Taka decyzja powinna zawierać także pouczenie o możliwości ubiegania się przez stronę o zwolnienie od kosztów albo przyznanie prawa pomocy. W orzecznictwie wskazuje się jaką minimalną treść musi mieć dany akt, aby można było uznać go za decyzję. Decyzja musi zawierać co najmniej: oznaczenie organu, oznaczenie strony lub stron, rozstrzygnięcie i podpis osoby uprawnionej do jej wydania (por. np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 18 października 2018 r., sygn. III SA/Kr 766/18, LEX nr 2584207).
Przykład:
Załóżmy, że stronie przesłano pismo, nazwane decyzją i informujące o niemożności załatwienia sprawy, bez zawartego w nim rozstrzygnięcia. Takie pismo nie jest decyzją. Koniecznymi elementami decyzji są: określenie podmiotu nabycia praw lub ustalenia obowiązku, sformułowanie treści tego prawa lub obowiązku albo ustosunkowanie się do żądania strony, możliwość ustalenia podstawy prawnej działania organu i oznaczenie tego organu (postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 9 listopada 2018 r., sygn. I GSK 3118/18, LEX nr 2579157). To treść, a nie forma, przesądza o tym, czy dany akt jest decyzją. Decyzja nie może istnieć bez rozstrzygnięcia (por. także np. postanowienie NSA z 19 grudnia 2012 r.. sygn. I OSK 2849/12, LEX nr 1325027).
Żądanie uzupełnienia
Zgodnie z art. 111 k.p.a. strona może - w terminie 14 dni od dnia doręczenia lub ogłoszenia decyzji – zażądać jej uzupełnienia co do rozstrzygnięcia bądź co do prawa odwołania, wniesienia w stosunku do decyzji powództwa do sądu powszechnego lub skargi do sądu administracyjnego albo sprostowania zamieszczonego w decyzji pouczenia w tych kwestiach. Również organ, który wydał decyzję, może ją uzupełnić lub sprostować z urzędu we wskazanym wyżej zakresie, w terminie 14 dni od dnia doręczenia lub ogłoszenia decyzji.
Uzupełnienie lub odmowa uzupełnienia decyzji następuje w formie postanowienia. W razie wydania takiego postanowienia termin dla strony do wniesienia odwołania, powództwa lub skargi biegnie od dnia jego doręczenia lub ogłoszenia. Podkreśla się, że przepis ten zawęża dopuszczalność uzupełnienia decyzji wyłącznie do jej rozstrzygnięcia lub pouczenia o środkach prawnych.
Poza tymi elementami uzupełnienie decyzji jest wykluczone (por. np. wyrok WSA w Rzeszowie z 9 lipca 2018 r., sygn. II SA/Rz 415/18, LEX nr 2528590). Zgodnie z wyrokiem NSA w Warszawie z 13 lutego 2002 r. (sygn. I SA 1771/00, LEX nr 81742) uzupełnienie rozstrzygnięcia będzie miało miejsce wtedy, gdy z powodu błędu w ocenie stanu faktycznego i prawnego sprawy lub niedbalstwa przy sporządzaniu orzeczenia wydano rozstrzygnięcie częściowe, a niekompletność rozstrzygnięcia powinna być widoczna przy porównaniu go z materiałami zawartymi w aktach sprawy, a więc z żądaniami strony, zakresem postępowania wyjaśniającego, z zebranymi w sprawie materiałami i dowodami. Inna sytuacja ma miejsce, gdy organ chciał wydać decyzję częściową i zaznaczył w niej, że ma taki charakter.
Zgodnie z wyjaśnieniami zawartymi w wyroku WSA w Warszawie z 11 grudnia 2007 r. (sygn. VI SA/Wa 1568/07, LEX nr 436299) w takim przypadku strona nie może wystąpić z żądaniem uzupełnienia decyzji, ale powinna złożyć wniosek o wydanie decyzji uzupełniającej, gdyż nadal trwa zawisłość sprawy przed organem.
