Jak odzyskać nadpłacone składki wypadkowe za 10 lat

Ponad połowa przedsiębiorców twierdzi, że składka wypadkowa, odprowadzana przez ich firmy co miesiąc do ZUS, jest zbyt wysoka – wynika z raportu EY z kwietnia 2016 r. „Koszty bezpieczeństwa pracy i prewencja wypadkowa" (udział w badaniu wzięło 250 przedstawicieli zarządów polskich firm zatrudniających powyżej 100 pracowników). Zaledwie co piąty badany uważa, że ta składka jest optymalna (22 proc.). Większość badanych chciałaby, aby jej wartość była niższa, ale ani nie weryfikowali jej wysokości, ani nie próbowali jej zmniejszać. Natomiast tylko do końca 2016 r. przedsiębiorcy mogą odliczyć nadpłatę składek z minionych dziesięciu lat.

Różne stopy procentowe

Składka ZUS na ubezpieczenie wypadkowe jest ustalana indywidualnie. Zależy od liczby zatrudnionych w warunkach zagrożenia oraz liczby poszkodowanych w wypadkach przy pracy. W przypadku firm zgłaszających do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej dziesięciu ubezpieczonych stopa procentowa waha się od 0,40 proc. do 3,60 proc., a dla mniejszych firm wynosi 1,80 proc. Składka ta może być obniżona lub podniesiona przez ZUS w zależności od liczby wypadków przy pracy i osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia.

60 proc. badanych jest zdania, że składki wypadkowe w ich firmach są wyliczane optymalnie, ale zaledwie 4 proc. ma co do tego absolutną pewność. Prawie jedna czwarta firm nie ma przy tym wystarczającej wiedzy, aby odpowiedzieć na to pytanie.

– Z naszych wieloletnich doświadczeń wynika, że aż w 70 proc. analizowanej dokumentacji znajdujemy rozbieżności, które mogą wpłynąć na zmianę wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe. Wynika to głównie ze stosunkowo niewielkiej świadomości, że wysokość składki można zweryfikować i zgodnie z prawem obniżyć. Ma to tym większe znaczenie, że tylko do końca 2016 r. przedsiębiorcy mogą odliczyć składkę z minionych dziesięciu lat, ponieważ od stycznia przyszłego roku okres przedawnienia ulegnie skróceniu do pięciu lat – tłumaczy Grzegorz Piliszek, menedżer projektu w dziale doradztwa podatkowego EY. Jak wskazują wyniki badania EY, trzech na czterech ankietowanych chciałoby skorzystać ze zwrotu nadpłaty. – Widzimy zatem znaczną różnicę pomiędzy subiektywnym poziomem bezpieczeństwa reprezentowanym przez biorących udział w badaniu (69 proc.) a rozbieżnościami zidentyfikowanymi podczas dogłębnej analizy dokumentacji przeprowadzonej przez naszych ekspertów – dodaje Piliszek.

Możliwość zmiany

ZUS ma prawo podwyższyć lub zmniejszyć poziom stopy procentowej składki.

Jeśli z wnioskiem takim wystąpi inspektor pracy, po stwierdzeniu rażącego naruszenia przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy w czasie dwóch kolejnych kontroli, ZUS podwyższy płatnikowi wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe ustalonej na najbliższy rok składkowy o 100 proc.

Z kolei możliwe jest zarówno podwyższenie, jak i obniżenie stopy procentowej tej składki w zależności od danych dotyczących liczby zatrudnionych w warunkach zagrożenia oraz liczby poszkodowanych w wypadkach przy pracy.

Przykład

Firma z branży chemicznej zatrudniała początkowo około 400 pracowników, z biegiem lat zatrudnienie spadło do 230 pracowników w 2015 r. Od 2003 r. każdego roku było odnotowywanych w rejestrach kilka lub kilkanaście wypadków przy pracy. Część pracowników wykonywało również swoje zadania w narażeniu na kontakt z substancjami chemicznymi.

Na podstawie danych przekazywanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w dokumentach ZUS IWA za lata 2012, 2013 oraz 2014 ZUS ustalił indywidualną stawkę na ubezpieczenie wypadkowe w okresie 1.04.2015–31.03.2016 na poziomie 2,08 proc. Średnie zatrudnienie w analizowanym okresie wynosiło 270 pracowników (łącznie z osobami pracującymi na podstawie umowy-zlecenia). Składka płacona do ZUS na obowiązkowe ubezpieczenie wypadkowe (w całym okresie skład- kowym 1.04.2015–31.03.2016) dla stawki 2,08 proc. i 270 pracowników wynosiła około 1,2 mln zł.

