Akta stanu cywilnego: tryby administracyjnego unieważnienia

Wprowadzone modyfikacje wynikają z ustawy z 6 lipca 2016 r. o zmianie ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego (dalej nowelizacja). Polegają one m.in. na dodaniu administracyjnego trybu unieważniania aktów stanu cywilnego oraz błędnie sporządzonych wzmianek dodatkowych, przyznaniu pracownikom urzędu stanu cywilnego (dalej u.s.c.) uprawnień do przenoszenia do rejestru stanu cywilnego aktów sporządzonych w księgach papierowych, a także określeniu nowego terminu (1 września 2021 r.) do przeniesienia do rejestru aktów sporządzonych od 1 marca do 31 sierpnia 2015 r. lub do których dołączono w tym czasie wzmianki dodatkowe, czy przypiski, a których nie przeniesiono w wyznaczonym wcześniej terminie, czyli do 31 grudnia 2015 r.

Większość przepisów nowelizacji weszła w życie 27 sierpnia, ale w przypadku niektórych z nich nastąpi to dopiero 1 października (art. 4 nowelizacji).

Unieważnienie aktu lub wzmianki

Akty stanu cywilnego stanowią wyłączny dowód stwierdzonych w nich zdarzeń (art. 3 p.a.s.c.). Przykładowo osoba ubiegająca się o rentę rodzinną, powołująca się na istnienie ważnego małżeństwa w chwili śmierci musi wykazać to stosownym aktem stanu cywilnego, gdyż sąd nie jest uprawniony do ustalenia tej okoliczności jako koniecznej przesłanki rozstrzygnięcia innymi dowodami (wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 14 kwietnia 2016 r., sygn. III AUa 1219/15).

W art. 39 p.a.s.c. przewidziano unieważnienie aktu stanu cywilnego lub dołączonej do niego wzmianki dodatkowej przez sąd w postępowaniu nieprocesowym, na wniosek osoby zainteresowanej, prokuratora lub kierownika u.s.c. Takie unieważnienie następuje w sytuacji, gdy dany akt (lub wzmianka) stwierdzają zdarzenie niezgodne ze stanem faktycznym lub stwierdzono uchybienia, które zmniejszają jego moc dowodową.

Od 1 października zostanie dodany art. 39a p.a.s.c. dopuszczający unieważnienie aktu stanu cywilnego przez kierownika u.s.c. Będzie to dotyczyło aktu lub aktów stwierdzających to samo zdarzenie, a błędnie zarejestrowanych z przyczyn technicznych lub w wyniku niewłaściwego zastosowania funkcjonalności rejestru stanu cywilnego. W takim przypadku unieważnienie zostanie dokonane z urzędu, w formie czynności materialno-technicznej, przez kierownika u.s.c., który dokonał błędnej rejestracji, a do każdego z unieważnionych aktów zostanie dołączona wzmianka dodatkowa o jego unieważnieniu. Czynności niezbędne do unieważnienia aktu lub aktów kierownik u.s.c. będzie miał obowiązek podjąć niezwłocznie po stwierdzeniu błędnej rejestracji. Postępowanie o unieważnienie aktu lub aktów będzie wszczynane z urzędu lub na wniosek osoby, której akt dotyczy, osoby mającej w tym interes prawny lub prokuratora.

Od 1 października będzie obowiązywać także uzupełniony nowelizacją art. 41 p.a.s.c. Przewidziano w nim, że kierownik u.s.c. będzie dokonywać z urzędu, w formie czynności materialno-technicznej, unieważnienia nie tylko wzmianki dodatkowej, którą dołączono do niewłaściwego aktu stanu cywilnego (takie rozwiązanie funkcjonuje już obecnie), ale także wzmianki błędnie sporządzonej z przyczyn technicznych lub w wyniku niewłaściwego zastosowania funkcjonalności rejestru stanu cywilnego.

Przykład:

Załóżmy, że kierownik u.s.c. unieważni akt stanu cywilnego (lub wzmiankę dodatkową) błędnie zarejestrowany z przyczyn technicznych. Taki akt (lub wzmianka) zostanie wycofywany z obrotu prawnego w formie czynności materialno-technicznej, a nie decyzji administracyjnej. Uprawnienie kierownika u.s.c. do unieważniania aktu znajdzie zastosowanie np. w sytuacji, gdy wielokrotnie sporządzono ten sam akt dotyczący tej samej osoby z powodu zawieszenia działania systemu (por. uzasadnienie nowelizacji). Z unieważnionego aktu nie będą wydawane odpisy. W przypadku, gdy z unieważnionego aktu wydano już wcześniej odpis, kierownik u.s.c. będzie miał obowiązek zawiadomić podmiot, który otrzymał odpis, o unieważnieniu tego aktu. Do zawiadomienia trzeba będzie dołączyć, wydany z urzędu, odpis zupełny albo skrócony właściwego aktu stanu cywilnego, odpowiednio do rodzaju odpisu, który został wydany wcześniej z unieważnionego aktu. Również w sytuacji, gdy z aktu z unieważnioną wzmianką dodatkową wydano wcześniej odpis, kierownik u.s.c. będzie musiał zawiadomić podmiot, który otrzymał odpis, o unieważnieniu tej wzmianki. Do zawiadomienia trzeba będzie dołączyć, wydany z urzędu, odpis zupełny albo skrócony właściwego aktu stanu cywilnego, odpowiednio do rodzaju odpisu wydanego wcześniej z aktu z unieważnioną wzmianką.

