Dokumenty podatkowe należy zachować nawet przez 11 lat

Termin rozliczenia za 2011 r. upłynął co prawda 30 kwietnia, ale zobowiązanie podatkowe za ubiegły rok przedawni się dopiero za pięć lat (licząc od końca 2012 r.).

– Oznacza to, że wszystkie dokumenty, którymi posłużyliśmy się w rozliczeniu, musimy zatrzymać do końca 2017 r. na wypadek kontroli – mówi Anna Misiak, doradca podatkowy w MDDP.

Co sprawdzi fiskus

Przez ten okres należy zachować zarówno PIT-11 (informacja pracodawcy o dochodach i zaliczkach za 2011 r.), jak i PIT-8c, który otrzymują m.in. inwestorzy giełdowi z biur maklerskich, oraz wszelkie dokumenty potwierdzające wysokość ewentualnych przychodów z zagranicy (np. odsetek, dywidend, wynagrodzeń z tytułu zasiadania w zarządach zagranicznych spółek).

Ta sama zasada dotyczy osób, które odliczyły w PIT wyższe niż zryczałtowane koszty uzyskania przychodu lub pomniejszyły swój dochód np. o wartość poczynionej darowizny.

Szczególnie uważać powinni podatnicy, którzy rozliczają stratę za poprzednie lata, np. z prowadzonej działalności gospodarczej lub sprzedaży akcji giełdowych. Przepisy pozwalają uwzględnić stratę przez pięć kolejnych lat, w dowolnych proporcjach, ale nie więcej niż połowę w jednym roku.

Jeden z naszych czytelników, który w 2004 r. stracił na sprzedaży akcji, odjął tę kwotę od dochodów ze sprzedaży papierów wartościowych za lata 2006 i 2007 r.

– Urząd skarbowy skontrolował niedawno moje zeznanie za 2006 r. i poprosił o rachunki z 2004 r. Szkopuł w tym, że już ich nie mam – opowiada.

– Kontrolerzy mają prawo żądać dokumentów potwierdzających wysokość przychodów i kosztów z roku, w którym podatnik poniósł stratę. Osoba, która chce pomniejszyć dochód do opodatkowania, musi udowodnić, że ma do tego prawo – wyjaśnia Anna Misiak.

W praktyce dokumenty podatkowe należy przechowywać nawet przez 11 lat. Załóżmy, że dany przedsiębiorca poniósł stratę w 2011 r. i będzie odliczał ją w równych częściach przez pięć lat, aż do 2016 r. Wówczas papiery z 2011 r. musi zachować aż do 2022 r., do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego za 2016 r.

Ulgi i amortyzacja

Aleksandra Kozłowska, doradca podatkowy w TPA Horwath, zwraca uwagę, że w szczególnej sytuacji są podatnicy dokonujący odpisów amortyzacyjnych, co może trwać nawet do 40 lat.

– Przez cały ten okres muszą oczywiście przechowywać do celów podatkowych dokumentację będącą podstawą ustalenia wartości początkowej danego środka trwałego – zwraca uwagę.