Zmian w prawie pracy ciąg dalszy. Z 31 grudnia 2018 r. zostało uchylone rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 894). W jego miejsce weszły nowe regulacje. Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje nowe rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369; dalej: rozporządzenie). Znacznie różni się ono od dotychczasowego. Przede wszystkim dużo szerszy jest zakres jego regulacji, co jest skutkiem nowych przepisów wprowadzanych do kodeksu pracy ustawą z 10 stycznia 2018 r. (z mocą od 1 stycznia 2019 r.). Co istotne, rozporządzenie uwzględnia również zmiany w kodeksie pracy, które wprowadzi ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 (tzw. rozporządzenia RODO; ustawa nie została jeszcze uchwalona, projekt druk nr 3050).

Czytaj także: Dokumentacja pracownicza - zmiany od 1 stycznia 2019

Rozporządzenie wprowadza nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, reorganizuje dotychczasową systematykę akt osobowych i określa szczegółowe kryteria dla prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.

Cztery części

Jedną z podstawowych zmian określonych w rozporządzeniu jest reorganizacja sposobu prowadzenia akt osobowych. Po Nowym Roku akta osobowe są podzielone na cztery (zamiast dotychczasowych trzech) części obejmujące:

- etap ubiegania się o zatrudnienie – część A,

- etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia – część B,

- etap ustania stosunku pracy – część C,

- dokumenty dotyczące nałożonych kar – część D.

Autopromocja
Subskrybuj nielimitowany dostęp do wiedzy

Unikalna oferta

Tylko 5,90 zł/miesiąc


WYBIERAM

Nowością jest możliwość podzielenia poszczególnych części akt osobowych na mniejsze części, tak aby można w nich było przechowywać oświadczenia lub dokumenty powiązane ze sobą tematycznie. Dla przykładu w wydzielonej części B1 można przechowywać dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy, a w części B2 – skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie albo potwierdzenia zapoznania się pracownika z dokumentami itd. Pracodawcy decydujący się na prowadzenie akt osobowych w ten sposób powinni jednak mieć na uwadze, że dotychczasowy obowiązek przechowywania w porządku chronologicznym, numerowania oraz tworzenia wykazu dokumentów będzie dotyczył każdej tak utworzonej części osobno.

Mimo że rozporządzenie określa szeroki katalog dokumentów, które powinny się znaleźć w aktach osobowych, w praktyce warto pamiętać, że pracodawca w dalszym ciągu może przechowywać w części B i C akt osobowych również inne, niewymienione w rozporządzeniu dokumenty i oświadczenia, jeśli taki obowiązek wynika z innych przepisów lub gdy pracownik wyraża na to zgodę (np. kserokopia prawa jazdy w przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy; życiorys, który pracownik dostarczył w procesie rekrutacji, itp.).

Kary w osobnym rozdziale

Novum legislacyjnym jest wprowadzenie do akt osobowych nowej części D – na dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach. Co ciekawe, systematyka części D jest nieco odmienna od pozostałych części akt osobowych. Dokumenty są bowiem przechowywane w wydzielonych częściach dotyczących danej kary.

Nie zmienia się natomiast obowiązek numerowania kolejnych kart akt osobowych w porządku chronologicznym. Zatem w przypadku usunięcia z akt osobowych zawiadomienia o ukaraniu w związku z zatarciem kary po upływie określonego czasu, pozostałe części należy ponumerować na nowo.

Ewidencja, wnioski i zgody

Rozporządzenie określa katalog dokumentacji pracowniczej innej niż akta osobowe, a stanowiącej tzw. dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, którą pracodawca ma obowiązek prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika. Dokumentacja ta obejmuje:

- dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,

- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu,

- karty wynagrodzeń, oraz

- dokumentację dotyczącą odzieży i obuwia roboczego.

Warto zwrócić uwagę, że nowe rozporządzenie szczegółowo wskazuje, co wchodzi w skład dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Po 1 stycznia 2019 r. to już nie tylko karty ewidencji czasu pracy, ale również wnioski dotyczące stosowania określonych systemów i rozkładów czasu pracy (np. wniosek pracownika o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy), dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem w gotowości do wykonywania pracy, a także dokumenty związane z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w święto. W praktyce oznacza to, że jeśli pracownik dokonuje z pracodawcą takich uzgodnień np. poprzez e-mail, e-mail ten stanowi już dokumentację pracowniczą, a jego kopia powinna być przechowywana wraz z pozostałymi dokumentami dotyczącymi ewidencjonowania czasu pracy.

Z kolei pracodawcy zatrudniający młodych rodziców powinni dodatkowo pamiętać, że w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy pracownika, który opiekuje się dzieckiem do lat 4, powinna się znaleźć jego zgoda na ewentualne wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących pracę w nadgodzinach, w porze nocnej czy w systemie przerywanego czasu pracy, lub na delegowanie poza stałe miejsce pracy. Natomiast zatrudniając kobietę w ciąży w systemie przerywanego czasu pracy lub delegując ją poza stałe miejsce pracy, należy dodatkowo umieścić w dokumentacji pracowniczej jej zgodę na zatrudnienie na takich warunkach.

