Nowa powinność wynika z dużej reformy systemu ubezpieczeń (wprowadzonej ustawą z 24 czerwca 2021 r.; DzU z 2021 r., poz. 1621), której głównym celem było uporządkowanie oraz ujednolicenie niektórych rozwiązań dotyczących przyznawania i wypłaty świadczeń. Wiele przepisów już zresztą obowiązuje, (choćby ten, który pozbawia prawa do zasiłku w razie zadłużenia w ZUS na kwotę przekraczającą 1 proc. minimalnego wynagrodzenia aż do czasu spłaty całości długu). Niektóre przepisy w dalszym ciągu czekają na wejście w życie. Jednym z nich jest obowiązek posiadania profilu na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS.

Elektronizacja kontaktów

Platforma umożliwia załatwienie online większości spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi.

– Płatnicy składek mogą dzięki temu elektronicznie przekazywać wnioski do ZUS i korzystać z bezpłatnej aplikacji ePłatnik przeznaczonej do obsługi dokumentów ubezpieczeniowych. Albo kontrolować nią stan swoich rozliczeń z organem rentowym oraz zwolnienia lekarskie swoich pracowników. Mogą także samodzielnie tworzyć elektroniczne dokumenty z danymi z ZUS i przekazywać je do innych instytucji (np. banku lub urzędu) – wymienia Paweł Żebrowski, rzecznik ZUS.

Z danych organu rentowego wynika, że obecnie na PUE zarejestrowanych jest już ponad 10,7 mln użytkowników. Z tego konto z przypisaną rolą płatnika ma ponad 89 proc. osób prowadzących własną działalność i ponad 87 proc. firm rozliczających składki od jednej do pięciu osób.

Do tej pory profil nie był obowiązkowy dla wszystkich. Musieli go mieć przede wszystkim rozliczający składki za więcej niż pięć osób.

Odstępstwa od zasady

– Po zmianach obowiązek ten obejmie wszystkich płatników (tj. osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej), w tym właścicieli małych firm, czyli zatrudniających do pięciu pracowników, oraz tych, którzy płacą składki tylko za siebie – wyjaśnia rzecznik ZUS.

Od tej generalnej zasady przewidziano jednak wyjątki. Jakie?

Czytaj więcej

Można legalnie uniknąć wyższych składek ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych wskazuje, że chodzi o sytuacje, kiedy dany przedsiębiorca nie założył profilu na PUE, ale upoważnił do swojej roli płatnika inną osobę (np. księgową lub pracownika biura rachunkowego).

– W takim przypadku przyjmujemy, że płatnik spełnił obowiązek rejestracji i nie ma potrzeby zakładania innego konta – tłumaczy rzecznik organu rentowego.

Wyjaśnia jednocześnie, że aby upoważnić inną osobę do swojego profilu, trzeba dla niej złożyć pełnomocnictwo w ZUS.

Pojawiły się natomiast wątpliwości, czy musi je złożyć także wspólnik, który zgodnie z Krajowym Rejestrem Sądowym ma możliwość jednoosobowej reprezentacji spółki.

Organ rentowy twierdzi, że jeśli jednoosobowa reprezentacja spółki wynika z wpisu w KRS, nie trzeba składać do ZUS pełnomocnictwa. Wystarczy, że taka osoba zgłosi to do organu rentowego: telefonicznie poprzez infolinię ZUS (Centrum Obsługi Telefonicznej), podczas e-wizyty w ZUS, w sali obsługi klientów w placówce lub pisemnie.

Dostęp może mieć natomiast nieograniczona liczba osób.

– Warto jednak pamiętać, że na koncie znajdują się dane wrażliwe płatnika składek oraz osób zgłoszonych przez niego do ubezpieczeń (jeżeli takiego zgłoszenia dokonał) – przypomina Paweł Żebrowski.

Konsekwencje braku PUE

Co natomiast, kiedy ktoś pomimo ciążącego na nim obowiązku rejestracji nie wypełni go?

– Jeśli płatnik składek do 30 grudnia 2022 r. nie aktywuje konta na PUE lub nie przekaże wymaganego upoważnienia np. księgowej, to organ rentowy sam założy mu taki profil do 31 stycznia 2023 r. – odpowiada Żebrowski.

Założenie profilu będzie się odbywało na podstawie dokumentów zgłoszeniowych (do ubezpieczeń społecznych) złożonych przez płatnika składek do ZUS.

– Będzie to profil techniczny, niedostępny dla klienta do czasu dokończenia przez niego procesu rejestracji konta, tj. przejścia przez proces na stronie internetowej – tłumaczy rzecznik ZUS.

Podpowiadamy jak to zrobić – krok po kroku:

Aby założyć profil na PUE ZUS:

1. Wejdź na stronę www.zus.pl i kliknij przycisk „Zarejestruj w PUE” .

2. Wybierz, dla kogo zakładasz profil (np. dla przedsiębiorców).

3. Wybierz sposób rejestracji:

- za pomocą metod z portalu login.gov.pl (profil zaufany, e-dowód, bankowość elektroniczna),

- za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego,

- za pomocą bankowości elektronicznej banku, który świadczy taką usługę wspólnie z ZUS (lista banków na stronie organu rentowego),

- samodzielnie wypełnij formularz rejestracji.

4. Jeśli rejestrujesz się za pomocą login.gov, kwalifikowanego podpisu elektronicznego i bankowości elektronicznej, część danych w formularzu rejestracji wypełnia się automatycznie. Metody te pozwalają również na potwierdzenie tożsamości, dlatego skorzystanie z nich nie wymaga wizyty w ZUS.

5. Jeśli skorzystasz z formularza rejestracji, wypełnij wszystkie obowiązkowe pola. Dodatkowo w ciągu siedmiu dni od rejestracji musisz potwierdzić swoją tożsamość w dowolnej placówce ZUS lub podczas e-wizyty. Podczas wizyty trzeba mieć ze sobą dokument tożsamości – dowód osobisty lub paszport.