- Prowadzę działalność gospodarczą. Wydatki i koszty wpisuję w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. W niektórych przypadkach, np. gdy kupuję towary handlowe za granicą, dysponuję jedynie paragonami fiskalnymi, które dokumentują poniesione wydatki. Czy na podstawie otrzymanego od klienta paragonu fiskalnego mogę wpisać wydatek do podatkowej księgi, a jeżeli tak, to czy do tego paragonu muszę sporządzać dowód wewnętrzny? – pyta czytelniczka.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Wydatki na zakup towarów handlowych niewątpliwie mogą stanowić koszt uzyskania przychodów pod warunkiem ich właściwego udokumentowania.

Czytaj także: Co zrobić z fakturą, gdy nie doszło do transakcji

Towarami handlowymi są przy tym wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym. Towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej (zob. § 3 pkt 1 lit. a rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów; dalej: rozporządzenie).

Ustawa o PIT nie określa sposobu dokumentowania poniesionych wydatków, odsyłając w tym zakresie do odrębnych przepisów. Są nimi przepisy ww. rozporządzenia.

Podstawa zapisów

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in.:

- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami (zob. § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia),

- inne dowody, wymienione w §  3 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

Autopromocja
Historia Uważam Rze

Teraz z darmową dostawą i e‑wydaniem gratis!

ZAMÓW

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres przeprowadzenia operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z  tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Dowody te muszą być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie (zob. § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia).

Stosownie do § 13 rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również:

1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

3) dowody przesunięć;

4) dowody opłat pocztowych i bankowych;

5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.

Wolno sporządzić samodzielnie...

Z kolei, stosownie do § 14 ust. 1 rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne). Muszą one określać:

- przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,

- w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody wewnętrzne należą do dowodów własnych wystawionych przez podatnika w celu zaewidencjonowania operacji gospodarczej, która nie jest udokumentowana innym dowodem.

...ale nie zawsze

W § 14 ust. 2 rozporządzenia znajduje się zamknięty katalog przypadków, w których mogą być wystawiane dowody wewnętrzne. Niestety nie jest w nim wymieniony zakup towarów handlowych, w tym nabytych za granicą, udokumentowanych wyłącznie paragonami.

Przepis ten stanowi bowiem, że:

? zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być, z zastrzeżeniem § 14 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia, dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru (zob. § 14 ust. 4 rozporządzenia).

- wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi (zob. § 14 ust. 5 rozporządzenia).

Trzeba postarać się o odpowiednie dowody

Podsumowując, paragony fiskalne dokumentujące zakup towarów handlowych, w tym za granicą, nie mogą stanowić podstawy do ujęcia wydatku jako kosztu uzyskania przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 15 paź- dziernika 2010 r., IBPB1/415-756/ 10/WRz; interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 25 września 2009 r., ITPB1/415-677/09/HD). Także dowód wewnętrzny sporządzony na podstawie paragonu fiskalnego nie może być uznany za dowód księgowy dokumentujący wydatek poniesiony na nabycie towarów handlowych (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 18 czerwca 2012 r., IBPBI/1/415-370/12/WRz).

Jeżeli przedsiębiorca chciałby ująć te wydatki w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jako koszt podatkowy, to powinien uzyskać od kontrahentów faktury lub rachunki potwierdzające te wydatki.

Autor jest doradcą podatkowym

Podstawa prawna:art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 1059), rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 728)

Po polsku i w złotych

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, to podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po kursie obowiązującym w dniu dokonania operacji, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o PIT. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej (zob. § 12 ust. 4 rozporządzenia).