Przygotowanie przez UODO praktycznego poradnika poprzedziły konsultacje społeczne. Korzystając z nich, pracodawcy zgłosili do Urzędu wiele pytań i wątpliwości, zwłaszcza dotyczących konkretnych sytuacji, z którymi spotykają się na co dzień. Publikacja wyjaśnia, jak powinni w nich postąpić.
Wskazówki UODO są obszerne i kompleksowe. Dotyczą zarówno tego, jak przetwarzać dane osobowe podczas rekrutacji, jak i całego okresu zatrudnienia w różnych jego formach, np. umów cywilnoprawnych. Przykładowo w poradniku znajdziemy odpowiedzi na następujące pytania:
- jakie dane kandydata pracodawca może gromadzić w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej;
- czy można skontaktować się z poprzednim pracodawcą kandydata w celu uzyskania informacji na jego temat;
- czy potencjalny pracodawca może zwrócić się do uczelni wyższej z prośbą o potwierdzenie, czy kandydat do pracy uzyskał w niej dyplom;
- jak długo można przetwarzać dane kandydatów do pracy;
- czy pracodawca może przetwarzać dane kandydatów do pracy po zakończeniu rekrutacji w celu zabezpieczenia się przed ich ewentualnymi roszczeniami;
- czy możliwość wystąpienia z roszczeniem z tytułu dyskryminacji uzasadnia dłuższe przechowywanie danych;
- jak powinien się zachować pracodawcą z sektora służby cywilnej, gdy wpływa do niego CV (lub inne dokumenty rekrutacyjne), choć nie jest przeprowadzany nabór;
- jakimi zasadami powinienem się kierować pracodawca z sektora służby cywilnej publikując informacje związane z prowadzonym naborem;
- czy można tworzyć tzw. „czarne listy" osób ubiegających się o zatrudnienie;
- wpływa do pracodawcy CV potencjalnego kandydata do pracy, jednak nie prowadzi on rekrutacji; czy zachować przesłane dane w nim na potrzeby przyszłych rekrutacji;
- czy potencjalny pracodawca może pozyskiwać dane kandydata z portali społecznościowych;
- czy potencjalny pracodawca może zweryfikować kandydata lub komunikować się z nim za pośrednictwem branżowych portali społecznościowych np. LinkedIn;
- czy jest dopuszczalne przetwarzanie danych dotyczących kontrahentów, z którymi aktualnie się już nie współpracuje, lecz taka współpraca może być nawiązana na nowo w przyszłości;
- zatrudniam pracownika tymczasowego; kto jest administratorem danych takiego pracownika: agencja pracy tymczasowej czy pracodawca użytkownik;
- na jakiej podstawie przedsiębiorcy wykonujący wybrane operacje na danych osobowych na zlecenie ich administratora mają do nich dostęp;
- jak długo można przetwarzać dane o współpracownikach wykonujących swoje zadania na podstawie umów cywilnoprawnych. -
Kogo da się zidentyfikować
„Dane osobowe" oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą"). Możliwa do zidentyfikowania osoba to ta, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak: imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej. -