Zdarzają się sytuacje, gdy z różnych przyczyn, często niezależnych od stron, pracodawcy są zmuszeni skorygować rozliczone wcześniej zwolnienie lekarskie. Choć powodów korekty może być wiele, to efekt końcowy jest zawsze ten sam – pracodawca musi rozliczyć i zaewidencjonować poprawne dane i wartości. Nie ma znaczenia ani przyczyna, ani sposób, w jaki dowiedział się o powstałej nieprawidłowości. Niezwłocznie po jej wykryciu powinien przygotować właściwe dokumenty i rozliczyć się z ZUS oraz ewentualnie z ubezpieczonym.
Czasem bezkosztowo
Jeżeli nieprawidłowość rozliczonego zwolnienia polega np. na złej ewidencji powodu nieobecności w systemie ZUS, korekta polega na zmianie informacji na dokumentach rozliczeniowych. Nie ma potrzeby korygować rozliczenia z ubezpieczonym.
Przykład
Pracownik od 1 do 20 maja 2017 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim płatnym 80 proc. podstawy wymiaru, za które otrzymał zasiłek chorobowy. Od 21 do 31 maja 2017 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim z powodu opieki nad dzieckiem, za które otrzymał zasiłek opiekuńczy. Składając deklaracje rozliczeniowe za maj, płatnik obie absencje zgłosił z kodem 313, oznaczającym zasiłek chorobowy. Nieobecność w drugim terminie powinien natomiast zgłosić z kodem 312 oznaczającym zasiłek opiekuńczy. Aby skorygować nieprawidłowości, płatnik powinien złożyć dokument rozliczeniowe RSA, wykazując w nim prawidłowe kody absencji. Wartość wykazanych kwot zobowiązań wobec ZUS w takiej sytuacji nie ulegnie zmianie. Istotne jest jednak prawidłowe wykazanie rodzaju absencji w ZUS, tj. właściwego kodu.
Czasem trzeba zapłacić
Jeżeli jednak korekta wynika z błędu płatnika i ma wpływ na rozliczenie z ZUS, należy jak najszybciej przygotować korektę oraz uiścić należne składki razem z odsetkami za zwłokę, gdy są wymagane. Korekty i ewentualnej dopłaty należy dokonać niezwłocznie. Warto również dla pewności wystąpić do ZUS o rozliczenie konta płatnika składek, aby zyskać pewność, że korekta i wpłata zostały odpowiednio zaewidencjonowane w systemie ZUS.
Jeśli płatnik nie zrobi odpowiedniej korekty, w przypadku kontroli ZUS na pewno zostanie do tego zobowiązany. Może się to wówczas wiązać z wyższymi odsetkami oraz koniecznością wytłumaczenia zaistniałej sytuacji.