Forma elektroniczna

Nowelizacja kodeksu pracy z 2018 r. umożliwia pracodawcom prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej lub elektronicznej. Od 2019 r. pracodawca ma zatem prawo wybrać formę prowadzenia dokumentacji.

Po digitalizacji dokumentacji pracowników można jednak wrócić do formy papierowej. Aby to zrobić, konieczne jest wydrukowanie zeskanowanych dokumentów i potwierdzenie ich zgodności z dokumentem elektronicznym.

Przed Nowym Rokiem

Do końca 2018 r. pracodawca miał obowiązek każdemu pracownikowi osobno prowadzić akta osobowe. Sposób prowadzenia akt określało rozporządzenie z 28 maja 1996 r. Wskazywało ono również dokumentację, jaką należało gromadzić w aktach osobowych pracowników. Co jednak istotne, rozporządzenie to nie przewidywało możliwości prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej. Pracodawcy korzystali z tej formy jedynie pomocniczo. Stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy w tym zakresie było dotychczas jednoznaczne – nie można było całkowicie zastąpić akt papierowych (stanowisko GIP z 9 stycznia 2010 r., nr GPP-87-4560-29/10/PE/RP).

Digitalizacja akt

Od stycznia 2019 r. kodeks pracy wyraźnie dopuszcza możliwość prowadzenia dokumentacji wyłącznie w postaci elektronicznej (nie tylko samych akt osobowych, ale też np. ewidencji czasu pracy). Pracodawca, który chce przejść na formę elektroniczną, może to zrobić w dowolnym momencie, a zatem np. zaraz po wejściu w życie nowelizacji czy po kilku latach. Takiego wyboru może dokonać nawet w stosunku do pracowników, których już nie zatrudnia, ale których akta jeszcze przechowuje.

Jak prowadzić e-dokumentację

Rozporządzenie określa szczegółowe kryteria dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Stawia pracodawcy wymagania, które powinny zagwarantować bezpieczeństwo danych zgromadzonych w dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, równoważne tym, które powinna spełniać również dokumentacja przechowywana w tradycyjnej, papierowej postaci.

Teoretycznie możliwe jest poniesienie wydatków inwestycyjnych związanych z zakupem i wdrożeniem systemów informatycznych do przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym szkoleń pracowników kadr. Pracodawcy prowadzący dokumentację w tej formie powinni wdrożyć w swoich zakładach pracy takie rozwiązania informatyczne, które:

- po pierwsze – umożliwiają identyfikację osoby, która dokonuje zmian lub uzupełnień w systemie kadrowo-płacowym,

- po drugie – zapewniają integralność e-dokumentacji pracowniczej.

Rozporządzenie zawiera również przepisy dotyczące przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi, co jest szczególne istotne w sytuacji przejścia zakładu pracy.

Co z oryginałami

Rozporządzenie rozwiewa również dotychczasowe wątpliwości dotyczące tego, czy pracodawca może gromadzić i przechowywać oryginały dokumentów składanych przez pracownika. Wskazuje, że w aktach osobowych (prowadzonych w formie papierowej) pracodawca może przechowywać odpisy lub kopie takich dokumentów, poświadczone następnie za zgodność z przedłożonym dokumentem przez dedykowaną osobę upoważnioną w tym celu przez pracodawcę (przepisy obowiązujące przed 2019 r. nie przewidywały wprost takiego obowiązku).

W przypadku dołączenia do dokumentacji elektronicznej dokumentu w postaci papierowej, pracodawca powinien sporządzić jej skan, i – po opatrzeniu kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy – umieścić skan w informatycznym systemie kadrowo-płacowym.

Przepisy rozporządzenia wskazują przy tym wprost, że takie skany należy wykonywać „z należytą starannością". W praktyce oznacza to konieczność zapewnienia czytelności dokumentu i wyeliminowania sytuacji, w której konieczne byłoby sięgnięcie po dokument w wersji papierowej.

Załącznik do rozporządzenia określa ponadto minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych.

Pracownicy, którzy nie odbiorą dokumentu w ustalonym z pracodawcą terminie, muszą się natomiast liczyć z tym, że pracodawca będzie mógł dokument zniszczyć. Szczególnie istotne jest zatem, aby pracownik uzgodnił sposób i termin odbioru dokumentów z pracodawcą lub upoważnionym pracownikiem działu kadr.

Na koniec informacja

Od 1 stycznia br., w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek wraz ze świadectwem pracy wydać pracownikowi – w postaci papierowej lub elektronicznej – informację o:

- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

- możliwości odbioru przez pracownika jego akt do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji, lub o jej zniszczeniu w razie nieodebrania w określonym czasie.

Zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej powinno być doręczone pracownikowi za pokwitowaniem. Odbiór dokumentacji powinien co do zasady nastąpić osobiście, również za pokwitowaniem.