Od 27 sierpnia obowiązuje już dodany nowelizacją art. 39b p.a.s.c. regulujący unieważnienie aktu przez wojewodę. Następuje to w sytuacji, gdy w rejestrze stanu cywilnego zarejestrowano z przyczyn innych niż wskazane w art. 39a ust. 1 p.a.s.c. (czyli innych niż techniczne bądź w wyniku niewłaściwego zastosowania funkcjonalności rejestru) więcej niż jeden akt stanu cywilnego stwierdzający to samo zdarzenie, a okoliczności wskazane w każdym z tych aktów nie budzą wątpliwości, że przedmiotem rejestracji w każdym z nich jest to samo zdarzenie. W takim przypadku wojewoda właściwy dla kierownika u.s.c., który zarejestrował ostatni akt, unieważni akt lub akty w formie decyzji administracyjnej. Postępowanie to wszczyna się z urzędu lub na wniosek osoby, której akt dotyczy, osoby mającej w tym interes prawny bądź prokuratora.

Nowe przepisy dotyczące unieważniania aktów i wzmianek dodatkowych znajdą zastosowanie do aktów i wzmianek sporządzonych od 1 marca 2015 r. (wejście w życie p.a.s.c.) – por. art. 3 nowelizacji.

Przenoszenie aktów do rejestru

W dodanym nowelizacją od 27 sierpnia art. 124a p.a.s.c. przewidziano, że kierownik u.s.c. może upoważnić pisemnie pracownika u.s.c. do przenoszenia aktów do rejestru stanu cywilnego. Również zastępca kierownika może upoważnić pracownika u.s.c. do dokonywania tej czynności. Jak podkreślono w uzasadnieniu nowelizacji, upoważnienie to jest przewidziane tylko dla pracowników u.s.c., a nie innych pracowników urzędu gminy.

Przykład:

Kierownik u.s.c. upoważnił pisemnie pracownika do przenoszenia aktów do rejestru stanu cywilnego. W takim przypadku pracownik, dokonując przeniesienia aktu do rejestru, może z urzędu uzupełnić jego treść w drodze czynności materialno-technicznej, na podstawie dotychczasowych akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego (art. 26 p.a.s.c.), jeżeli informacje zawarte w tych aktach nie budzą wątpliwości, a uzupełnienie treści aktu następuje w zakresie informacji niewymaganych w przepisach dotychczasowych, a wymaganych przez regulacje p.a.s.c.

Jeżeli przy przenoszeniu aktu do rejestru wystąpią okoliczności wskazujące na konieczność unieważnienia aktu, kierownik u.s.c. przenosi ten akt do rejestru, a następnie niezwłocznie podejmuje czynności niezbędne do unieważnienia tego aktu i nie wydaje z niego odpisów. W sytuacji, gdy przeniesiono do rejestru więcej niż jeden akt stwierdzający to samo zdarzenie, a okoliczności wskazane w każdym z tych aktów nie budzą wątpliwości, że przedmiotem rejestracji w każdym z nich jest to samo zdarzenie, wojewoda właściwy dla kierownika u.s.c., który sporządził ostatni akt, unieważnia akt lub akty stanu cywilnego w formie decyzji administracyjnej (por. zmienioniony nowelizacją art. 127 p.a.s.c. i art. 3 ust. 2 nowelizacji).

Od 1 października będzie obowiązywał także dodany nowelizacją art. 127a p.a.s.c. przewidujący, że jeżeli z przyczyn technicznych lub w wyniku niewłaściwego zastosowania funkcjonalności rejestru albo na skutek omyłki pisarskiej błędnie przeniesiono do rejestru akt lub akty stwierdzające to samo zdarzenie, kierownik u.s.c., który dokonał błędnego przeniesienia, unieważni z urzędu akt lub akty, w formie czynności materialno-technicznej, dołączając do każdego z unieważnionych aktów wzmiankę dodatkową o jego unieważnieniu (por. także art. 3 ust. 1 nowelizacji).

Nowy termin przeniesienia

Zgodnie z dodanym nowelizacją od 27 sierpnia art. 127b p.a.s.c., jeżeli do kierownika u.s.c., który przechowuje księgę stanu cywilnego prowadzoną na podstawie dotychczasowych przepisów, został złożony wniosek uprawnionego podmiotu (art. 45 p.a.s.c.), kierownik ten może wydać - według nowego wzoru - odpis zupełny lub skrócony aktu sporządzonego w księdze stanu cywilnego z wykorzystaniem danych zgromadzonych w aplikacjach wspierających rejestrację stanu cywilnego, stosowanych przed wdrożeniem centralnego rejestru.

