Kasa zapomogowa z odrębną ewidencją księgową

Wpisowe, wkłady i pozostałe operacje wynikające ze statutowej działalności samopomocy pracowniczej powinny być ujmowane w księgach rachunkowych prowadzonych wyłącznie na jej potrzeby.

Publikacja: 21.10.2015 09:59

Foto: 123RF

Magdalena Zyskowska

– W naszej firmie pracownicy wyrazili chęć założenia pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej. W jaki sposób powinniśmy ją prowadzić? – pyta czytelniczka.

Pracownicza kasa zapomogowo-pożyczkowa (dalej: pkzp) jest formą samopomocy pracowniczej, polegającą na udzielaniu jej członkom pomocy materialnej w formie krótko- i długoterminowych pożyczek oraz zapomóg (w miarę posiadanych środków) na zasadach określonych w statucie kasy.

Zasady funkcjonowania pkzp są określone przede wszystkim w rozporządzeniu Rady Ministrów z 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy (dalej: rozporządzenie), jak również w ustawie z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych. Artykuł 39 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych wskazuje, że pkzp mogą być tworzone we wszystkich zakładach pracy. Jej członkami mogą być zarówno pracownicy, jak i emeryci oraz renciści, bez względu na ich przynależność związkową. Aby w firmie mogła powstać pkzp, zgodnie z § 2 rozporządzenia, gotowość przynależności do kasy powinno zadeklarować co najmniej dziesięciu pracowników (w przypadku mniejszej liczby pracowników może zostać utworzona międzyzakładowa pkzp). W jednym zakładzie pracy może funkcjonować maksymalnie jedna pkzp. O jej utworzeniu decydują założyciele, którzy uchwalają statut i wybierają organy kasy: walne zebranie członków, zarząd i komisję rewizyjną (§ 13 ust. 1 rozporządzenia).

Firma pomaga w organizowaniu i funkcjonowaniu kasy

Pracodawca jest zobligowany do:

– zapewnienia pomieszczeń biurowych i odpowiednio zabezpieczonego miejsca na przechowywanie pieniędzy,

– transportu pieniędzy z banku,

– prowadzenia księgowości, obsługi kasowej i prawnej,

– dostarczania druków i formularzy (np. deklaracji przystąpienia do pkzp, wniosków o udzielenie pożyczki),

– uwzględniania potrąceń na rzecz pkzp w listach płac, listach wypłat zasiłków chorobowych i zasiłków wychowawczych, wpisowego, wkładów miesięcznych i rat pożyczek,

– przyjmowania wpłat wnoszonych przez emerytów i rencistów oraz osoby przebywające na urlopach wychowawczych,

– odprowadzenia wpłat na rachunek bankowy pkzp,

– informowania przynajmniej raz w roku członków kas o stanie ich wkładów i zadłużeń.

W umowie zawartej między zakładem pracy a pkzp określa się szczegółowe warunki świadczenia pomocy. –

Rachunkowość pkzp powinna być prowadzona w odrębnych księgach rachunkowych obejmujących wyłącznie operacje związane z jej statutową działalnością, zgodnie z odrębnymi przepisami dotyczącymi prowadzenia rachunkowości (§ 43 rozporządzenia), czyli zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Uwaga! Rachunkowości pkzp nie może prowadzić osoba prowadząca kasę pkzp (i odwrotnie) ani członkowie zarządu i komisji rewizyjnej.

Zgodnie z § 28 rozporządzenia na środki finansowe pkzp składają się:

– fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy,

– fundusz rezerwowy,

– fundusz zapomogowy i inne fundusze przewidziane w statucie >patrz tabela.

Poszczególnym rodzajom funduszy powinna być przypisana analityka do konta „Fundusze specjalne". Podobnie powinien być zorganizowany plan kont w zakresie rachunków bankowych tych funduszy.

Co zasila fundusze kasy

Fundusz    Charakterystyka

fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy    Powstaje z wkładów członkowskich i jest przeznaczony na udzielanie pożyczek. Wkłady wnoszone są w wysokości i terminach ustalonych w statucie (zapisuje się je na imiennym rachunku członka pkzp). Za zgodą pracownika mogą być potrącane z wynagrodzenia, zasiłku chorobowego lub wychowawczego.

fundusz rezerwowy    Powstaje z wpłat wpisowego wnoszonych przez członków wstępujących do pkzp, z niepodjętych zwrotów wkładów członkowskich, z odsetek od lokat terminowych i odsetek zasądzonych przez sąd oraz z subwencji i darowizn. Zgromadzone w ten sposób środki mogą być przeznaczone na pokrycie szkód i strat, nieściągalnych zadłużeń oraz na odpis na fundusz zapomogowy.

fundusz zapomogowy    Powstaje z odpisów funduszu rezerwowego oraz z dobrowolnych wpłat członków i innych wpływów określonych w statucie i jest przeznaczony na udzielenie zapomóg członkom pkzp w razie szczególnych wypadków losowych.

