Za naruszenie obowiązków członek korpusu służby cywilnej (sc) odpowiada dyscyplinarnie. Postępowanie dyscyplinarne nie może być wszczęte po upływie trzech miesięcy od dnia powzięcia przez dyrektora generalnego urzędu wiadomości o naruszeniu obowiązków członka korpusu sc ani po upływie dwóch lat od popełnienia tego czynu.

Momentem powzięcia przez dyrektora generalnego wiadomości o naruszeniu obowiązków członka korpusu sc może być otrzymanie informacji pisemnej, ustnej lub choćby anonimowej. Moment ten wyznaczyć może też, o czym przypomina Departament Służby Cywilnej KPRM w poradniku „Sposób prowadzenia postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego w służbie cywilnej" upłynięcie terminu, na wykonanie obowiązku np. obowiązek złożenia oświadczenia o stanie majątkowym w określonym terminie.

Dla wszczęcia postępowania dyscyplinarnego kluczowe znaczenie ma, zatem dotarcie informacji o ewentualnym przewinieniu członka korpusu sc do dyrektora generalnego i to nie tylko ze względu na wyznaczone przez ustawę ramy czasowe. To on ocenia, bowiem czy określone działanie lub zaniechanie takiej osoby należy uznać za naruszenie obowiązków, a następnie czy jest to naruszenie, za które ponieść powinien on odpowiedzialność dyscyplinarną. I jego zdanie ma tu decydujące znaczenie.

Nawet jednak głębokie przekonanie dyrektora generalnego, że tak jest nie uprawnia go do ukarania członka korpusu sc na własną rękę. Chyba, że w grę wchodzi przewinienie mniejszej wagi, za które może wymierzyć mu samodzielnie karę upomnienia na piśmie (art. 115 ustawy o służbie cywilnej, dalej usc). W każdym innym przypadku sprawę przekazać musi do rzecznika dyscyplinarnego urzędu, do którego obowiązków należy wstępna weryfikacja stawianych członkowi korpusu sc zarzutów.

Zasady działania rzecznika dyscyplinarnego określa rozporządzenie prezesa Rady Ministrów w sprawie postępowania wyjaśniającego i postępowania dyscyplinarnego w służbie cywilnej.

Przekazanie sprawy rzecznikowi

Zawiadamiając rzecznika dyrektor generalny (albo odpowiednio główny lekarz weterynarii, w przypadku, gdy sprawa dotyczy wojewódzkiego lekarza weterynarii lub jego zastępcy czy szef służby cywilnej, gdy dotyczy ona dyrektora generalnego urzędu), wydaje mu tym samym polecenie wszczęcia postepowania wyjaśniającego. W tym zakresie rzecznik nie jest, zatem samodzielny, co oznacza, że nie może sam, bez udziału wymienionych wyżej przełożonych, zdecydować o rozpoczęciu tego postępowania.

Warto zauważyć, że ustawa nie precyzuje, kto zleca wszczęcie takiego postępowania w przypadku powołania wspólnego rzecznika dla rożnych urzędów. Choć bowiem taka możliwość wprost z ustawy o sc nie wynika, to w związku z tym, że pozwala ona dyrektorom generalnym na powołanie, w drodze porozumienia, wspólnej komisji dyscyplinarnej, dla kierowanych przez nich urzędów, przyjmuje się, że możliwe jest także (w ramach tego porozumienia) powołanie wspólnego rzecznika dyscyplinarnego. W takiej sytuacji, zdaniem prof. J. Jagielskiego (Ustawa o służbie cywilnej. Komentarz. LexisNexis Warszawa 2010 r.) właściwym do wydania tego polecenia wspólnemu dla kilku urzędów rzecznikowi jest ten z dyrektorów generalnych, którzy zawarli porozumienia o utworzeniu wspólnej komisji dyscyplinarnej i powołaniu wspólnego rzecznika, w którego urzędzie jest zatrudniona osoba, obwiniona o dopuszczenie się przewinienia dyscyplinarnego.