Jest to dopuszczalne pod warunkiem, że nie ma konieczności wprowadzenia zmian w akcie (np. dołączenia wzmianki dodatkowej, zamieszczenia przypisku przy akcie, czy uzupełnienia treści aktu), w zakresie niezbędnym do wydania odpisu zgodnego pod względem treści z wymaganiami przewidzianymi w obowiązujących przepisach.

Odpisy skrócone i zupełne, o których mowa powyżej, mogą być wydawane z wykorzystaniem danych zgromadzonych na podstawie dotychczasowych przepisów nie dłużej niż do 1 września 2021 r.

Nowelizacją uchylono art. 145 ust. 13 p.a.s.c. przewidujący, że akty stanu cywilnego, które zostały sporządzone lub w których zamieszczono wzmianki lub przy których zamieszczono przypiski na podstawie dotychczasowych przepisów w okresie od 1 marca 2015 r. (data wejścia w życie p.a.s.c.) do 31 sierpnia 2015 r., podlegają przeniesieniu do rejestru nie później niż do 31 grudnia 2015 r. Zgodnie z art. 2 nowelizacji, akty stanu cywilnego, które zostały sporządzone lub w których zamieszczono wzmianki, lub przy których zamieszczono przypiski na podstawie dotychczasowych przepisów w okresie od 1 marca 2015 r. do 31 sierpnia 2015 r., a które nie zostały przeniesione do rejestru do 31 grudnia 2015 r., podlegają przeniesieniu do tego rejestru nie później niż do 1 września 2021 r.

Ślub wyznaniowy, transkrypcja dokumentów

Po poprawce wprowadzonej nowelizacją, odpis skrócony aktu stanu cywilnego jest wydawany z urzędu w jednym egzemplarzu po sporządzeniu aktu urodzenia albo aktu zgonu – osobie zgłaszającej zdarzenie oraz po sporządzeniu aktu małżeństwa - osobom, które zawarły małżeństwo (art. 47 ust. 1 p.a.s.c.). W art. 81 p.a.s.c. uzupełniono wymagania dotyczące zaświadczenia stwierdzającego brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa.

Przykład:

Narzeczeni chcą wziąć ślub w kościele. Zgodnie z art. 81 p.a.s.c. w takim przypadku kierownik u.s.c. na podstawie zapewnienia wydaje pisemne zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa. Nowelizacją uzupełniono tę regulację poprzez dodanie, że wskazane wyżej zaświadczenie powinno być wydane w 2 egzemplarzach, przy czym jeden egzemplarz jest przeznaczony dla kościoła albo innego związku wyznaniowego, w którym jest zawierane małżeństwo, a drugi dla kierownika u.s.c. właściwego do sporządzenia aktu małżeństwa. Do zaświadczenia kierownik u.s.c. dołącza trzy egzemplarze formularza zaświadczenia stwierdzającego, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w obecności duchownego. Egzemplarze te, wypełnione przez duchownego, są przeznaczone dla osób, które zawarły małżeństwo, dla kościoła albo innego związku wyznaniowego, w którym je zawarto, oraz dla kierownika u.s.c. właściwego do sporządzenia aktu małżeństwa.

Zgodnie z art. 104 p.a.s.c. zagraniczny dokument stanu cywilnego, będący dowodem zdarzenia i jego rejestracji, może zostać przeniesiony do rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji. Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie. Po uzupełnieniu zawartym w nowelizacji, jeżeli wniosek o transkrypcję zagranicznego dokumentu został złożony do konsula, konsul przesyła wniosek do kierownika u.s.c. wybranego przez wnioskodawcę.

W sytuacji, gdy wniosek o transkrypcję dokumentu potwierdzającego zawarcie małżeństwa został złożony do konsula, oświadczenia w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa oraz oświadczenia w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa małżonkowie mogą zawrzeć w składanym wniosku o transkrypcję albo złożyć do protokołu przed konsulem przy składaniu wniosku o transkrypcję.

Biegli i tłumacze

Zgodnie z art. 32 p.a.s.c. kierownik u.s.c. zapewnia udział biegłych lub tłumaczy, jeżeli nie potrafi samodzielnie porozumieć się z osobami uczestniczącymi w czynności zgłoszenia urodzenia lub zgonu. Natomiast biegłego lub tłumacza przy składaniu oświadczeń związanych z zawarciem związku małżeńskiego zapewniają osoby składające te oświadczenia lub osoby zamierzające zawrzeć małżeństwo, jeżeli nie potrafią porozumieć się z kierownikiem. Osoby zamierzające zawrzeć małżeństwo zapewniają udział biegłego lub tłumacza także wówczas, gdy świadkowie nie potrafią porozumieć się z kierownikiem u.s.c.