Fiskus zwróci pieniądze za kasę fiskalną

Od 1 stycznia 2015 r. obowiązuje rozporządzenie ministra finansów z 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (DzU, poz. 1544; dalej: rozporządzenie). Standardowo wprowadza ono liczne zwolnienia od generalnej zasady wynikającej z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którą (wszyscy) podatnicy sprzedający na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (dalej: klienci) są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Jednak w stosunku do stanu prawnego obowiązującego przed 1 stycznia 2015 r., znacznie rozszerzono katalog usług (profesji), których wykonywanie bezwzględnie prowadzi do obowiązku używania kasy (zob. § 4 pkt 2 rozporządzenia). I to niezależnie od wielkości obrotów czy sposobu ich dokumentowania (pisaliśmy o tym szczegółowo w „Ekspercie Księgowego" z 15 grudnia 2015 r.).

Dwa terminy

W związku z tym wyróżnić należy (zasadniczo) dwa terminy, w których będzie się aktualizować obowiązek instalacji kasy. Pierwszym z nich jest 1 marca 2015 r., dotyczący podatników (profesje wymienione w § 4 pkt 2 rozporządzenia) prowadzących do tej pory działalność gospodarczą i świadczących usługi dla klientów.

Drugi termin dotyczy wszystkich pozostałych przedsiębiorców, tj.:

- świadczących usługi wymienione w  § 4 pkt 2 rozporządzenia, którzy po 1 stycznia 2015 r. wykonują je na rzecz klienta, a do tej pory nie wykonywali takich usług;

- podatników rozpoczynających działalność w zakresie wymienionym w § 4 pkt 2 rozporządzenia, świadczących usługi na rzecz klientów;

- innych podatników, którzy przekroczą limit obrotów (20 000 zł) określony w § 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia.

W tym przypadku termin wynosi dwa miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiło zdarzenie powodujące utratę zwolnienia.

Przykład

Pani Joanna prowadzi kancelarię adwokacką od 2012 r. Do tej pory korzystała ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy – wszystkie transakcje z klientami dokumentowała fakturą, a płatności z tego tytułu przyjmowała jedynie na rachunek bankowy. W 2015 r. niezależnie od zachowania takiej formy rozliczeń będzie zobowiązana do zainstalowania kasy. Wykonuje bowiem zawód wskazany w § 4 pkt 2 rozporządzenia. Zasadniczo od 1 marca 2015 r. powinna dokumentować sprzedaż przy użyciu urządzenia rejestrującego.

Przykład

Pan Andrzej prowadzi sklep rybny. Jego obrót rokrocznie nie przekraczał 20 000 zł. Jednak w 2015 r. już w lutym ten próg został osiągnięty. Pan Andrzej będzie zobowiązany do instalacji kasy i jej używania najpóźniej od 1 maja 2015 r. – dwa miesiące po miesiącu, w którym utracił prawo do zwolnienia (tu:  przekroczenie limitu obrotów).

Przykład

Pani Agnieszka planuje otworzyć swój własny gabinet stomatologiczny 1 marca 2015 r. Zatem od 1 czerwca 2015 r. – dwa miesiące po miesiącu, w którym utraci prawo do zwolnienia (tu: wykonywanie zawodu dentysty i obsługa klientów) – będzie obowiązana rozpocząć ewidencjonowanie sprzedawanych usług na kasie fiskalnej.

Ile można dostać

Zakup urządzenia rejestrującego sprzedaż wiąże się z poniesieniem określonego wydatku (kasy przeznaczone dla usługodawców to koszt rzędu 1000–1200 zł netto). Jednocześnie warto pamiętać, że w określonych sytuacjach podatnik może uzyskać zwrot (odliczenie) części ceny zakupu. Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu na kasach w obowiązujących terminach, mają możliwość odliczenia od podatku należnego kwoty wydatkowanej na zakup każdej z kas (ze zgłoszonych na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania) w wysokości 90 proc. jej ceny zakupu (bez podatku), jednak nie więcej niż 700 zł.

Przykład

Pani Jadwiga kupiła kasę za  1000 zł netto. Jeżeli spełni ustawowe wymogi, to uzyska z urzędu skarbowego zwrot w wysokości 700 zł.

Zwrot części ceny kasy nie następuje bezwarunkowo. Dla odzyskania środków konieczne jest rozpoczęcie ewidencjonowania obrotu na kasie w obowiązujących terminach. Pojęcie to należy utożsamiać z terminami wynikającymi z rozporządzenia – gdy podatnik traci (bądź w ogóle nie posiada) prawo do korzystania ze zwolnienia od używania kas. Nie jest to jednak jedyny warunek skorzystania z ulgi. Szczegółowo sposób funkcjonowania tego mechanizmu określają przepisy rozporządzenia z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 163; dalej: rozporządzenie o zwrocie).

