- Jak rozliczyć zaliczkę wypłaconą pracownikowi na poczet zagranicznego wyjazdu służbowego? Po jakim kursie należy przeliczyć rachunki z delegacji w walucie obcej rozliczane zaliczką? Jak rozliczyć taką delegację, gdy poniesione wydatki zostały określone w różnych walutach obcych? – pyta czytelniczka.
Zgodnie z § 20 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 167, dalej: rozporządzenie) pracownik wysyłany w zagraniczną podróż służbową otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w złotych jako równowartość przysługującej mu zaliczki w walucie obcej przeliczonej według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki. Koszty podróży zagranicznej są rozliczane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.
Przepisy tego rozporządzenia stosuje się obowiązkowo w stosunku do pracowników państwowych i samorządowych jednostek sfery budżetowej. Pozostali pracodawcy mogą stosować to rozporządzenie, ale nie muszą. Zgodnie z art. 775 § 3 kodeksu pracy warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u pracodawcy spoza sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Jeśli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają takich postanowień, to pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.
Co z zaliczką
Zgodnie z przywołanym już rozporządzeniem do ustalenia kwoty zaliczki w złotych przysługującej pracownikowi z tytułu zagranicznej podróży służbowej stosuje się średni kurs z dnia wypłaty zaliczki ustalony dla danej waluty przez NBP. Kurs ten nie ma jednak zastosowania do wyceny kosztów podróży służbowej na potrzeby podatkowe i bilansowe. Zarówno dla celów podatkowych, jak i bilansowych koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, art. 11a ust. 2 ustawy o PIT i art. 30 ust. 2 pkt 2 uor).
Wycena walutowej zaliczki wypłaconej pracownikowi zależy od źródła pozyskania waluty. W przypadku kupna waluty w banku lub kantorze zaliczkę wycenia się po kursie faktycznie zastosowanym (tj. kursie kantorowym lub kursie sprzedaży obowiązującym w banku w dniu zakupu waluty). Natomiast zaliczkę przekazaną z własnego rachunku walutowego na rachunek walutowy pracownika wycenia się po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień jej wypłaty.