Pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający na 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nie mają obowiązku tworzyć zfśs. Mogą natomiast – na zasadzie dobrowolności – wypłacać świadczenia urlopowe, finansowane ze środków zakładu pracy.
Postanowienie o ewentualnej rezygnacji z wypłaty tego świadczenia powinni podjąć do 31 stycznia danego roku. Przy czym każdy pracodawca, który nie jest objęty układem zbiorowym pracy i nie jest zobowiązany do utworzenia regulaminu wynagradzania, musi w tym terminie poinformować o swojej decyzji zatrudnionych. Obowiązek ten należy spełniać co roku w sposób jasny i czytelny dla pracowników, najlepiej wręczając każdemu pisemną informację lub wywieszając komunikat w widocznym, ogólnodostępnym miejscu.