O wszczęciu postępowania wyjaśniającego rzecznik zawiadamia osobę, której onodotyczy. Prawidłowo sporządzone zawiadomienie winno zawierać oznaczenie rzecznika dyscyplinarnego, informację o stawianych obwinionemu zarzutach oraz o przysługujących mu uprawnieniach (np. pouczenie o prawie do czynnego udziału w postępowaniu oraz o sposobie korzystania z tego prawa).

Wszczęcie postępowania

W toku postępowania wyjaśniającego rzecznik dyscyplinarny powinien dążyć do szczegółowego wyjaśnienia sprawy i ustalenia, czy został popełniony czyn stanowiący naruszenie obowiązków członka korpusu służby cywilnej. W tym celu może on odbierać wyjaśnienia od osoby, której dotyczy postępowanie, przesłuchiwać świadków, zasięgać opinii biegłych, badać dokumenty. Ponadto rzecznik dyscyplinarny może przeprowadzać, zabezpieczać i utrwalać dowody. Z czynności dowodowych przeprowadzanych w toku postępowania wyjaśniającego ma obowiązek sporządzenia protokołu lub notatki. Ma też obowiązek wysłuchania osoby, której to postępowanie dotyczy, czyli obwinionego. Przy czym w przypadku jego nieobecności postępowanie to ulega zawieszeniu do czasu umożliwienia mu złożenia wyjaśnień. Odmowa złożenia wyjaśnień przez obwinionego nie wstrzymuje jednak biegu postępowania.

Szczegółowe badanie sprawy

W trakcie postępowania wyjaśniającego osoba, której dotyczy postępowanie, może:

- zgłaszać rzecznikowi dyscyplinarnemu wnioski dowodowe i składać wyjaśnienia;

- przeglądać akta sprawy;

- ustanowić obrońcę z wyboru.

Decyzja o uwzględnieniu bądź nieuwzględnieniu wniosku dowodowego należy każdorazowo do rzecznika dyscyplinarnego, który ocenia jego zasadność i przydatność dla prowadzonego postępowania. Należy zauważyć, że rzecznik dyscyplinarny nie ma obowiązku informowania osoby, której postępowanie wyjaśniające dotyczy o zamiarze przeprowadzenia czynności dowodowej ani dopuszczenia jej do udziału w tej czynności.

Ważne!

Umorzenie postępowania oznacza, iż w toku przeprowadzonych czynności postępowania wyjaśniającego nie stwierdzono naruszenia obowiązków członka korpusu służby cywilnej, przez osobę, której dotyczyło postępowanie, a co za tym idzie, iż sprawa została definitywnie zakończona.

Zakończenie postępowania

W trakcie postępowania wyjaśniającego rzecznik dyscyplinarny zachowuje, zatem dużą autonomię. Mimo, że działa na polecenie dyrektora generalnego urzędu (GLW czy szefa SC) jest samodzielny w tym, co robi. Ma on jednak obowiązek poinformowania osoby, która go powołała o dokonanych ustaleniach. O zakończeniu postępowania powiadamia także niezwłocznie osobę, której dotyczyło postępowanie wyjaśniające, udostępnia jej zebrane dowody oraz umożliwia złożenie dodatkowych wyjaśnień.

I tu na moment kończy się jego niezależność. Bo choć samodzielnie decyduje o przekazaniu sprawy komisji dyscyplinarnej to, jeśli chodzi o umorzenie postępowania wyjaśniającego, a więc de facto zamkniecie sprawy musi uzyskać zgodę przełożonego. Zgodnie, bowiem z § 11 i 12 cytowanego wcześniej rozporządzenia, jeżeli w wyniku postępowania wyjaśniającego zostanie potwierdzona zasadność zarzutów stawianych osobie, której dotyczyło postępowanie, rzecznik dyscyplinarny sporządza wniosek o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego i niezwłocznie kieruje go, w dwóch egzemplarzach, do komisji dyscyplinarnej.

