Takie stanowisko opublikował Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, do którego dotarły pytania w tej sprawie.

PUODO przypomina, że zasady opieki nad dziećmi w żłobkach reguluje ustawa z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat trzech. Nie ma w niej przepisów, które ustanawiałyby jednolite zasady sposobu ogłaszania informacji o przyjęciu lub nieprzyjęciu danego dziecka do żłobka. To oznacza, że pozostawiono podmiotowi tworzącemu żłobek możliwość uregulowania tej kwestii w statucie.

Jednocześnie - zauważa PUODO - minister ds. rodziny, pracy i polityki społecznej nie wydał rozporządzenia na podstawie tzw. specustawy koronawirusowej, które wprowadzałoby odrębne unormowania w zakresie rekrutacji do żłobków czy też innych form opieki nad dziećmi w wieku do lat trzech, tak jak to zrobił minister edukacji narodowej w stosunku do przedszkoli i szkół. Wyniki rekrutacji do tych placówek podaje się do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie list w widocznym miejscu w siedzibie danego publicznego przedszkola, szkoły, czy innej placówki, a także na ich stronach internetowych. Na listach  podaje się imię i nazwisko kandydata oraz adnotację, czy został przyjęty czy nieprzyjęty. Niedopuszczalne jest natomiast publikowanie tych list na portalach społecznościowych czy fanpage'ach placówek oświatowych - uważa PUODO. Zalecił  jednak, aby dyrektorzy placówek korzystali z form komunikacji elektronicznej i indywidualnie informowali kandydata i jego rodziców o wynikach przeprowadzonej rekrutacji.

W przypadku rekrutacji do żłobków wybór sposobu informowania rodziców (opiekunów dzieci) o wynikach rekrutacji należy do podmiotu tworzącego żłobek. Obowiązujące przepisy nie są przeszkodą, by przekazywać te informacje za pośrednictwem telefonu lub poczty elektronicznej.

PUODO podkreśla, że istotne jest odpowiednie zabezpieczenie informacji o wynikach rekrutacji zawierających dane osobowe dziec.

- Jeżeli podmiot tworzący żłobek pozyskał od rodziców lub opiekunów dzieci informacje o ich numerach telefonów lub adresach skrzynek elektronicznych w celu kontaktu z tymi osobami, to za pośrednictwem tych środków komunikacji może przekazać tym osobom informacje o wynikach rekrutacji. Podstawą do przetwarzania danych kontaktowych rodziców będzie art. 6 ust. 1 lit c (obowiązek prawny) w związku z art. 3a ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3. Należy przy tym pamiętać, że zakres pozyskanych informacji powinien być adekwatny i niezbędny do celu ich udostępnienia, jakim będzie poinformowanie rodzica lub opiekuna o przyjęciu lub nieprzyjęciu jego dziecka do żłobka oraz stosowny do przyjętego sposobu informowania - informuje PUODO.

W przypadku korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej na administratorze danych będzie ciążył obowiązek dodatkowego informatycznego zabezpieczenia udostępnianych w taki sposób informacji.

- Muszą one być skuteczne i adekwatne, a także zgodne z aktualnym stanem wiedzy technicznej. Można zaliczyć do nich metody szyfrowania pamięci urządzeń lub plików z danymi osobowymi, co warto stosować - zaleca PUODO. - Nawet jeśli dojdzie do przejęcia zawartości np. wysłanej wiadomości lub wysłania jej do niewłaściwego odbiorcy, to nadal jej załącznik będzie niemożliwy do odczytania bez posiadania klucza deszyfrującego. Istotnym elementem procesu zapewnienia bezpieczeństwa przesyłanej korespondencji elektronicznej jest przekazywanie hasła (klucza deszyfrującego) innym, bezpiecznym kanałem komunikacji - wyjaśnia.