Co to znaczy, że księgi rachunkowe muszą być prowadzone po polsku

Polskie firmy mogą zlecać prowadzenie swoich ksiąg rachunkowych za granicą. Ustawa o rachunkowości wymaga jednak, by księgi te były prowadzone w języku polskim. Jakie mogą być odstępstwa od tej reguły?

Aktualizacja: 29.07.2010 04:59 Publikacja: 29.07.2010 03:00

Co to znaczy, że księgi rachunkowe muszą być prowadzone po polsku

Foto: Fotorzepa, Jerzy Dudek JD Jerzy Dudek

Odpowiedź na to pytanie daje stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości (KSR) w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (uchwała z 13 kwietnia 2010 r. nr 5/10).

[srodtytul]Dopuszczalne uproszczenia[/srodtytul]

Zgodnie z art. 9[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=C4D974F1FF1A718DEDF174AA6983D419?n=1&id=324433&wid=347265 ] ustawy o rachunkowości[/link] księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej. KSR zauważył jednak, że księgami rachunkowymi – w myśl ustawy – są zbiory danych zawarte w systemie komputerowym (domyślnie systemie finansowo-księgowym, FK), a nie samo oprogramowanie. Słusznie zatem stwierdził, że jednostka nie ma obowiązku posiadania całego oprogramowania w języku polskim.

Takie stanowisko nadal może budzić pewne wątpliwości w praktyce. Czy to oznacza, że posiadanie oprogramowania wyłącznie w języku obcym może zostać uznane za nieprawidłowe w świetle prawa bilansowego?

Ponadto w stanowisku KSR przeczytać można, że wymóg stosowania języka polskiego przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych (stanowiących de facto zbiory danych) przy użyciu komputera obejmuje wyłącznie dane zawarte w systemie FK, w szczególności dane ustalone w sposób stały, takie jak nazwy kont, opisy rodzajów transakcji, poleceń księgowania itp., nazwy operacji gospodarczych czy też nazwy walut. Jest to istotna informacja.

W praktyce bowiem często firmy używają programów księgowych zalecanych przez zagranicznych udziałowców lub inne powiązane jednostki, dostosowując oprogramowanie do wymogów polskiej ustawy.

[srodtytul]Raporty w języku obcym[/srodtytul]

KSR odniósł się też do raportów generowanych z systemu księgowego. Wspomniał, że w skład zestawu raportów dostępnych w systemie FK w języku polskim wchodzą raporty, których zawartość informacyjna pokrywa się z zawartością informacyjną ksiąg rachunkowych (sugeruje to art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości), tj. dziennika, zapisów kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych a także inwentarza.

Słusznie zauważył, że pozostałe raporty, które wykraczają poza minimalne wymogi dotyczące zawartości informacyjnej ksiąg rachunkowych, mogą być traktowane jako dodatkowe i nie muszą być dostępne w języku polskim.

Zaznaczył jednak, że raporty, których zawartość informacyjna pokrywa się z zawartością informacyjną ksiąg rachunkowych, powinny także spełniać inne wymogi określone w ustawie (np. podsumowania na kolejnych stronach, numer wersji systemu).

Wymogi te dotyczą zarówno prezentowanych danych, jak i pozostałych elementów raportu, takich jak: nazwa księgi rachunkowej, nagłówki i stopki raportu czy też nazwy kolumn i wierszy.

Według KSR dostępność raportów może być zapewniona albo bezpośrednio z systemu FK, albo przez inne rozwiązania informatyczne. W praktyce może to oznaczać, że jednostki będą mogły korzystać z innych narzędzi informatycznych, tj. specjalistycznych programów analitycznych ułatwiających generowanie raportów.

[srodtytul]Co z polityką rachunkowości[/srodtytul]

KSR wypowiedział się także w sprawie dokumentacji opisującej sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (czyli tzw. polityki rachunkowości), która zgodnie z art. 10 ustawy powinna być dostępna w języku polskim. Zauważył, że również dokumenty opisujące raporty stanowiące jej składnik powinny być dostępne w języku polskim.

[srodtytul]Kody i skróty[/srodtytul]

Według KSR wymóg prowadzenia ksiąg rachunkowych w języku polskim oznacza, że treść zapisów (w szczególności opisy zdarzeń) wprowadzanych do systemu FK wyraża się w języku polskim. Wymóg ten nie dotyczy jednak sytuacji, gdy zapisy mają formę kodów, skrótów lub symboli.

Zatem jednostki, które zdecydują się na takie rozwiązanie, powinny być świadome obowiązku stworzenia listy dozwolonych i stosowanych kodów, skrótów lub symboli, które wówczas opisane powinny być w języku polskim.

W przypadku dowodów księgowych mających formę zapisów powstających automatycznie w systemie FK, w szczególności not odsetkowych, naliczenia amortyzacji itp., treść tych zapisów, jeśli nie ma formy kodu, skrótu lub symbolu (tworzonych automatycznie przez system), powinna być dostępna w języku polskim.

[ramka][b]Można księgować w Polsce i za granicą[/b]

Od 10 kwietnia 2010 r. można powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych innej jednostce, którą może być nie tylko polski przedsiębiorca uprawniony zgodnie z ustawą o rachunkowości do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, ale również przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych z innego państwa członkowskiego (w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z 10 kwietnia 2010 r. o świadczeniu usług na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej).

Stanowisko KSR potwierdza, że polskie przedsiębiorstwa nie są ograniczone w wyborze miejsca prowadzenia przez siebie ksiąg rachunkowych (np. w siedzibie, oddziale/zakładzie, biurze) położonego zarówno na terenie Polski, jak i za granicą.

Wskazuje jednocześnie, że powierzenie prowadzenia ksiąg firmie zewnętrznej nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości. [/ramka]

[i]Autorka jest biegłym rewidentem, doradcą podatkowym w KDA spółka doradztwa podatkowego sp. z o.o., Poznań[/i]

Odpowiedź na to pytanie daje stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości (KSR) w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (uchwała z 13 kwietnia 2010 r. nr 5/10).

[srodtytul]Dopuszczalne uproszczenia[/srodtytul]

Pozostało 97% artykułu
Prawo karne
Słynny artykuł o zniesławieniu ma zniknąć z kodeksu karnego
Prawo karne
Pierwszy raz pseudokibice w Polsce popełnili przestępstwo polityczne. W tle Rosjanie
Podatki
Kiedy ruszy KSeF? Ministerstwo Finansów podało odległy termin
Konsumenci
Sąd Najwyższy orzekł w sprawie frankowiczów. Eksperci komentują
Podatki
Ministerstwo Finansów odkryło karty, będzie nowy podatek. Kto go zapłaci?
Materiał Promocyjny
Wsparcie dla beneficjentów dotacji unijnych, w tym środków z KPO