MF wyjaśnia: kto i na jakich zasadach będzie mógł wystawiać faktury w KSeF

Od lipca 2024 roku Krajowy System e-Faktur, czy centralna baza, w której przedsiębiorcy będą musieli wystawiać dokumenty, stanie się obowiązkowy. Ministerstwo Finansów wyjaśniło, kto i na jakich zasadach będzie mógł wystawiać e-faktury w KSeF.

Publikacja: 11.12.2023 14:02

MF wyjaśnia: kto i na jakich zasadach będzie mógł wystawiać faktury w KSeF

Foto: Adobe Stock

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucyjna zmiana dla przedsiębiorców. Każdą fakturę trzeba będzie wystawić w formie elektronicznej i wprowadzić do systemu. Skarbówka od razu ją zobaczy. Nie ma możliwości jej anulowania bądź wycofania. Jedyny sposób na poprawki to wystawienie faktury korygującej.

Platforma została uruchomiona w Polsce 1 stycznia 2022 r. Obecnie na zasadzie dobrowolności umożliwia podatnikom wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lipca przyszłego roku system będzie obowiązkowy.

W listopadzie rozpoczęła się długo oczekiwana rządowa akcja informacyjna o KSeF dla małych firm. Podczas spotkań on-line eksperci Ministerstwa Finansów i Krajowej Administracji Skarbowej tłumaczą m.in. kwestię nadawania uprawnień do systemu w przypadku większej liczby pracowników w firmie.

Resort finansów wskazuje, że istnieją trzy modele uprawnień do pracy w KSeF:

  • Standardowy model uprawnień
  • Samofakturowanie
  • Model uprawnień dla JST, grup VAT oraz jednostek wewnętrznych

Standardowy model uprawnień

W standardowym modelu uprawnień podatnik może nadać dwa rodzaje uprawnień do pracy w KSeF. Uprawnienia bezpośrednie można nadać osobie fizycznej np. zatrudnionemu pracownikowi. Z kolei uprawnienia pośrednie można nadać innemu podmiotowi np. dla biura rachunkowego. Wówczas dostęp do faktur będą mieli uprawnieni przez biuro pracownicy.

- Uprawnienie biura rachunkowego do dostępu do faktur uprości współpracę. Podatnik nie będzie musiał samodzielnie dostarczać faktur do rozliczeń. Trzeba jednak pamiętać, że biuro rachunkowe nie zrobi wszystkiego w KSeF za podatnika np. nie nada uprawnień pracownikom podatnika czy innym podmiotom - zaznacza Krzysztof Rogowski, kierownik projektu KSeF w Ministerstwie Finansów.

MF wyjaśnia, że podatnik ma przywilej podjęcia decyzji jakie uprawnienia w systemie otrzymają kolejne osoby. Osoba fizyczna np. pracownik, posiadająca uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień w imieniu podatnika, może nadawać elektronicznie uprawnienia do korzystania z KSeF kolejnym osobom.

Jedna osoba może otrzymać pełen zakres uprawnień. W zależności od zakresu realizowanych zadań dopuszczalne jest również rozdzielenie uprawnień na kilka osób. Tym samym część osób może otrzymać uprawnienie tylko do dostępu do faktur. Inna grupa może mieć dodatkowo możliwość wystawiania faktur. Jeszcze inna może mieć również prawo do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień. Wszystko zależy od modelu organizacji pracy w firmie i jej wielkości.

Podatnik w swoim imieniu może uprawnić do pracy w KSeF również inny podmiot gospodarczy, skutkiem tego będzie nadanie tzw. uprawnień pośrednich osobom fizycznym uprawnionym przez ten podmiot.

Czytaj więcej

MF: kto powinien już dziś zacząć testować wystawianie e-faktur

Samofakturowanie

Samofakturowanie to możliwość wystawiania faktur sprzedaży przez nabywcę towarów lub usług. Jak tłumaczy resort finansów, uprawnienie do wystawiania faktur w tej procedurze nadaje podatnik lub osoba uprawniona przez niego do nadawania dalszych uprawnień. Dzięki temu osoba ta ma możliwość m. in. wskazywania podmiotów, które jako nabywcy mogą wystawiać faktury w procedurze samofakturowania w imieniu podatnika. Nabywca uzyskuje w ten sposób uprawnienie do wystawiania faktur sprzedaży.

