O tym, jak trudno jest rozszyfrować odpowiedź z urzędu w wydawałoby się prostej sprawie, przekonała się koleżanka, która napisała do dwóch instytucji w sprawie samowolnego montażu zadaszenia na budynku objętym ochroną konserwatorską. Pierwszy zareagował burmistrz dzielnicy, który doprowadził do usunięcia samowoli. Parę tygodni później swoją decyzję w sprawie przesłał Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego (PINB). Ponieważ daszka już nie było, czyli sprawa była załatwiona po myśli wnioskodawcy, PINB miał szansę wystosować krótkie, zwięzłe pismo informujące o umorzeniu postępowania jako bezprzedmiotowego. Niestety, jak się okazuje, nawet tak prostą informację można skomplikować.

Nigdy dość przypominania, że odbiorca pisma urzędowego nie ma tej samej wiedzy co urzędnik (zresztą żaden czytelnik nie ma tej wiedzy co autor). Zwykle nie jest obeznany z językiem urzędowym i prawniczym, nie jest też przyzwyczajony do wymaganej przepisami struktury decyzji administracyjnej. Należałoby więc maksymalnie ułatwić mu lekturę, zwłaszcza jeśli sprawa naprawdę jest prosta. Tymczasem z pisma, o którym mowa, trudno się nawet zorientować, że chodzi o sprawę zdemontowanego kilka tygodni wcześniej daszka.

Pierwszych kilka linijek zajmuje oczywiście podstawa prawna. Oczywiście jest to obowiązkowy element decyzji, czy jednak początek pisma jest najwłaściwszym miejscem? Osoba mająca do czynienia z pismami urzędowymi wie, że pierwsze linijki można po prostu pominąć. Ogólna prawidłowość jest jednak taka, że na początku podaje się informację najważniejszą, dlatego czytelnik niepotrzebnie skupia się na trudnym fragmencie i utwierdza się w przekonaniu, że pism urzędowych nie da się zrozumieć.

Po podstawie prawnej i krótkim opisie sprawy następuje pogrubiona i podkreślona decyzja: „umarzam postępowanie administracyjne prowadzone w ramach nadzoru budowlanego". Dla osoby obeznanej z językiem urzędowym jest to oczywiście banalnie proste, można się jednak zastanawiać, czy adresat zrozumie, jak to się ma do zgłaszanej przez niego sprawy daszka (i czy np. nie znaczy to, że zdemontowany już daszek ma prawo wrócić na swoje miejsce). Nawiasem mówiąc, w tym miejscu nie pada stwierdzenie, że postępowanie zostało umorzone jako bezprzedmiotowe – ta ostatnia fraza pada dopiero na końcu uzasadnienia. Takie rozbicie też niepotrzebnie utrudnia lekturę, nawet obytemu czytelnikowi.

Dalej następuje oczywiście uzasadnienie, z którego adresat spodziewa się dowiedzieć, czemu organ administracji podjął taką, a nie inną decyzję. Tu jednak znalazł się najbardziej kuriozalny fragment pisma: blisko połowę uzasadnienia zajmują wyjaśnienia, co było pierwszą czynnością w sprawie i jak w 1981 r. Naczelny Sąd Administracyjny odniósł się do tego, że Kodeks postępowania administracyjnego nie rozstrzyga kwestii daty wszczęcia postępowania z urzędu. Czytelnik może się więc dowiedzieć (o ile przebrnie przez zdanie liczące 65 słów i 7 linijek), że datą wszczęcia postępowania administracyjnego z urzędu jest dzień pierwszej czynności urzędowej dokonanej w sprawie (i tu wyliczenie warunków, które muszą być spełnione, żeby można było przyjąć takie założenie).

Można się oczywiście domyślać, że zamieszczenie tego fragmentu ma jakieś znaczenie dla urzędnika. Na pewno jednak w tym konkretnym przypadku nie ma żadnego znaczenia dla odbiorcy pisma, któremu wystarczyłaby odpowiedź „dziękujemy za informację, sprawdziliśmy, daszka już nie ma, umarzamy sprawę".

Tymczasem wzmianka o braku daszka pada dopiero na sam koniec pisma i łatwo ją przeoczyć. W akapicie dotyczącym przeprowadzonej wizji lokalnej większość miejsca zajmuje informacja, że upoważniony przedstawiciel inspektoratu stwierdził, iż na terenie nieruchomości znajduje się budynek mieszkalny wielorodzinny z usługami w parterze.

Dopiero na końcu pisma pada to, na co czekamy od początku: skoro nie stwierdzono zadaszenia, organ umarza postępowanie jako bezprzedmiotowe (zdanie zawierające tę informację jest oczywiście znacznie dłuższe i wielokrotnie złożone).

Opisany przykład jest dość błahy, sprawa prosta, a pismo przy odrobinie wysiłku da się zrozumieć. Ważne jest jednak co innego: skoro nawet w tak prostej sprawie urzędnik musi powołać się na stosowne orzecznictwo i przeprowadzić egzegezę pojęcia „pierwsza czynność w sprawie", to ile czasu zajmuje mu przygotowanie decyzji w bardziej skomplikowanej sytuacji? Z jednej strony mamy więc urzędnika, który niepotrzebnie traci czas na pisanie długiego i skomplikowanego pisma, a z drugiej adresata, który nic z tego pisma nie rozumie.

Oczywiście zdaję sobie sprawę, że większość spraw podlegających administracji publicznej dotyczy materii z natury rzeczy skomplikowanej, których nie da się skwitować decyzją na pół strony. Chodzi jednak o to, żeby człowiekowi, który pisze „zamontowali daszek, a przecież tam nie wolno, bo to zabytek" nie odpowiadać tym samym językiem, którym pisze się np. do prawnika z firmy farmaceutycznej planującej wprowadzenie do obrotu nowego leku.

W Szwecji udało się wprowadzić obyczaj pisania pism urzędowych po ludzku. Taka reforma trwała jednak kilkadziesiąt lat. Dlatego na początek wystarczyłby nawyk zastanawiania się, czy tego, co właśnie piszemy, nie dałoby się napisać prościej.

Autorka pracuje w kancelarii Wardyński i Wspólnicy, jest redaktorką prowadzącą portalu Co do zasady