W wyniku dogłębnej analizy dokumentacji związanej z obszarem BHP oraz kadr i płac, interpretacji, a także aktualnego orzecznictwa, okazało się, że dziewięć wypadków w badanych latach nie powinno zostać wykazanych w danych rocznych przekazanych do ZUS.

Według zasad dotyczących korygowania dokumentów ubezpieczeniowych płatnik składek zobowiązany jest zawiadomić ZUS o wszelkich zmianach, jakie nastąpiły w stosunku do danych osób ubezpieczonych zawartych w zgłoszeniu, w terminie siedmiu dni od zaistnienia zmian lub stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie. W związku z tym firma złożyła odpowiednią korektę IWA, która dotyczyła liczby osób poszkodowanych w wypadkach ogółem. Ponadto przesłała również do ZUS szcze- gółowe wyjaśnienie i uzasadnienie prawne dokonanych korekt.

Na podstawie złożonej korekty IWA zakład ponownie przeliczył wysokość stawki na ubezpieczenie wypadkowe i w ciągu 30 dni wydał zawiadomienie o nowej, niższej stawce obowiązującej w okresie 1.04.2015–31.03.2016 w wysokości 1,9 proc. Firma ponownie przeliczyła wysokość należnej składki na ubezpieczenie wypadkowe w oparciu o nowe zawiadomienie z ZUS. Nowa, niższa składka wyniosła 1,09 mln zł, generując tym samym nadpłatę w wysokości ponad 100 tys. zł.

Warto inwestować w BHP ...

W Polsce co roku w wypadkach przy pracy zostaje poszkodowanych ponad 87 tys. osób. Choć ta wielkość utrzymuje się na podobnym poziomie, w ostatnich latach widać spadek liczby wypadków ciężkich. Zmniejsza się też średnia liczba dni niezdolności do pracy spowodowanej wypadkami przy pracy >patrz tabela.

Mimo poprawy statystyk suma świadczeń z funduszu wypadkowego nadal pozostaje wysoka i co roku przekracza 5 mld zł. Środki te przeznaczane są na wypłatę jednorazowych odszkodowań, rent z tytułu niezdolności do pracy, rent rodzinnych oraz świadczeń rehabilitacyjnych. Z punktu widzenia przedsiębiorcy wypadki przy pracy nie tylko wpływają na wzrost wysokości składki ZUS na ubezpieczenie wypadkowe, koszty materialne i wstrzymanie produkcji. Zwiększają również absencję chorobową oraz powodują konieczność zorganizowania zastępstwa poszkodowanych pracowników, chociażby poprzez pracę w nadgodzinach dla pozostałych zatrudnionych. Tym samym koszty ponoszone w związku z wypadkami przy pracy pośrednio wpływają na podniesienie finalnego kosztu wytworzenia produktów.

Koszty wypadków można podzielić na:

1. wymierne, np.:

- czas stracony wskutek wypadku,

- pomoc medyczna i transport,

- nadgodziny i zastępstwa,

- wstrzymanie czy zakłócenia w produkcji,

- straty materialne,

- naprawy,

- odszkodowania oraz renty z tytułu niezdolności do pracy,

- podwyższenie wysokości składek na ubezpieczenie wypadkowe.

2. niewymierne, np.:

- obniżenie wydajności pracy,

- czasowe wyłączenie lub ograniczenie aktywności zawodowej doświadczonych już pracowników,

- wpływ na pogorszenie wizerunku firmy jako pracodawcy.

...również ze wsparciem ZUS

W Polsce świadomość dotycząca wypadków przy pracy stopniowo rośnie, podobnie jak wiedza na temat odpowiedzialności pracodawcy za stan bezpieczeństwa w miejscu pracy. Coraz częściej także instytucje publiczne aktywnie włączają się w kampanie informacyjne. Przykładem jest specjalny program ZUS uruchomiony w 2015 r. Jego celem jest dofinansowanie działań prewencyjnych nawet do wysokości 500 tys. zł na inwestycje i doradztwo w obszarze poprawy bezpieczeństwa miejsca pracy >patrz tabela.

Dofinansowanie prewencji wypadkowej z ZUS może dotyczyć projektów:

- inwestycyjnych: odnoszą się przede wszystkim do bezpieczeństwa technicznego (rozwoju, modyfikacji i usprawnienia stanu technicznego maszyn, urządzeń oraz systemów i środków ochronnych),

- doradczych: zorientowane są na poprawę zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, w tym w szczególności realizację oceny ryzyka zawodowego, wprowadzenie procedur bezpiecznej pracy oraz planowanie i monitorowanie działań prewencyjnych w zakresie BHP,