Samochód służbowy do celów prywatnych – nowe zasady rozliczeń

1 stycznia 2015 roku w ramach kolejnej transzy deregulacyjnej wejdzie w życie ustawa z 7 listopada br. o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej (DzU z 2014 r. poz. 1662). Jednym z jej postanowień jest wprowadzenie zasad określania wartości pieniężnej nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystania samochodu służbowego do celów prywatnych. Zgodnie z nowym art. 12 ust. 2a ustawy o PIT wartość pieniężna takiego nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi wyniesie 250 zł miesięcznie (dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm sześc.) albo 400 zł miesięcznie (dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm sześc.).

Zbliżone wzorce w innych krajach UE

Podobne zasady – ryczałtowego rozliczania korzystania z aut służbowych do celów prywatnych – są stosowane również w innych krajach Unii Europejskiej. Przykładowo w Wielkiej Brytanii jest to kwota wyliczana na podstawie m.in. ceny auta, ceny wyposażenia auta, emisji CO2, wielkości silnika, a także liczby dni, przez jakie pracownik korzystał z samochodu, oraz kosztów, w jakich partycypował. Nowe przepisy, choć może niedoskonałe, nie są aż tak skomplikowane i pozwalają na w miarę proste rozliczenie podatkowe benefitu w postaci korzystania ze służbowego auta do celów prywatnych.

Jak jest obecnie

Zgodnie z obowiązującymi przepisami (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT) przychodem z umowy o pracę jest nie tylko wynagrodzenie wypłacane pracownikowi w formie pieniężnej, ale również wartość niektórych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych otrzymywanych przez pracownika. Takimi świadczeniami są przykładowo prywatna opieka medyczna, karnety sportowe czy udostępnienie pracownikowi auta służbowego do celów prywatnych.

W przypadku udostępnienia pracownikowi auta służbowego do celów prywatnych pracodawca powinien zatem takie świadczenie wycenić i opodatkować podatkiem dochodowym.

Przykład

Z taką sytuacją mamy do czynienia, gdy pracownik wyjeżdża służbowym autem na urlop lub jedzie nim po pracy na zakupy albo nawet dojeżdża z domu do pracy. Pracodawca powinien wycenić i opodatkować takie świadczenia. Gdyby tego nie zrobił, naraziłby się na ryzyko odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy oraz składek na ubezpieczenie społeczne w zaniżonej wysokości.

W związku z tym dotychczas większość pracodawców starała się opodatkowywać takie świadczenia. Zazwyczaj zasady rozliczania są ujęte w wewnętrznych regulaminach firm lub w politykach korzystania z aut służbowych do celów prywatnych. Ewentualnie odpowiednie zapisy mogą się znaleźć już w samej umowie o pracę.

Pracodawcy stosują różne rozwiązania. Najbardziej uciążliwe dla pracowników i jednocześnie najbezpieczniejsze dla pracodawców jest zobowiązanie pracownika do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W ten sposób ustalana jest proporcja, w jakiej służbowe auto jest wykorzystywane do celów prywatnych. Innym rozwiązaniem jest przydzielenie pracownikowi określonego ryczałtowo limitu kilometrów do przejechania w danym miesiącu w celach prywatnych. Czasami pracodawcy zobowiązują pracowników do podpisania oświadczenia w tym zakresie. Wycena świadczenia jest natomiast wykonywana przy uwzględnieniu kosztów wynajęcia auta na rynku lub przy uwzględnieniu opłat wynikających z zawartych przez pracodawców umów leasingu.

Część pracodawców stosuje również rozwiązanie, w którym pracownik płaci pracodawcy co miesiąc określoną ryczałtowo kwotę, np. 200 zł za udostępnienie mu służbowego auta do celów prywatnych.

Na korzystniejszych warunkach

Nowe przepisy są bardziej korzystne, jeśli jako podstawę wyceny świadczenia na rzecz pracownika przyjęłoby się cenę wynajęcia auta w wypożyczalni. Praktycznie niemożliwe jest porównanie sytuacji osoby korzystającej na co dzień po pracy z samochodu służbowego przez długi czas z krótkookresowym wynajęciem auta w wypożyczalni. Przecież nikt nie wynajmuje samochodu, żeby dojeżdżać nim do pracy albo przed pracą zawieźć dzieci do szkoły. Tymczasem zgodnie z większością interpretacji Ministerstwa Finansów obecnie obowiązujące przepisy nakazują przyjęcie do wyceny świadczenia na rzecz pracownika właśnie rynkowych cen wynajęcia auta w wypożyczalni.

Zmiany, które wejdą w życie 1 stycznia, są na pewno korzystne dla pracodawców. Jako płatnicy są oni bowiem odpowiedzialni za odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy pracowników w odpowiedniej wysokości. Teraz będą już mieli pewność, że robią to prawidłowo. Nie będą już musieli opracowywać i wdrażać skomplikowanych procedur wyliczania wartości świadczeń na rzecz pracowników polegających na udostępnieniu im służbowych aut do celów prywatnych.

Dla większości pracowników korzystających z aut o pojemności silnika do 1,6 litra zmiany w przepisach będą raczej neutralne. W praktyce pracodawcy często przyjmują obecnie ryczałtowo przychód w wysokości kilkuset złotych bez względu na pojemność silnika auta i od takiej kwoty jest rozliczany podatek dochodowy pracownika. Większy podatek niż dotychczas zapłacą pracownicy korzystający z aut o większym silniku niż 1,6 litra. Tym osobom pracodawcy wyliczają często wartość przychodu z tytułu korzystania z auta w kwocie poniżej 400 zł miesięcznie.

