Według przepisów polskiego prawa drogowego wyjazd zagraniczny służbowym autem pociąga za sobą konieczność uzyskania przez pracownika zgody właściciela pojazdu. W przypadku floty własnej musi być ona wydana przez upoważnioną do tego osobę w firmie, natomiast jeśli samochody firmowe są leasingowane, to zgoda taka powinna pochodzić od leasingodawcy.
Jeżeli pojazd nie jest zarejestrowany na nazwisko osoby jadącej nim (np. pojazd wypożyczony), to organy kontroli ruchu drogowego są uprawnione do sprawdzenia, czy kierujący ma prawo do poruszania się danym pojazdem. Organy kontroli w tej sytuacji mogą żądać dokumentu odpowiednio do przepisów kodeksu cywilnego. Powyższe wymagania dotyczą również przedsiębiorcy użytkującego pojazd niezarejestrowany na tego przedsiębiorcę (podstawa: konwencja z dnia 8 listopada 1968 r. o ruchu drogowym – Dz. U. z 1988 r. nr 5, poz. 40).
– Oznacza to, że podróżując pożyczonym samochodem, zostaniemy podczas kontroli poproszeni nie tylko o dowód rejestracyjny, ale również inny dokument świadczący o naszym prawie do korzystania z pojazdu. Może być to np. umowa użyczenia, którą regulują przepisy kodeksu cywilnego – mówi przedstawiciel LeasePlan Fleet Management Jarosław Adamkiewicz.
Należy pamiętać, że przepisy ruchu drogowego są starsze niż przepisy unijne, w związku z czym w krajach Unii Europejskiej raczej nikt nie będzie pytał kierowcy o upoważnienie, w momencie posiadania wszystkich dokumentów samochodu. Warto jednak wiedzieć, że są kraje, które wymagają nie tylko zgody właściciela, ale dodatkowo notarialnego poświadczenia upoważnienia oraz jego tłumaczenia przysięgłego. Są to np. Białoruś i Ukraina.
Ze względu na niejednolitość przepisów w krajach europejskich warto zaopatrzyć się w tego typu pozwolenie, nawet jeśli miałoby nam się nie przydać. Upoważnienie to powinno być wystawione na konkretnego pracownika i zawierać przynajmniej jego imię i nazwisko oraz numer paszportu lub dowodu osobistego. Dokument najlepiej przygotować w języku polskim i angielskim.
