Tryb postępowania
W przypadkach, gdy przed wydaniem decyzji wymagane jest zajęcie stanowiska przez inny organ, obowiązuje następujący tryb postępowania.
Krok 1. Organ załatwiający sprawę zwraca się do tego innego organu o zajęcie stanowiska i zawiadamia o tym stronę.
W przypadku gdy przepisy prawa materialnego, ustanawiające obowiązek współdziałania, nie określają konkretnego organu, który ma zająć stanowisko w sprawie, lecz wskazują np. osobę prawną, to organem w rozumieniu art. 106 k.p.a. jest ustawowy lub statutowy organ tej osoby prawnej, upoważniony do działania w jej imieniu i reprezentowania jej na zewnątrz (wyrok WSA w Krakowie z 7 marca 2008 r., sygn. II SA/Kr 1259/07, LEX nr 485403). W wyroku NSA z 10 lutego 2009 r. (sygn. II OSK 128/08, LEX nr 515196) zwrócono uwagę, że w sytuacji, gdy organ właściwy do załatwienia sprawy zwraca się do innego organu o zajęcie stanowiska, a ten inny organ uznaje, że nie jest właściwy w danej materii, powinien przekazać to zagadnienie właściwemu organowi. Z uwagi na zawiadomienie strony dokonane przez organ zwracający się o zajęcie stanowiska, organ uzgadniający nie musi jej dodatkowo informować o prowadzeniu postępowania, zgodnie z art. 61 § 4 k.p.a. (wyrok WSA w Warszawie z 6 lipca 2006 r., sygn. IV SA/WA 596/06, LEX nr 243077). Stronie należy zapewnić czynny udział w każdym studium postępowania, w tym także dotyczącym zajęcia stanowiska przez organ współdziałający (por. np. wyrok NSA z 11 kwietnia 2018 r., sygn. II GSK 4209/16, LEX nr 2494673).
Krok 2. Organ, do którego zwrócono się o zajęcie stanowiska, ma obowiązek przedstawić je niezwłocznie. Powinno to nastąpić nie później niż w terminie 2 tygodni od dnia doręczenia mu żądania, chyba że przepis prawa przewiduje inny termin. W razie niezajęcia stanowiska w tym terminie stosuje się art. 36-38 k.p.a., dotyczące skutków przekroczenia terminu załatwienia sprawy przez organ. Organ współdziałający ma wówczas takie obowiązki jak organ wydający decyzję w przypadku bezczynności, a stronie służy prawo do wniesienia ponaglenia. Organ obowiązany do zajęcia stanowiska ma obowiązek niezwłocznie poinformować organ załatwiający sprawę o wniesieniu ponaglenia przez stronę.
Przewidziano, że organ obowiązany do zajęcia stanowiska może, w razie potrzeby, przeprowadzić postępowanie wyjaśniające. Zwraca się uwagę, że postępowanie przed organem współdziałającym ma pomocniczy charakter w sprawie załatwianej w formie decyzji przez inny organ. Powoduje to, że stanowisko organu współdziałającego może być oparte na stanie faktycznym i prawnym ustalonym przez organ wydający decyzję, a postępowanie wyjaśniające jest przeprowadzane przez organ współdziałający tylko w razie potrzeby (por. wyrok NSA z 6 października 2006 r., sygn. II OSK 1203/05, LEX nr 289289). Rola organu współdziałającego polega przede wszystkim na wykorzystaniu jego wiedzy specjalnej w danej dziedzinie (por. wyrok WSA w Warszawie z 5 lutego 2018 r., sygn. IV SA/Wa 2847/17, LEX nr 2491783).
Zajęcie stanowiska następuje w drodze postanowienia, na które stronie służy zażalenie. Organem właściwym do rozpoznania zażalenia jest organ wyższego stopnia w stosunku do organu, który wydał to postanowienie, a nie organ wyższego stopnia w stosunku do organu, który jest właściwy do wydania decyzji w sprawie (postanowienie NSA z 16 lutego 2004 r., sygn. OW 2/04, LEX nr 120194).