Przykład

Pracownik, któremu pracodawca przypisuje ryczałtowo przychód z tytułu korzystania ze służbowego auta do celów prywatnych w wysokości 250 zł miesięcznie, płaci od tej kwoty podatek w wysokości 45 zł miesięcznie przy pierwszym progu podatkowym lub 80 zł, jeśli wpada w drugi próg podatkowy.

Po wejściu w życie nowych przepisów ten sam pracownik, jeśli jeździ autem z silnikiem o pojemności ponad 1,6 litra, zapłaci już odpowiednio 72 zł lub 128 zł podatku miesięcznie.

Kwota ryczałtu jest uzależniona od pojemności silnika auta, nie zależy natomiast zupełnie od wartości samochodu, jego stopnia zużycia czy wyposażenia. Pokrzywdzeni mogą się zatem poczuć pracownicy korzystający z aut starszych, gorzej wyposażonych, ale mających większy silnik.

Nadal nie ma jasności

Nowe przepisy nie mówią nic na temat kosztów pobocznych związanych z użytkowaniem auta – kosztem napraw, przeglądów technicznych, myjni, środków czystości, parkingu itp. Nie wiadomo, czy koszty te, jeśli są w pełni ponoszone przez pracodawcę, mieszczą się również w przyjętym ryczałcie.

Dodatkowo przepisy milczą na temat rozliczania paliwa. Tu znowu pracownik powinien rozliczyć się szczegółowo z paliwa zużytego do jazdy na cele prywatne, czyli powraca problem z dokładnym ustaleniem liczby kilometrów przejechanych w celach służbowych i prywatnych, a przecież tę uciążliwość ustawodawca chciał zdjąć z przedsiębiorców.

Ponadto przepisy pozwalają na zmniejszenie kwoty ryczałtu, jeśli pracownik nie korzystał z auta przez część miesiąca. Zgodnie z nowym art. 12 ust. 2b ustawy o PIT w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot ryczałtów. Mogą się tu pojawić pewne wątpliwości interpretacyjne. Wydaje się, że pracownik będzie musiał deklarować w każdym miesiącu, przez ile dni wykorzystywał auto do celów prywatnych. Problem ten dotyczy również pracodawców, którzy jedno auto pozostawiają do dyspozycji kilku pracownikom. W takim przypadku konieczne będzie ustalenie, kto i kiedy korzystał z auta do celów prywatnych. Inną kwestia budzącą wątpliwości przedsiębiorców jest to, czy ryczałt obejmuje korzystanie z aut służbowych również w trakcie długotrwałych urlopów.

Istotne jest również, że nowe przepisy będzie stosować się tylko do pracowników, nie obejmują one już na przykład kontraktów menedżerskich. Biorąc pod uwagę treść zmienionych przepisów, wydaje się, że dla kontraktów menedżerskich trzeba będzie nadal stosować ogólne zasady mówiące o rynkowej wycenie świadczenia, czyli w przypadku tego rodzaju umów problem pozostanie.

Co z częściową odpłatnością

Zdecydowanie pozytywnie należy ocenić wprowadzone przez Senat poprawki rozszerzające nowe przepisy również na częściowo odpłatne korzystanie z aut służbowych do celów prywatnych.

Tutaj senatorowie odpowiedzieli pozytywnie na postulaty zgłaszane przez organizacje pracodawców. Wielu pracodawców udostępnia bowiem pracownikom służbowe samochody do celów prywatnych za częściową odpłatnością. Pobierają oni od pracowników opłaty w wysokości kilkuset złotych miesięcznie. Tego przypadku nie obejmowała wersja ustawy uchwalona 23 października przez Sejm. Odnosiła się ona jedynie do całkowicie nieodpłatnego korzystania z aut przez pracowników. Gdyby nie zmiany Senatu, do ustalenia dochodu pracowników ponoszących częściowe opłaty wciąż należałby stosować ceny rynkowe. Poprawione przepisy przewidują, że w przypadku tych pracowników przychód do opodatkowania będzie stanowił różnicę pomiędzy kwotą ryczałtu wynikającą z ustawy a ponoszoną przez pracownika odpłatnością na rzecz pracodawcy.

Przykład

Pracownik płaci pracodawcy 200 zł miesięcznie z tytułu korzystania ze służbowego auta na cele prywatne. Jest to samochód o pojemności silnika do 1,6 litra. Po 1 stycznia  pracodawca rozpozna u tego pracownika dodatkowo dochód w wysokości 50 zł i od tej kwoty odprowadzi podatek.

—Dominika Kupisz

Niekorzystne zmiany też od 1 stycznia

Zgodnie ze stanowiskiem Trybunału Konstytucyjnego ustawodawca nie powinien wprowadzać zmian w obciążeniach podatkowych w trakcie roku podatkowego. Natomiast zmiany obowiązujące od 1 stycznia podatkowego, które mogą być niekorzystne dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych, powinny wchodzić w życie najpóźniej do 30 listopada poprzedniego roku.

W związku z tym Senat wprowadził dodatkową poprawkę do ustawy uściślającą, że nowe regulacje będzie się stosować od 1 stycznia 2015 roku tylko do tych pracowników, dla których okażą się one korzystne. Przykładowo jeśli zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami pracodawca ustalał pracownikowi dochód z tytułu korzystania ze służbowego auta do celów prywatnych w wysokości mniejszej, niż wynika z nowych przepisów, to jeszcze w przyszłym roku powinien kontynuować tę wycenę.