Istotnym jest fakt, że również nabywca, czyli samofakturujący może uprawnić osobę fizyczną, czyli np. swojego pracownika do wystawiania faktur w jego imieniu.

Istnieje też możliwość aby nabywca - w ramach uprawnień pośrednich - uprawnił inny podmiot, np. biuro rachunkowe do wystawiania faktur. W tej sytuacji to pracownik biura rachunkowego ma możliwość wystawiania faktur w procedurze samofakturowania, w której klient biura występuje jako nabywca (samofakturujący).

Model uprawnień dla JST, grup VAT i jednostek wewnętrznych

Szczególny rodzaj uprawnień jest przewidziany dla jednostki samorządu terytorialnego (JST), grup VAT oraz jednostek wewnętrznych. Dzięki tym uprawnieniom jednostki podległe JST, członkowie grupy VAT oraz jednostki wewnętrzne podatników mogą samodzielnie korzystać z KSeF.

Aby skutecznie nadać uprawnienie dla jednostki podległej JST lub członka grupy VAT, NIP wskazanej jednostki podległej lub członka grupy VAT musi być zgłoszony na zgłoszeniu identyfikacyjnym NIP-2 (składanym w urzędzie skarbowym) jednostki samorządu terytorialnego lub grupy VAT.

Jednostka samorządu terytorialnego lub grupa VAT może nadawać uprawnienia do zarządzania, odpowiednio jednostkami podległymi lub członkami grupy VAT. W oparciu o to uprawnienie może ona wskazać przedstawiciela w jednostce podległej JST lub u członka grupy VAT – osobę, która będzie posiadała uprawnienie do zarządzania tą jednostką podległą lub członkiem grupy VAT. Osoba ta będzie mogła m.in. nadawać dalsze uprawnienia w ramach jednostki podległej JST lub w ramach członka grupy VAT, do wystawiania i przeglądania faktur tego podmiotu (jednostki podległej JST lub członka grupy VAT).

Aby skutecznie nadać uprawnienie dla jednostki wewnętrznej wystarczy wygenerować tzw. identyfikator wewnętrzny (IDWew). Jest to unikalny identyfikator zakładu (oddziału) osoby prawnej bądź innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika. Identyfikator wewnętrzny składa się z identyfikatora podatkowego NIP podmiotu oraz pięciu dodatkowych cyfr, z których ostatnia jest cyfrą kontrolną. Zgodnie z przyjętym rozwiązaniem, identyfikator wewnętrzny jest generowany przez podatnika w Krajowym Systemie e-Faktur. Jednostką wewnętrzną może być mniej lub bardziej formalnie wyodrębniona część firmy. Podział jest uzależniony od przyjętych rozwiązań w firmie.

Po wygenerowaniu identyfikatora wewnętrznego dla danego zakładu (oddziału), można nadać uprawnienie przedstawicielowi tej jednostki – osobie, która będzie posiadała uprawnienie do zarządzania tym zakładem (oddziałem). Osoba ta będzie mogła m.in. nadawać dalsze uprawnienia w ramach tego zakładu (oddziału) do wystawiania i przeglądania faktur tej jednostki, np. jej pracownikom.

Czytaj więcej

Co dalej z obowiązkowym KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucyjna zmiana dla przedsiębiorców. Każdą fakturę trzeba będzie wystawić w formie elektronicznej i wprowadzić do systemu. Skarbówka od razu ją zobaczy. Nie ma możliwości jej anulowania bądź wycofania. Jedyny sposób na poprawki to wystawienie faktury korygującej.

Platforma została uruchomiona w Polsce 1 stycznia 2022 r. Obecnie na zasadzie dobrowolności umożliwia podatnikom wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lipca przyszłego roku system będzie obowiązkowy.

Pozostało 92% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Trybunał: nabyli działkę bez zgody ministra, umowa nieważna
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Praca, Emerytury i renty
Czy każdy górnik może mieć górniczą emeryturę? Ważny wyrok SN
Prawo karne
Kłopoty żony Macieja Wąsika. "To represje"
Sądy i trybunały
Czy frankowicze doczekają się uchwały Sądu Najwyższego?
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona