Kiedy urzędnik odpowie za niezałatwienie sprawy w terminie

Terminy, w jakich organ prowadzący postępowanie powinien załatwić sprawę, określa art. 35 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.). Sprawy należy załatwiać bez zbędnej zwłoki. Niezwłocznie trzeba załatwić sprawę, która może być rozpatrzona na podstawie dowodów przedstawionych przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania. Dotyczy to także sprawy, która może być rozpatrzona na podstawie faktów i dowodów powszechnie znanych albo znanych z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwych do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.

Czytaj też: Zajęcie stanowiska a współdziałanie organów w postępowaniu administracyjnym

Termin na załatwienie sprawy

Jeżeli sprawa wymaga postępowania wyjaśniającego, jej załatwienie powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. W postępowaniu odwoławczym obowiązuje termin miesiąca od dnia otrzymania odwołania. Załatwienie sprawy w postępowaniu uproszczonym (por. art. 163b-163g k.p.a.) powinno nastąpić niezwłocznie, nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wszczęcia postępowania. Przepisy szczególne mogą określać inne terminy niż wskazane powyżej – por. np. art. 35 ust. 6 ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 1202 ze zm.) dot. wydania decyzji w sprawie pozwolenia na budowę. Do terminów załatwienia sprawy nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania, okresu trwania mediacji, a także okresów opóźnień spowodowanych z winy strony bądź przyczyn niezależnych od organu.

Przykład:

Załóżmy, że załatwienie sprawy – wszczętej na żądanie strony – wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. Organ, do którego wpłynęło żądanie, ma na załatwienie tej sprawy miesiąc, a jeżeli jest to sprawa szczególnie skomplikowana - 2 miesiące od dnia wszczęcia postępowania. Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi (por. art. 61 § 3-3a k.p.a.). W k.p.a. nie określono kryterium kwalifikowania spraw ze względu na stopień ich trudności, w związku z czym ich zaliczenie do grupy „szczególnie skomplikowanych" następuje na podstawie oceny dokonanej przez organ (por. np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 28 marca 2019 r., sygn. III SAB/Gd 5/19, LEX nr 2650607). Zgodnie art. 57 § 3 k.p.a. określony w miesiącach termin na załatwienie sprawy kończy się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca. Do terminu na załatwienie sprawy nie wlicza się m.in. okresów opóźnień z przyczyn niezależnych od organu. Taką przyczyną nie jest jednak np. sezon urlopowy (por. wyrok WSA w Lublinie z 28 stycznia 2014 r., sygn. II SAB/Lu 589/13, LEX nr 1502617).

W myśl art. 36 k.p.a. o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie trzeba zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia sprawy i pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia. Ten sam obowiązek ciąży na organie także w razie zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu. Zawiadomienie to powinno mieć formę postanowienia, na które nie służy zażalenie (por. np. wyrok WSA w Poznaniu z 9 maja 2018 r., sygn. II SA/Po 1066/17, LEX nr 2500612).

Skutki ponaglenia

Zgodnie z art. 37 k.p.a. strona może wnieść ponaglenie, jeżeli:

- nie załatwiono sprawy w terminie określonym w art. 35 k.p.a. lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a. (bezczynność) bądź

- postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (przewlekłość).

Ponaglenie powinno zawierać uzasadnienie. Wnosi się je do organu wyższego stopnia – za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie albo do organu prowadzącego postępowanie – jeżeli nie ma organu wyższego stopnia.

Przykład:

Załóżmy, że organ nie załatwił sprawy w terminie określonym w art. 35 k.p.a., w związku z czym zawiadomił stronę o nowym terminie załatwienia sprawy, zgodnie z wymaganiami wynikającymi z art. 36 k.p.a. Takie zawiadomienie nie wyłącza przypisania mu przewlekłości. Przewlekłe prowadzenie postępowania obejmuje także nieuzasadnione przedłużanie terminu załatwienia sprawy (por. np. wyrok WSA w Gdańsku z 25 kwietnia 2019 r., sygn. III SAB/Gd 10/19, LEX nr 2664517). Badając przewlekłe prowadzenie postępowania, nie można ograniczać się do samego ustalenia, czy w sprawie wydano zawiadomienie, o którym mowa w art. 36 k.p.a. Trzeba także ustalić zasadność wydania tego zawiadomienia w kontekście okoliczności danej sprawy (por. np. wyrok WSA w Poznaniu z 13 marca 2019 r., sygn. IV SAB/Po 195/18, LEX nr 2653150).

Jeżeli ponaglenie rozpatruje organ wyższego stopnia, obowiązuje następujący tryb postępowania.

Krok 1. Organ prowadzący postępowanie przekazuje mu ponaglenie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia otrzymania ponaglenia, wraz z niezbędnymi odpisami akt sprawy. Przekazując ponaglenie, organ prowadzący postępowanie ma obowiązek ustosunkować się do niego.

Krok 2. Organ wyższego stopnia rozpatruje ponaglenie w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania oraz wydaje postanowienie, w którym:

- wskazuje, czy organ rozpatrujący sprawę dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania, stwierdzając jednocześnie, czy miało ono miejsce z rażącym naruszeniem prawa, a

- w razie stwierdzenia bezczynności lub przewlekłości: zobowiązuje organ rozpatrujący sprawę do załatwienia sprawy, wyznaczając termin do jej załatwienia (jeżeli postępowanie nie jest jeszcze zakończone) oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych bezczynności lub przewlekłości, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających bezczynności lub przewlekłości w przyszłości.

