Wniosek o udzielenie informacji publicznej można wysłać e-mailem bez podpisu

Czego dotyczył spór

W kwietniu 2015 r. na adres e-mailowy urzędu gminy wpłynął wniosek o udostępnienie informacji publicznej. Chodziło m.in. o wszystkie umowy związane z jednym z budynków (dzierżawy budynku z parafią, dotacji na wyposażenie informacji turystycznej, umowy zlecającej prowadzenie tej placówki) i wszystkie dokumenty związane z wyborem podmiotu, który ma prowadzić informację turystyczną w 2015 r.

Organ milczał, więc w maju wnioskodawca złożył na niego skargę na bezczynność do sądu administracyjnego.

W odpowiedzi na skargę urzędnicy bronili się, że wniosek o udzielenie informacji publicznej, który wpłynął drogą elektroniczną, nie spełniał elementarnego wymogu złożenia wniosku. Nie zostały w nim bowiem określone dane identyfikujące wnioskodawcę, tj. imię i nazwisko. W ocenie urzędników brak ten uniemożliwiał nadanie biegu wnioskowi, z uwagi na niemożność wezwania wnioskodawcy do jego uzupełnienia.

Organ uzyskał informację o danych osobowych dopiero po otrzymaniu skargi na bezczynność. Ponadto z uwagi na fakt, że udzielenie wnioskodawcy informacji w żądanej formie spowoduje powstanie dodatkowych kosztów, organ wystąpił do wnioskodawcy z pismem powiadamiającym o wysokości opłaty.

Rozstrzygnięcie

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie uznał jednak, że skarga zasługiwała na uwzględnienie. Sąd zauważył,  że stan bezczynności organu administracji publicznej występuje wtedy, gdy w prawnie ustalonym terminie organ nie podjął żadnych czynności w sprawie lub wprawdzie prowadził postępowanie, ale – mimo istnienia ustawowego obowiązku – nie zakończył go wydaniem w terminie decyzji, postanowienia lub też innego aktu albo nie podjął stosownej czynności.

W ocenie WSA informacje związane z dokumentacją ofertową, protokoły rozmów z potencjalnymi wykonawcami, opinie komisji stałych i innych pism w tej sprawie oraz kryteria, o ile były one sprecyzowane w zapytaniu ofertowym, są informacją publiczną.

Zgodnie bowiem z ustawą informację publiczną stanowią dane publiczne zawarte w dokumentach urzędowych w zakresie jakiegokolwiek dysponowania majątkiem jednostki samorządu terytorialnego lub dokumentach urzędowych, których treść ma wpływ na majątek jednostki samorządu terytorialnego.

WSA odniósł się też do prawidłowości złożenia wniosku poprzez skorzystanie z poczty elektronicznej. I nie zgodził się z wójtem, że złożenie wniosku o udostępnienie informacji publicznej w formie elektronicznej jest niedopuszczalne i by był skuteczny, musi być potwierdzony w formie pisemnej z własnoręcznym podpisem wnioskodawcy.

W ocenie sądu ustawodawca nie ustanawia żadnych wymogów formalnych co do wniosku o udostępnienie informacji publicznej, poza złożeniem go w formie pisemnej. A złożenie wniosku poprzez pocztę elektroniczną spełnia to wymaganie i skorzystanie z tej drogi czyni wniosek skutecznym.

Minimalne wymogi odnośnie do takiego wniosku muszą obejmować jasne sformułowanie, z którego wynika, co jest przedmiotem żądania udostępnienia informacji publicznej, niezbędne jest bowiem wykazanie, że żądana informacja ma charakter informacji publicznej. Wniosek o udzielenie informacji publicznej może przybrać każdą formę, a osoba jej żądająca nie musi być nawet w pełni zidentyfikowana, skoro nie musi wykazywać ani interesu prawnego, ani też faktycznego.

Jak zauważył WSA, postępowanie w sprawie udzielenia informacji publicznej jest odformalizowane. Obowiązek autoryzacji podania o udostępnienie informacji publicznej podpisem elektronicznym nie wynika także z przepisów ustawy o podpisie elektronicznym. Sąd stwierdził bezczynność organu i uznał, że miała ona miejsce z rażącym naruszeniem prawa.