Wniosek rzecznika dyscyplinarnego o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego inicjuje postępowanie dyscyplinarne, dlatego też powinien odpowiadać warunkom określonym w § 11 ust. 2 rozporządzenia >patrz ramka. Ta decyzja rzecznika dyscyplinarnego w tym zakresie dla swojej ważności nie wymaga potwierdzenia przez osobę, która go powołała.

Jeżeli natomiast w wyniku postępowania wyjaśniającego nie zostanie potwierdzona zasadność zarzutów stawianych osobie, której dotyczyło postępowanie, rzecznik dyscyplinarny wydaje postanowienie o umorzeniu postępowania wyjaśniającego. Może to jednak zrobić tylko za zgodą osoby, która poleciła mu wszczęcie tego postępowania. Jeśli ta nie zgodzi się na umorzenie, rzecznik ma obowiązek przekazać wniosek o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego do komisji dyscyplinarnej, która w zainicjowanym w ten sposób postępowaniu dyscyplinarnym sensu stricte oceni niejako, czy jego wniosek o umorzenie był zasadny czy też do naruszenia obowiązków jednak doszło. ?

podstawa prawna: Art. 113, art. 124-125 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (tekst jedn. DzU z 2016 r. poz. 1345 ze zm.)

podstawa prawna: rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 9 kwietnia 2009 r. w sprawie postępowania wyjaśniającego i postępowania dyscyplinarnego w służbie cywilnej (DzU nr 60, poz. 493)

Wniosek o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego

Wniosek zawiera:

- imię i nazwisko, numer PESEL, miejsce pracy i zajmowane stanowisko służbowe osoby, której dotyczyło postępowanie wyjaśniające;

- dokładne określenie czynu stanowiącego naruszenie obowiązków członka korpusu służby cywilnej, czasu, miejsca, sposobu i okoliczności jego popełnienia oraz skutków z niego wynikających;

- proponowaną karę dyscyplinarną;

- imiona i nazwiska oraz adresy świadków, którzy powinni być wezwani na rozprawę, jak również wskazanie innych dowodów;

- uzasadnienie.

Rzeczpospolita radzi

Czy rzecznik powoływany jest na kadencję?

- Rzecznik dyscyplinarny urzędu został powołany przez poprzedniego dyrektora generalnego. Obecny chciałby go zmienić. Czy może odwołać go praktycznie bez powodu?

Tak. Rzecznika dyscyplinarnego urzędu, co do zasady powołuje dyrektor generalny urzędu spośród podległych mu członków korpusu służby cywilnej tj. wszystkich członków korpusu zatrudnionych w danym urzędzie. Nie jest tak tylko w przypadku rzecznika do spraw dyscyplinarnych osób zajmujących stanowiska wojewódzkich lekarzy weterynarii i ich zastępców, którego powołuje główny lekarz weterynarii (również spośród podległych mu członków korpusu służby cywilnej), rzecznika do spraw dyscyplinarnych osób zajmujących stanowiska powiatowych lekarzy weterynarii i ich zastępców, których powołuje wojewódzki lekarz weterynarii, spośród podległych mu członków korpusu sc oraz rzecznika do spraw dyscyplinarnych osób zajmujących stanowiska dyrektorów generalnych urzędów, którego spośród wszystkich członków korpusu sc wybiera szef SC.

Osoby powołujące rzecznika mają też prawo do jego odwołania. Zgodnie z § 7 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów w sprawie postępowania wyjaśniającego i postępowania dyscyplinarnego w służbie cywilnej rzecznika dyscyplinarnego można odwołać w każdym czasie. Przepisy rozporządzenia nie określają przy tym okoliczności, w których do takiego odwołania może dojść, co oznacza, że decyzja w tej sprawie należy do dyrektora generalnego urzędu (innych osób uprawnionych do powołania rzecznika dyscyplinarnego).