W przypadku, gdy – wobec braku organu wyższego stopnia – ponaglenie rozpatruje organ prowadzący postępowanie, także ma na to 7 dni od dnia otrzymania ponaglenia. W razie stwierdzenia bezczynności lub przewlekłości, organ ten powinien niezwłocznie załatwić sprawę oraz zarządzić wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych bezczynności lub przewlekłości, a w razie potrzeby również podjęcie środków zapobiegających bezczynności lub przewlekłości w przyszłości.

Skarga do sądu administracyjnego

Zgodnie z art. 53 § 2b ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (dalej p.p.s.a.), w każdym czasie po wniesieniu ponaglenia do właściwego organu, strona może wnieść skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Obowiązek sądu rozpoznania skargi nie jest uzależniony od wydania przez organ wyższego stopnia postanowienia w przedmiocie rozpatrzenia ponaglenia (por. np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 25 września 2018 r., sygn. II OSK 1659/18, LEX nr 2573182). W myśl art. 149 p.p.s.a., razie uwzględnienia skargi, sąd stwierdza m.in. czy bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa.

Chodzi tu o sytuacje, w których, bez żadnej wątpliwości, można stwierdzić, że naruszono prawo, przy czym jest to naruszenie ciężkie, niezasługujące na zaakceptowanie w demokratycznym państwie prawa i wywołujące dotkliwe skutki społeczne lub indywidualne (por. wyrok NSA z 8 maja 2019 r., sygn. I OSK 2104/17, LEX nr 2677197). W razie uwzględnienia skargi, sąd może także orzec – z urzędu albo na wniosek strony – o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości określonej w art. 154 § 6 p.p.s.a. (czyli do wysokości 10-krotnego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim, ogłaszanego przez Prezesa GUS) lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty wskazanej w tym przepisie.

Organ może również odpowiadać za bezczynność np. na podstawie art. 417

1

§ 3 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn. DzUz 2018 r. poz. 1025 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem, jeżeli szkoda została wyrządzona przez niewydanie orzeczenia lub decyzji, gdy obowiązek ich wydania przewiduje przepis prawa, to naprawienia szkody można żądać po stwierdzeniu we właściwym postępowaniu niezgodności z prawem niewydania orzeczenia lub decyzji, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

Odpowiedzialność pracownika

W myśl art. 38 k.p.a. pracownik organu podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa, jeżeli z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy w terminie lub prowadził postępowanie dłużej niż było to niezbędne do załatwienia sprawy. Do aktów prawnych regulujących te kwestie należy m.in. ustawa o odpowiedzialności majątkowej funkcjonariuszy publicznych za rażące naruszenie prawa (dalej u.o.m.). Określa ona zasady odpowiedzialności majątkowej funkcjonariuszy publicznych wobec Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych podmiotów ponoszących odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu władzy publicznej, za działania lub zaniechania prowadzące do rażącego naruszenia prawa.

Funkcjonariuszem publicznym, zgodnie z u.o.m., jest:

- osoba działająca w charakterze organu administracji (bądź z jego upoważnienia) albo jako członek organu kolegialnego, a także

- osoba wykonującą w urzędzie danego organu pracę w ramach stosunku pracy, stosunku służbowego lub umowy cywilnoprawnej, biorąca udział w prowadzeniu sprawy rozstrzyganej w drodze decyzji lub postanowienia przez ten organ.

Funkcjonariusz ponosi odpowiedzialność majątkową w razie łącznego spełnienia następujących przesłanek:

- na mocy prawomocnego orzeczenia sądu lub na mocy ugody podmiot odpowiedzialny (np. gmina) wypłacił odszkodowanie za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu władzy publicznej z rażącym naruszeniem prawa,

- rażące naruszenie prawa zostało spowodowane zawinionym działaniem lub zaniechaniem tego funkcjonariusza oraz

- rażące naruszenie prawa zostało stwierdzone zgodnie z wymaganiami określonymi w u.o.m. (m.in. na podstawie art. 37 k.p.a. bądź prawomocnie na podstawie art. 149 p.p.s.a.).

W takich przypadkach obowiązuje następujący tryb postępowania.

Krok 1. W terminie 14 dni od dnia wypłaty odszkodowania, kierownik podmiotu, który je wypłacił, składa do prokuratora okręgowego - właściwego ze względu na siedzibę tego podmiotu - wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego. Do tego wniosku należy załączyć: dowód wypłaty odszkodowania, orzeczenie (ugodę) stanowiące podstawę tej wypłaty, a także rozstrzygnięcie stwierdzające rażące naruszenie prawa oraz uwierzytelnione kopie posiadanych akt postępowania sądowego lub administracyjnego, w którym zostało wydane to rozstrzygnięcie.

Krok 2. Po wpłynięciu wniosku, prokurator przeprowadza postępowanie wyjaśniające. Celem tego postępowania jest ustalenie przesłanek uzasadniających wytoczenie - na rzecz podmiotu, który wypłacił odszkodowanie – powództwa o odszkodowanie przeciwko funkcjonariuszowi publicznemu, z tytułu szkody wyrządzonej przy wykonywaniu władzy publicznej z rażącym naruszeniem prawa. W razie stwierdzenia podstaw do wytoczenia powództwa, prokurator – przed jego wytoczeniem – wzywa funkcjonariusza na piśmie do dobrowolnego spełnienia świadczenia w określonym terminie, nie krótszym niż 7 dni od dnia otrzymania wezwania. Po bezskutecznym upływie tego terminu, prokurator wytacza powództwo. Jeżeli zaś brak jest podstaw do wytoczenia powództwa, prokurator odmawia tej czynności. Odszkodowanie, w przypadku winy nieumyślnej, nie może przewyższać kwoty 12-krotności miesięcznego wynagrodzenia przysługującego funkcjonariuszowi publicznemu.

Autorka jest radcą prawnym