Źródło: opracowanie własne

Ze względu na charakter działalności statutowej pkzp do typowych operacji podlegających ewidencji w księgach należą:

– wpłata wpisowego przez nowego członka pkzp,

– potrącenie/wpłata wkładu członkowskiego,

– udzielenie/spłata pożyczki.

Przykłady tych zdarzeń przedstawiono poniżej.

Przykład

Nowy członek pkzp wpłacił do kasy wpisowe w wysokości 100 zł.

Ewidencja księgowa:

1. Wpłata wpisowego do kasy

a) zapisanie na imiennym rachunku członka pkzp

Wn „Kasa pkzp"                              100 zł

Ma „Rozrachunki z członkami pkzp"                      100 zł

b) zaliczenie na poczet funduszu rezerwowego

Wn „Rozrachunki z członkami pkzp"                      100 zł

Ma „Fundusz rezerwowy"                          100 zł

2. Wpłata z kasy na rachunek bankowy

Wn „Rachunek bankowy funduszu rezerwowego"                  100 zł

Ma „Kasa pkzp"                              100 zł

Przykład

Pracownicy będący członkami pkzp wyrazili zgodę, aby wkłady członkowskie potrącać z wynagrodzenia za pracę. W miesiącu potrącono im wkłady w wysokości 1500 zł, a dodatkowo emeryci wpłacili do kasy pkzp 250 zł.

Ewidencja księgowa:

1. Wkłady potrącone z wynagrodzeń

Wn „Rachunek bankowy funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego"         1500 zł

Ma „Rozrachunki z członkami pkzp"                     1500 zł

2. Wpłata do kasy wkładów członkowskich przez emerytów

Wn „Kasa pkzp"                              250 zł

Ma „Rozrachunki z członkami pkzp"                     250 zł

3. Zaliczenie wkładów na fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy

Wn „Rozrachunki z członkami pkzp"                     1750 zł

Ma „Fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy"                 1750 zł

4. Wpłata z kasy na rachunek bankowy funduszu

Wn „Rachunek bankowy funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego"          250 zł

Ma „Kasa pkzp"                                         250 zł

Przykład

Członkowi pkzp udzielono pożyczki na 12 miesięcy w wysokości 3000 zł. Pożyczkobiorca udzielił pisemnej zgody na comiesięczne potrącanie raty pożyczki z wynagrodzenia, w związku z czym pracodawca wpłaca ratę w jego imieniu do pkzp.

Ewidencja księgowa:

1. Udzielenie pożyczki

Wn „Rozrachunki z członkami pkzp"                     3000 zł

Ma „Rachunek bankowy funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego"         3000 zł

2. Spłata raty

Wn „Rachunek bankowy funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego"          250 zł

Ma „Rozrachunki z członkami pkzp"                      250 zł

Likwidacja pkzp może nastąpić w dwóch przypadkach:

– ogłoszenia upadłości lub likwidacji zakładu pracy oraz

– spadku liczby członków kasy poniżej dziesięciu.

Uchwałę o likwidacji kasy podejmuje walne zebranie, które określa skład komisji likwidacyjnej (co najmniej trzy osoby) i miejsce jej urzędowania. Wzywa także dłużników do spłaty należności oraz wyznacza trzymiesięczny termin zgłaszania przez wierzycieli roszczeń (§ 40–42 rozporządzenia). Informacje te podaje do wiadomości wszystkich członków pkzp. Uchwała o likwidacji powinna też zawierać decyzje o przeznaczeniu środków pozostających po rozliczeniu należności, zobowiązań i wkładów członkowskich. Działalność zarządu oraz komisji rewizyjnej zostaje zawieszona na rzecz komisji likwidacyjnej, a cały proces likwidacji powinien być zakończony sześć miesięcy od daty podjęcia uchwały.

Uwaga! Proces likwidacji pkzp nie może trwać dłużej niż likwidacja samej firmy.

Autorka jest kontrolerem finansowym grupy ECA

Magdalena Zyskowska

– W naszej firmie pracownicy wyrazili chęć założenia pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej. W jaki sposób powinniśmy ją prowadzić? – pyta czytelniczka.

Pozostało 98% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Prawo karne
Słynny artykuł o zniesławieniu ma zniknąć z kodeksu karnego
Prawo karne
Pierwszy raz pseudokibice w Polsce popełnili przestępstwo polityczne. W tle Rosjanie
Podatki
Kiedy ruszy KSeF? Ministerstwo Finansów podało odległy termin
Konsumenci
Sąd Najwyższy orzekł w sprawie frankowiczów. Eksperci komentują
Podatki
Ministerstwo Finansów odkryło karty, będzie nowy podatek. Kto go zapłaci?
Materiał Promocyjny
Wsparcie dla beneficjentów dotacji unijnych, w tym środków z KPO