Formalności i nie tylko

Zgodnie z § 2 ust. 1 rozporządzenia o zwrocie, aby uzyskać z urzędu część ceny zakupu kasy, podatnik powinien spełnić (łącznie) wszystkie z podanych poniżej warunków. Dlatego uchybienie któregokolwiek z nich uniemożliwia skorzystania z ulgi (por. interpretację Izby Skarbowej w Poznaniu z 13 grudnia 2010 r., ILPP2/443-1474/10-4/ /AD). Mianowicie podatnik musi:

a) przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania na kasie złożyć do naczelnika urzędu skarbowego pisemne zgłoszenie o liczbie używanych kas i miejscu (adresie) ich używania. Wzory dokumentów w tym zakresie określają przepisy rozporządzenia z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (DzU, poz. 363) – załącznik nr 1. Zgłoszenie powinno być złożone przynajmniej na dzień przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania

Przykład

Pan Jarosław (adwokat) zobowiązany jest do instalacji i używania kasy najpóźniej od 1 marca 2015 r. Zatem najpóźniej do 28 lutego 2015 r. powinien złożyć zgłoszenie o miejscu instalacji kasy.

b) rozpocząć ewidencjonowanie nie później niż w obowiązujących terminach (co do zasady 1 marca 2015 r. lub po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu wykonania usługi na rzecz klienta – dotyczy podatników wykonujących usługi z § 4 pkt 2 rozporządzenia). Oczywiście obowiązujący termin do rozpoczęcia ewidencjonowania określa się na podstawie przepisów rozporządzenia. Jednocześnie sformułowanie „nie później niż w obowiązujących terminach" wskazuje, że z ulgi na zakup kasy skorzystają także podatnicy, którzy co prawda nie są zobowiązani do zainstalowania kasy (np. nie przekroczyli limitu obrotu), ale postanowili dobrowolnie rejestrować obrót przy użyciu tego urządzenia.

Przykład

Pan Zbigniew jest lekarzem ginekologiem. Wiedząc o obowiązku instalacji kasy od 1 marca 2015 r., postanowił nabyć urządzenie i ujmować sprzedaż już od lutego 2015 r. Nie wyklucza to możliwości skorzystania przez niego z ulgi na zakup kasy.

c) posiadać dowód zapłaty całej należności za kasę rejestrującą. Podatnik starający się o zwrot powinien posiadać zarówno dowód zakupu kasy (faktura), jak i dowód opłacenia całej należności wynikającej z nabycia urządzenia

d) zgłosić fiskalizację kasy. Każdy podatnik musi zgłosić kasę rejestrującą do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy (art. 111 ust. 3a pkt 10 ustawy o VAT). Kwestię tę regulują dodatkowo przepisy rozporządzenia z 14 marca 2013 r. (DzU poz. 363). Zgodnie z jego § 2 pkt 9, numerem ewidencyjnym kasy jest niepowtarzalny numer, który naczelnik urzędu skarbowego nadaje kasie, po zgłoszeniu fiskalizacji kasy przez podatnika i podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis  kas. Fiskalizacją kasy jest jednokrotna i niepowtarzalna czynność inicjująca pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończona wydrukiem dobowego raportu fiskalnego (§ 2 pkt 2). Podatnik w terminie siedmiu dni od dnia fiskalizacji kasy obowiązany jest złożyć do urzędu skarbowego zgłoszenie danych dotyczących kasy, w celu otrzymania numeru ewidencyjnego (§ 13 ust. 5) – załącznik 2.

Pomimo bezsprzecznego obowiązku zgłoszenia dotyczącego fiskalizacji kasy, uchybienie terminowi w tym zakresie nie uniemożliwia skorzystania z ulgi (zob. interpretację Izby Skarbowej w Łodzi z 19 marca 2014 r., IPTPP4/ /443-5/14-2/BM). Warunek zgłoszenia fiskalizacji nie jest wprost określany przepisami rozporządzenia o zwrocie. Nie warto jednak zwlekać z realizacją tego obowiązku.

W deklaracji lub na konto

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia o zwrocie odliczenie wydatkowanej kwoty:

1. Po pierwsze, można rozliczyć w deklaracji (VAT-7, VAT-7K, VAT-7D) za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie na kasie lub za okresy następne. Zatem nie są przewidziane ograniczenia czasowe w rozliczaniu omawianej ulgi.

Przykład

Pani Franciszka – doradca podatkowy – zainstalowała kasę 1 marca 2015 r. Spełniła wszystkie wymogi uprawniające do skorzystania z ulgi. Pierwszy klient (niebędący przedsiębiorcą), został przez nią obsłużony w maju 2015 r. Dopiero w rozliczeniu za ten okres będzie mogła odliczyć ulgę. W tym okresie rozpoczęto bowiem ewidencjonowanie na kasie, pomimo jej wcześniejszej instalacji.