W miejscowości, w której znajduje się zakład, miała miejsce gwałtowna burza. Zalana została część budynku administracyjnego, gdzie było biuro i wszystkie inne dokumenty związane z prowadzeniem działalności. Czy trzeba o takim zniszczeniu poinformować fiskusa? – pyta czytelnik.

Zgodnie z art. 32 § 1 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) płatnicy i inkasenci mają obowiązek przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta.

Nałożony przez ustawodawcę obowiązek przechowywania dokumentacji przez płatników i inkasentów ma istotne znaczenie, ponieważ podmioty te są odpowiedzialne za niewykonanie lub nienależyte wykonanie tych obowiązków, a więc m.in. za brak dokumentów związanych z pobraniem i wpłaceniem podatku. Żaden przepis prawa nie zwalnia podatników od obowiązku posiadania stosownych dokumentów, które są niezbędne dla rozliczenia podatku w przypadku ich utraty, i to niezależnie od przyczyny (wyrok WSA w Poznaniu z 11 maja 2010 r., I SA/Po 209/10).

Aż do przedawnienia

Decyzja o odpowiedzialności może zostać wydana do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania. Generalnie okres przedawnienia zobowiązań płatników i inkasentów wynosi pięć lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin pobrania lub przekazania podatku przez płatnika czy inkasenta. Wyznaczony przez ustawodawcę długi, pięcioletni okres przechowywania dokumentów księgowych, powiązany z ustawowym okresem przedawnienia zobowiązań podatkowych, jest konsekwencją wprowadzenia jako zasady w przypadku większości podatków samoobliczenia zobowiązania. Ma bowiem umożliwić wsteczną kontrolę takiego rozliczenia na podstawie dokumentów posiadanych przez podatnika i jego kontrahentów (wyrok WSA w Gliwicach z 5 sierpnia 2010 r., III SA/Gl 597/10). Jeśli bowiem podatnicy muszą wylegitymować się dokumentem, np. fakturą, uprawniającym do skorzystania z odliczenia podatku naliczonego, to muszą go posiadać przez okres, w którym ich rozliczenia mogą podlegać weryfikacji (wyrok NSA w Warszawie z 2 kwietnia 2008 r., I FSK 1407/06).

Trzeba przekazać albo zniszczyć

Po upływie terminu przedawnienia zobowiązania płatnicy lub inkasenci mają obowiązek przekazania podatnikom dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku. Przekazanie powinno nastąpić w takiej formie, która pozwala stwierdzić, że faktycznie nastąpiło przekazanie dokumentów, co to są za dokumenty, jakie jest miejsce i czas ich przekazania oraz kto uczestniczył w tej czynności.

Jeśli natomiast przekazanie dokumentacji nie jest możliwe, to dokumenty podlegają zniszczeniu. W takim przypadku płatnik lub inkasent powinien sporządzić protokół zniszczenia zawierający wszystkie niezbędne dane pozwalające na ustalenie, kto, gdzie, kiedy i co zniszczył.

W razie likwidacji lub rozwiązania

Autopromocja
CFO Strategy & Innovation Summit 2021

To już IV edycja kongresu dla liderów świata finansów

WEŹ UDZIAŁ

Jeśli osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej zostaje zlikwidowana lub rozwiązana, to podmiot przeprowadzający taką likwidację lub rozwiązanie zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku. Wykonanie tej czynności powinno nastąpić nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.

Podatników mogą dotknąć różne kataklizmy: powódź, pożar, katastrofa budowlana. Zawsze jednak w takiej sytuacji podatnicy muszą w jakiś sposób starać się odzyskać utracone dokumenty, związane z rozliczeniami podatkowymi.

Powódź lub pożar

W przypadku zdarzenia losowego, np. powodzi czy zalania, wskutek których zniszczeniu uległy dokumenty związane z poborem podatków od pracowników i inne dokumenty kadrowo-płacowe, płatnik powinien poformować o tym organ podatkowy, wskazując m.in. powód zniszczenia dokumentów i okres, jakiego to zniszczenie dotyczy. Przepisy nie wskazują terminu, w jakim takie zawiadomienie należy złożyć, jednak powinno to nastąpić niezwłocznie. Istotne jest bowiem, że kwestia zniszczenia – wskutek zdarzenia losowego – dokumentów może mieć znaczenie w przyszłości, np. w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej. Takie zawiadomienie leży w interesie podatnika, nie organu podatkowego.

Skutki utraty przez podatnika jego dokumentacji księgowej, kiedy nie podjął niezwłocznie działań w celu jej odtworzenia, nie mogą obciążać organów podatkowych (wyrok NSA w Warszawie z 18 lutego 2014 r., I FSK 247/13).

Konieczny jest protokół

W przypadku gdy dokumentacja mająca znaczenie dla rozliczeń podatkowych ulega zniszczeniu czy utraceniu, należy sporządzić protokół, który udokumentuje zniszczenie dokumentacji, a jednocześnie strony będzie informacją wskazującą, które dokumenty należy odtworzyć wszelkimi sposobami. W sytuacji utraty czy zniszczenia faktur VAT lub rachunków zakupowych podatnik może wystąpić do swoich dostawców o wystawienie duplikatów. W sytuacji utraty dokumentacji bankowej może się zwrócić do banku o wydanie duplikatów lub ponowne wydrukowanie wyciągów bankowych. Należy mieć na uwadze, że to na podatniku spoczywa ciężar dowodu, a nie na organie podatkowym w przypadku ewentualnej kontroli.

Utrata dokumentów może mieć istotne znaczenie, gdyż w sytuacji braku ksiąg podatkowych czy innych danych, które są niezbędne dla obliczenia podstawy opodatkowania, organ może określić taką podstawę w drodze oszacowania (art. 23 § 1 o.p.), co nie zawsze może być korzystne dla podatnika.

Podatnik powinien więc podjąć wszelkie działania, aby odtworzyć dokumenty źródłowe, które są podstawą zapisów w księgach podatkowych.

Kim jest płatnik, a kim inkasent

Płatnik – zgodnie z art. 8 o.p. – to osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Inkasent – zgodnie z art. 9 o.p. – to osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana do pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.