversheds

5. Berwin Leighton Paisner

6. Garrigues

7. Ashurst

8. Freshfields Bruckhaus Deringer

9. White & Case

10. Latham & Watkins