Przepisy tego rozporządzenia wskazują tylko okoliczności, gdy takie odwołanie jest obligatoryjne. I tak rzecznika odwołuje się w przypadku złożenia przez niego rezygnacji, ustania jego stosunku pracy, wszczęcia przeciwko niemu postępowania karnego lub postępowania karnego skarbowego czy też powołania go w skład komisji dyscyplinarnej.

Osoba powołująca rzecznika dyscyplinarnego może też zdecydować o wyłączeniu rzecznika dyscyplinarnego od udziału w sprawie, jeżeli:

- sprawa dotyczy go bezpośrednio, jego małżonka, krewnego lub powinowatego w linii prostej albo osoby pozostającej z nim w stosunku przysposobienia;

- złożył pisemny wniosek o wyłączenie go od udziału w sprawie.

Rzecznik dyscyplinarny może zostać wyłączony od udziału w sprawie, jeżeli zostanie uprawdopodobnione istnienie między nim a obwinionym lub jego obrońcą niewymienionych wyżej okoliczności, które mogą wywołać wątpliwości, co do jego bezstronności. O powołaniu i odwołaniu rzecznika dyscyplinarnego, a także o wyłączeniu go od udziału w sprawie dyrektor generalny (GWL, szef SC) ma obowiązek poinformować niezwłocznie właściwą komisję dyscyplinarną

podstawa prawna: rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 9 kwietnia 2009 r. w sprawie postępowania wyjaśniającego i postępowania dyscyplinarnego w służbie cywilnej (DzU nr 60, poz. 493)

podstawa prawna: Art. 124-125 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (tekst jedn. DzU z 2016 r. poz. 1345 ze zm.)

Czy od decyzji rzecznika obwiniony może się odwołać?

- Członek korpusu służby cywilnej uważa, że decyzja rzecznika dyscyplinarnego o skierowaniu jego sprawy do komisji dyscyplinarnej jest dla niego krzywdząca. Jego zdaniem rzecznik nie wziął pod uwagę wszystkich przedstawionych przez niego okoliczności i źle zinterpretował zebrane dowody. Czy w związku z tym, może tę decyzję zakwestionować?

Nie. Uprawnienia, jakie w toku postępowania wyjaśniającego przysługują obwinionemu wynikają z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z w sprawie postępowania wyjaśniającego i postępowania dyscyplinarnego w służbie cywilnej. Zgodnie z nim, osoba taka ma prawo zgłaszać rzecznikowi dyscyplinarnemu wnioski dowodowe i składać wyjaśnienia oraz przeglądać akta sprawy. Ma także prawo korzystania z pomocy wybranego przez siebie obrońcy (np. adwokata, radcy prawnego, innego członka korpusu służby cywilnej).

Oczywiście, musi być też informowana zarówno o wszczęciu takiego postepowania jak i o jego zakończeniu. Zebrane przez rzecznika dowody powinny zostać jej udostępnione i po zapoznaniu się z nimi mieć możliwość złożenia dodatkowych wyjaśnień. I na tym kończy się udział obwinionego w sprawie na tym etapie. Nie może on kwestionować decyzji rzecznika dyscyplinarnego ani o przekazaniu sprawy komisji dyscyplinarnej, ani o umorzeniu postępowania, nawet, jeśli ma zastrzeżenie, co do pracy rzecznika. Odwołanie przysługiwać mu będzie dopiero od orzeczenia komisji dyscyplinarnej. ?

podstawa prawna: Art. 124-126 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (tekst jedn. DzU z 2016 r. poz. 1345 ze zm.

podstawa prawna: rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 9 kwietnia 2009 r. w sprawie postępowania wyjaśniającego i postępowania dyscyplinarnego w służbie cywilnej (DzU nr 60, poz. 493)