10 problemów przedsiębiorców z e-fakturami

Dwie daty wystawienia dokumentu, paczki faktur, załączniki – to pierwsze dylematy firm korzystających z e-fakturowania.

Publikacja: 31.01.2023 03:00

10 problemów przedsiębiorców z e-fakturami

Foto: Adobe Stock

Choć Krajowy System e-Faktur, czyli centralna baza, w której trzeba raportować wszystkie transakcje, będzie obowiązkowy dopiero od 1 stycznia 2024 r., wiele firm korzysta już z niego dobrowolnie.

– I okazuje się, że jest z tym mnóstwo problemów. Począwszy od kłopotów przy logowaniu się do systemu, a skończywszy na wprowadzaniu paczek, w których jest po kilkadziesiąt, a nawet kilkaset faktur – mówi Monika Michałowska ze Stowarzyszenia Współpracujących Biur Rachunkowych.

Zestawienie dziesięciu najważniejszych zgłaszanych przez firmy problemów przygotowała dla nas kancelaria Chojnacka & Łagowski. Oto one.

1. Raportując transakcje w KSeF, będziemy mieli dwie daty wystawienia faktury. Pierwsza jest w systemie finansowym firmy. Druga to data przekazania do KSeF. Dla celów podatkowych istotna będzie tylko ta druga. W praktyce pojawią się rozbieżności między tymi datami (np. w razie odrzucenia dokumentu przez KSeF albo przy opóźnieniach w przyjmowaniu paczek faktur). Spowoduje to problemy z wykazaniem obowiązku podatkowego w VAT i ustaleniem momentu powstania przychodu w PIT/CIT. A także z obliczaniem kursu walutowego. Zwłaszcza gdy faktury są wystawiane pod koniec miesiąca/roku.

2. Jeśli faktura jest niezgodna ze strukturą logiczną systemu, KSeF ją odrzuci po stwierdzeniu pierwszego błędu, nie badając całego dokumentu. Oznacza to konieczność wielokrotnego jej wysyłania, co może być szczególnie uciążliwe przy sporządzaniu paczek.

3. Przedsiębiorcy często wraz z fakturą przekazują różne załączniki, np. protokoły odbiorcze. Nie będą one przesyłane do KSeF. Muszą więc być dostarczone osobno, np. mailem. Kłopot będzie z połączeniem ich w systemie z fakturą; zmusza to do zmiany stosowanych w firmie procedur.

4. Raportować transakcje będą musiały nie tylko polskie firmy, ale także zagraniczne, które mają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności. Ustalenie tego miejsca jest bardzo trudne. Pokazują to m.in. rozbieżne interpretacje fiskusa i wyroki sądów. Jest więc ryzyko, że wiele zagranicznych firm nie zorientuje się, iż mają nowy obowiązek. To także kłopot dla polskich przedsiębiorców, którzy będą musieli sprawdzać kontrahentów.

5. Obligatoryjne e-fakturowanie ma objąć również sprzedaż konsumencką. Co do zasady jest ona rejestrowana w kasie fiskalnej. Nabywca może jednak zażądać faktury. Wystawienie jej w sklepie stacjonarnym w systemie KSeF będzie długotrwałe i kłopotliwe.

Czytaj więcej

Obowiązkowe e-faktury – podstawowe założenia

6. W firmowych relacjach terminy płatności często liczone są od dnia wystawienia faktury, czyli od dnia przyjęcia jej przez KSeF. Będą problemy z liczeniem tego terminu, np. wtedy, gdy faktura zostanie odrzucona przez system. Musi być poprawiona, a termin zacznie biec dopiero od momentu skutecznego wprowadzenia do KSeF.

7. Faktury wystawione w KSeF będą mogły być przesyłane mailem. Muszą jednak zostać oznakowane, najprawdopodobniej kodem QR. Nabywcy będą musieli każdorazowo sprawdzać, czy przesłana mailem wizualizacja faktury jest zgodna z dokumentem wystawionym w KSeF.

8. Podczas awarii KSeF faktury powinny być wystawiane w formacie XML. Następnie trzeba je dostarczyć nabywcy. W ciągu siedmiu dni od przywrócenia funkcjonalności systemu należy je do niego wprowadzić. Może się okazać, że nabywca ma dwie faktury z różnymi datami. Przedsiębiorcy muszą więc pilnować, żeby dokumenty się nie dublowały.

9. Wielu zagranicznych klientów kupujących w polskich firmach dokonuje tzw. samofakturowania. Czy faktury wystawiane przez zagranicznych nabywców, niezarejestrowanych w Polsce dla celów VAT, powinny być przesyłane do KSeF? Jeśli tak, to muszą się oni zarejestrować.

10. Choć nowe przepisy są pełne wątpliwości, skarbówka już straszy karami. Przykładowo – jeśli przedsiębiorca nie wprowadzi faktury do KSeF, fiskus nałoży na niego karę do 100 proc. kwoty podatku, nie mniej niż 1 tys. zł (z jednym wyjątkiem).

– Dobrze byłoby, gdyby Ministerstwo Finansów wzięło pod uwagę te problemy podczas prac nad projektem nowych przepisów – podsumowuje Arkadiusz Łagowski, doradca podatkowy, partner w kancelarii Chojnacka & Łagowski.

Co na to skarbówka? Zapewnia, że wsłuchuje się w głosy biznesu i księgowych.

– Ministerstwo Finansów zadeklarowało, że rozważy kilka naszych postulatów, m.in. przesunięcie obowiązku wprowadzania faktur do KSeF przez podatników zwolnionych z VAT. Zależy nam też na rezygnacji albo przynajmniej zmniejszeniu sankcji. Nie może być tak, że przedsiębiorca za fakturę na kilkanaście zł dostaje 1 tys. zł kary – mówi Aneta Lech ze Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. Podkreśla, że księgowi nie są przeciwnikami automatyzacji, ale chcą, żeby nowy system był spójny i przyjazny dla firm.

Choć Krajowy System e-Faktur, czyli centralna baza, w której trzeba raportować wszystkie transakcje, będzie obowiązkowy dopiero od 1 stycznia 2024 r., wiele firm korzysta już z niego dobrowolnie.

– I okazuje się, że jest z tym mnóstwo problemów. Począwszy od kłopotów przy logowaniu się do systemu, a skończywszy na wprowadzaniu paczek, w których jest po kilkadziesiąt, a nawet kilkaset faktur – mówi Monika Michałowska ze Stowarzyszenia Współpracujących Biur Rachunkowych.

Pozostało 90% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
ABC Firmy
Nowa usługa w aplikacji mObywatel 2.0. Ministerstwo: to przełom
Aplikacje i egzaminy
Nowa KRS nie zostawia suchej nitki na kandydacie Bodnara na dyrektora KSSiP
Sądy i trybunały
Wznowienie postępowania z powodu "neosędziego"? Sąd nie czuje się związany wyrokiem ws. Wałęsy
Prawo dla Ciebie
Prof. Andrzej Kidyba: decyzja o odsunięciu mnie od zajęć jest skandaliczna
Materiał Promocyjny
Technologia na etacie
Sądy i trybunały
Ujawniono drugi przypadek inwigilowania Pegasusem sędziego w Polsce
Materiał Promocyjny
Jak sztuczna inteligencja może być wykorzystywana przez przestępców cybernetycznych?