Jak ujmować w pkpir wydatki na zakup paliwa do zbiornika?

Przechowywanie w zbiorniku na terenie firmy transportowej zapasów oleju napędowego nie przekreśla ujmowania w kosztach faktur jego zakupu. Dowód wewnętrzny potwierdzający faktyczny rozchód paliwa nie jest prawidłowym dokumentem.

Publikacja: 12.05.2016 02:00

Foto: 123RF

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą m.in. w zakresie usług transportowych. PIT rozlicza liniowo, prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą memoriałową. Przedsiębiorca wykorzystuje w działalności zbiornik na paliwo znajdujący się w siedzibie jego zakładu. Służy on do tankowania z niego pojazdów należących do przedsiębiorcy. Zakup paliwa do zbiornika nie jest ujmowany jako koszt uzyskania przychodu w kol. 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów w dacie jego zakupu (dacie wystawienia faktury), ale dopiero w dacie wystawienia wewnętrznego dokumentu sporządzonego na koniec miesiąca według faktycznego miesięcznego rozchodu (zużycia) paliwa zgodnie z prowadzoną szczegółową ewidencją tankowań (przyjmowania paliwa do zbiornika) i zużyć paliwa (rozchodów paliwa ze zbiornika). Ewidencja ta jest prowadzona metodą FIFO – pierwsze przyszło, pierwsze wyszło. Czy przedsiębiorca postępuje prawidłowo? – pyta czytelniczka.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymie nionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).

Ustawa o PIT daje podatnikom prowadzącym podatkową księgę przychodów i rozchodów możliwość wyboru jednej z dwóch metod rozliczania kosztów uzyskania przychodów: memoriałową i kasową. Wybór decyduje o sposobie ewidencjonowania kosztów. Raz przyjęta metoda ewidencji kosztów powinna być stosowana konsekwentnie w każdym roku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w stosunku do wszystkich kosztów uzyskania przychodów.

Dwie metody

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę metodą memoriałową. Przy tej metodzie ewidencjonowania kosztów moment zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu uzależniony jest od ich charakteru. Koszty – wydatki dzielą się na:

- koszty bezpośrednio związane z przychodami i

- koszty, których związek z przychodami jest pośredni.

Pośrednio związane z przychodami

Wydatki na zakup paliwa do zbiornika nie mają bezpośredniego wpływu na wysokość przychodu z tytułu świadczonych przez przedsiębiorcę usług transportowych i po spełnieniu przesłanek określonych w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT podlegają zaliczeniu w koszty uzyskania przychodów jako koszty pośrednie.

U podatnika prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą memoriałową, stosownie do art. 22 ust. 5c w zw. z ust. 6 ustawy o PIT, koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, to w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku tych podatników uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu będącego podstawą do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (zob. art. 22 ust. 6b ustawy o PIT).

Tylko w określonych sytuacjach

Dowody wewnętrzne mogą być wystawiane w sytuacjach wskazanych w § 14 rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W tym zamkniętym katalogu ustawodawca nie wymienił wewnętrznego dowodu sporządzonego na podstawie ewidencji zużycia paliwa. Dniem poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku firmy transportowej, o której mowa w pytaniu, będzie zatem dzień wystawienia faktury dokumentującej zakup paliwa.

Zaprezentowany pogląd podzielają organy podatkowe. W ten sposób wypowiedziała się m.in. Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 23 marca 2016 r. (ILPB1/4511-1-1719/ 15-2/KF).

Przykład

28 kwietnia 2016 r. przedsiębiorca nabył paliwo od firmy X. Zakup był udokumentowany fakturą nr 1467/04/2016 r. z tego dnia na kwotę netto 10 000 zł plus VAT 2300 zł. Przedsiębiorca odliczył VAT w całości, tj. w kwocie 2300 zł.

Dowód wewnętrzny potwierdzający zużycie paliwa nabytego na podstawie tej faktury został wystawiony 19 maja 2016 r. Jednak w tym przypadku dowód wewnętrzny nie jest podstawą ujęcia zapisu w podatkowej księdze.

Autor jest doradcą podatkowym

Co jest dowodem księgowym

Stosownie do § 12 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie) podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej fakturami, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

- inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą m.in. w zakresie usług transportowych. PIT rozlicza liniowo, prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą memoriałową. Przedsiębiorca wykorzystuje w działalności zbiornik na paliwo znajdujący się w siedzibie jego zakładu. Służy on do tankowania z niego pojazdów należących do przedsiębiorcy. Zakup paliwa do zbiornika nie jest ujmowany jako koszt uzyskania przychodu w kol. 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów w dacie jego zakupu (dacie wystawienia faktury), ale dopiero w dacie wystawienia wewnętrznego dokumentu sporządzonego na koniec miesiąca według faktycznego miesięcznego rozchodu (zużycia) paliwa zgodnie z prowadzoną szczegółową ewidencją tankowań (przyjmowania paliwa do zbiornika) i zużyć paliwa (rozchodów paliwa ze zbiornika). Ewidencja ta jest prowadzona metodą FIFO – pierwsze przyszło, pierwsze wyszło. Czy przedsiębiorca postępuje prawidłowo? – pyta czytelniczka.

Pozostało 83% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Konsumenci
Sąd Najwyższy orzekł w sprawie frankowiczów. Eksperci komentują
Prawo dla Ciebie
TSUE nakłada karę na Polskę. Nie pomogły argumenty o uchodźcach z Ukrainy
Praca, Emerytury i renty
Niepokojące zjawisko w Polsce: renciści coraz młodsi
Prawo karne
CBA zatrzymało znanego adwokata. Za rządów PiS reprezentował Polskę
Aplikacje i egzaminy
Postulski: Nigdy nie zrezygnowałem z bycia dyrektorem KSSiP