Zatrudnianie pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wiąże się z koniecznością ewidencjonowania osób wykonujących takie prace oraz opłacania za nich dodatkowej składki – na Fundusz Emerytur Pomostowych (dalej: FEP) w wysokości 1,5 proc. podstawy wymiaru. Na tym jednak nie koniec. Corocznie trzeba bowiem podsumować dane z takiej ewidencji na zgłoszeniu ZSWA i przekazać je do ZUS do końca marca za rok poprzedni.
Dane o składkach
31 marca mija zatem termin, w jakim trzeba sporządzić i przekazać takie podsumowanie za 2015 r. Zgłoszenie na druku ZSWA należy złożyć za każdego pracownika, który w 2015 r. wykonywał pracę szczególną przynajmniej przez jeden dzień. Pomija się jednak osoby, które w międzyczasie wystąpiły z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej. Pracodawca ma bowiem siedem dni od złożenia wniosku o taką emeryturę, aby przekazać ZSWA za pracownika. Nie musi, a nawet nie powinien, powielać danych o nim w rocznej ZSWA. Ale nawet jeśli się pomyli i je zdubluje, nic mu nie grozi.
Forma dokumentu
Dokument ten trzeba wypełnić, uwzględniając okoliczności prawne i faktyczne obowiązujące na dzień składania informacji. Gdyby więc np. przed 31 marca zapadł wyrok sądu o zakwalifikowaniu pracownika jako osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach, ale nie zdążył się jeszcze uprawomocnić, należałoby wypełnić ZSWA, jakby tego orzeczenia nie było. Po jego uprawomocnieniu się płatnik musi jednak złożyć korektę zgłoszenia.
Pracodawca powinien przekazać zgłoszenie ZUS ZSWA do organu rentowego w takiej samej formie, w jakiej przekazuje pozostałe dokumenty ubezpieczeniowe. Zatem płatnicy, którzy na bieżąco rozliczają składki za nie więcej niż pięciu ubezpieczonych, mogą sporządzić to zgłoszenie na papierze. Nie ma przy tym znaczenia liczba osób zatrudnionych w ubiegłym roku, za który składana jest informacja. Więksi płatnicy muszą przesłać ZSWA przez teletransmisję danych, używając klasycznego Płatnika lub ePłatnika. Warto skorzystać z ePłatnika, bo kreator tworzenia dokumentów znacząco ułatwia pracę.
Trzeba jednak pamiętać, żeby druku ZSWA nie wysyłać w jednym zestawie z bieżącymi dokumentami rozliczeniowymi lub zgłoszeniowymi. Zgłoszenie ZSWA należy przekazywać samodzielnie – jako jeden dokument lub więcej informacji ZUS ZSWA o różnych identyfikatorach w jednym zestawie. Oczywiście nie ma też przeciwwskazań, aby w jednej przesyłce znalazło się indywidualne zgłoszenie za pracownika ubiegającego się o emeryturę pomostową oraz zestawienie zbiorcze za pozostałych podwładnych.