Kopia dla pracownika

Rozporządzenie precyzuje, że pracownik może odebrać swoją dokumentację, która jest prowadzona w wersji papierowej, w postaci:

- kopii zawierającej potwierdzenie jej zgodności z dokumentacją pracowniczą przez pracodawcę, lub

- skanu opatrzonego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy.

Natomiast w przypadku dokumentacji elektronicznej, pracownik otrzyma jej kopię na informatycznym nośniku danych, np. na pendrive lub płycie albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, czyli np. poprzez e-mail.

Pracodawca ma obowiązek wydać kopię całości lub części dokumentacji, określonej we wniosku pracownika, w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania. Sam wniosek powinien zaś zostać włączony albo do akt osobowych – części B (w przypadku obecnych pracowników) albo części C (w przypadku byłych pracowników).

Umożliwienie prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej może być szczególnie korzystne w dużych zakładach pracy, gdzie zatrudnionych są setki pracowników, których akta osobowe zalegają przez lata w archiwach zakładowych. Elektronizacja dokumentacji z pewnością umożliwi szybszy dostęp do potrzebnych danych dla uprawnionych pracowników działów kadr. Nie będą oni musieli przeszukiwać zakładowych archiwów – nierzadko obszernych – w celu znalezienia potrzebnych im dokumentów.

W wielu przypadkach przejście na elektroniczne akta może się jednak okazać dla pracodawcy niekorzystne. Wybór tej formy w praktyce rodzi bowiem po stronie pracodawcy szereg obowiązków związanych z koniecznością odpowiedniego jej zabezpieczenia. Sam proces digitalizacji dokumentów, szczególnie w przypadku dużych zakładów pracy, zatrudniających setki pracowników, może zaś okazać się czasochłonny.

Zastosowanie

Pracodawcy mają obowiązek stosować przepisy nowego rozporządzenia do dokumentacji dotyczącej wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r., a także do dokumentacji gromadzonej po tej dacie, w stosunku do pracowników zatrudnionych wcześniej. Natomiast w przypadku zgromadzonej do 31 grudnia 2018 r. dokumentacji pracowników, pozostających w stosunku pracy w dniu wejścia w życie rozporządzenia, pracodawcy mają 12 miesięcy na dostosowanie sposobu jej prowadzenia i przechowywania do nowych przepisów. Warto zwrócić uwagę, że pracodawcy nie muszą zmieniać sposobu prowadzenia, często już zarchiwizowanej, dokumentacji byłych pracowników. Muszą jednak przystosować sposób jej przechowywania do wymogów nowego rozporządzenia. ?

-Edyta Defańska-Czujko jest adwokatem, partnerem w CZUBLUN TRĘBICKI Kancelaria Radców Prawnych Sp. p.

-Marta Borówka jest prawnikiem w CZUBLUN TRĘBICKI Kancelaria Radców Prawnych Sp. p.

Zdaniem autorki

Edyta Defańska-Czujko, adwokat, partner CZUBLUN TRĘBICKI Kancelaria Radców Prawnych Sp. p.

Pracodawcy mają obowiązek stosować przepisy nowego rozporządzenia do dokumentacji dotyczącej wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r., a także do dokumentacji gromadzonej po tej dacie, w stosunku do pracowników zatrudnionych wcześniej. Natomiast w przypadku zgromadzonej do 31 grudnia 2018 r. dokumentacji pracowników, pozostających w stosunku pracy w dniu wejścia w życie rozporządzenia, pracodawcy mają 12 miesięcy na dostosowanie sposobu jej prowadzenia i przechowywania do nowych przepisów. Warto zwrócić uwagę, że pracodawcy nie muszą zmieniać sposobu prowadzenia, często już zarchiwizowanej, dokumentacji byłych pracowników. Muszą jednak przystosować sposób jej przechowywania do wymogów nowego rozporządzenia.

 

Zdaniem autorki

Marta Borówka, prawnik w CZUBLUN TRĘBICKI Kancelaria Radców Prawnych Sp. p.

Umożliwienie prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej może być szczególnie korzystne w dużych zakładach pracy, gdzie zatrudnionych są setki pracowników, których akta osobowe zalegają przez lata w archiwach zakładowych. Elektronizacja dokumentacji z pewnością umożliwi szybszy dostęp do potrzebnych danych dla uprawnionych pracowników działów kadr. Nie będą oni musieli przeszukiwać zakładowych archiwów – nierzadko obszernych – w celu znalezienia potrzebnych im dokumentów.

W wielu przypadkach przejście na elektroniczne akta może się jednak okazać dla pracodawcy niekorzystne. Wybór tej formy w praktyce rodzi bowiem po stronie pracodawcy szereg obowiązków związanych z koniecznością odpowiedniego jej zabezpieczenia. Sam proces digitalizacji dokumentów, szczególnie w przypadku dużych zakładów pracy, zatrudniających setki pracowników, może zaś okazać się czasochłonny.