Urzędowe podanie bez podpisu nie jest automatycznie bezskuteczne

- Strona przesłała odwołanie od decyzji do urzędu mailem, a następnie także pocztą, ale za pośrednictwem innego operatora niż Poczta Polska. Dotychczasowa wymiana korespondencji między stroną a urzędem następowała w drodze elektronicznej. Odwołanie wysłane pocztą zostało dostarczone po terminie do jego wniesienia. Czy organ II instancji może zignorować przesłanie odwołania mailem wobec braku podpisu elektronicznego?

Nie. Zgodnie z art. 129 § 1-2 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) odwołanie wnosi się do właściwego organu odwoławczego za pośrednictwem organu, który wydał decyzję, w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie – od dnia jej ogłoszenia stronie. W myśl art. 63 § 1 k.p.a. podania (w tym odwołania) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu.

W art. 63 § 3a pkt 1 k.p.a. zastrzeżono, że podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP bądź uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej. W razie wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego, organ potwierdza wniesienie podania przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny (art. 63 § 4 k.p.a.). W myśl art. 57 § 5 k.p.a. termin do wniesienia odwołania uważa się za zachowany m.in. w przypadku, gdy przed upływem tego terminu odwołanie zostało:

- nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego (obecnie jest nim Poczta Polska S.A.) bądź

- wysłane w formie dokumentu elektronicznego do organu, a nadawca otrzymał urzędowe poświadczenie odbioru.

W orzecznictwie podkreśla się, że w sytuacji, gdy:

- strona nadała odwołanie, przed upływem terminu do jego wniesienia, w polskiej placówce pocztowej innego operatora niż Poczta Polska, po czym

- odwołanie zostało dostarczone do adresata już po terminie do jego wniesienia,

nie ma podstaw do przyjęcia, że strona wniosła odwołanie w terminie. Brak wiedzy na temat tego, jaki podmiot ma status operatora wyznaczonego, nie jest okolicznością niemożliwą ani nawet trudną do przezwyciężenia, w związku z czym posłużenie się innym operatorem nie uzasadnia przywrócenia terminu (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach z 6 grudnia 2017 r., sygn. II SA/Ke 740/17, LEX nr 2424623).

Zgodnie z wyjaśnieniami zawartymi w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 6 czerwca 2017 r. (sygn. I OSK 203/17, LEX nr 2338643) wiadomość mailowa – nie opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym ani podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP – nie jest dokumentem elektronicznym w rozumieniu art. 63 § 1 i art. 57 § 5 pkt 1 k.p.a. Nie wyklucza to jednak uznania, że taka forma komunikowania się podmiotu z organem, na gruncie art. 63 § 1 k.p.a., może być dopuszczalna. Procedura administracyjna dopuszcza bowiem możliwość posługiwania się analogią.

W wyroku NSA z 23 lutego 2018 r. (sygn. II OSK 1901/17, LEX nr 2450427) podkreślono, że brak podpisu elektronicznego z art. 63 § 3a pkt 1 k.p.a. w odwołaniu wniesionym w formie elektronicznej na skrzynkę podawczą organu jest brakiem formalnym, który można usunąć w trybie art. 64 § 2 k.p.a. W sytuacji, gdy podanie nie czyni zadość wymaganiom ustalonym w przepisach, organ powinien wezwać osobę, która je wnosi, do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 7 dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania (por. także art. 9 k.p.a.). Tego rodzaju brakiem jest np. brak podpisu wnioskodawcy, w tym brak kwalifikowanego podpisu elektronicznego na odwołaniu wniesionym w formie elektronicznej. Brak wymaganego podpisu na odwołaniu wniesionym drogą elektroniczną strona może usunąć przez przesłanie odwołania opatrzonego już kwalifikowanym podpisem bądź złożenie odwołania w formie pisemnej i opatrzonego podpisem. W sytuacji, gdy strona uzupełniła brak odwołania wniesionego elektronicznie przez nadesłanie podpisanego odwołania pocztą, organ odwoławczy dysponuje już podpisanym odwołaniem, w związku z czym powinien rozpoznać je merytorycznie.