Dodatki przyznaje wójt (burmistrz, prezydent miasta). Można się o nie starać w niektórych ośrodkach pomocy społecznej, właściwych ze względu na miejsce zamieszkania zainteresowanego.
Wniosek o dodatek składa się na formularzu. Można go otrzymać w urzędzie miasta (gminnym), mops lub ściągnąć z internetowej strony urzędu. To nie wszystko. Z wnioskiem trzeba iść do zarządcy domu. Ten musi potwierdzić dane o miejscu zamieszkania, ilości osób, nazwie i siedzibie zarządcy domu, tytule prawnym do zajmowanego lokalu, sposobie ogrzewania pomieszczeń i wody, wydatkach za mieszkanie gospodarstw domowych ubiegających się o świadczenie.
Osoba występująca o pomoc wypełnia deklarację o dochodach za ostatnie trzy miesiące (druki dostanie w urzędzie gminy lub w mops).
Właściciele domów jednorodzinnych dołączają do wniosku zaświadczenie wystawione przez starostwo potwierdzające powierzchnię użytkową i wyposażenie techniczne domu, oraz rachunki dotyczące wydatków na utrzymanie domu. Poza tym trzeba dostarczyć dowód, że dochód z trzech miesięcy poprzedzających złożenie wniosku wykazany w deklaracji nie rozmija się z rzeczywistością. Urzędnicy stawiają w tej kwestii różne wymagania, nie zawsze poparte przepisami.
Emeryci i renciści przynoszą odcinki za ostatnie trzy miesiące albo ksero decyzji ZUS o waloryzacji emerytury lub zaświadczenie z ZUS o wysokości emerytury.
