O szczególnie skomplikowanym charakterze sprawy można mówić, gdy mamy do czynienia z zawiłym stanem faktycznym sprawy, wymagającym przeprowadzenia licznych czynności dowodowych bądź ze złożonym, niełatwym do ustalenia stanem prawnym, wymagającym wnikliwej analizy i wykładni przepisów prawa (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 17 kwietnia 2019 r., sygn. II SAB/Gd 5/19, LEX nr 2650458).
Zakwalifikowanie sprawy jako szczególnie skomplikowanej należy do kompetencji organu prowadzącego postępowanie, który nie musi formalnie przedłużać podstawowego, miesięcznego terminu na załatwienie sprawy do dwóch miesięcy. O niezałatwieniu szczególnie skomplikowanej sprawy w terminie dwóch miesięcy trzeba już jednak zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia sprawy i pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia. Ten sam obowiązek ciąży na organie także w razie zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu (por. art. 36–37 k.p.a.).
W myśl art. 61 § 3 k.p.a. datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia tego żądania organowi. Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony wniesione drogą elektroniczną jest dzień wprowadzenia żądania do systemu teleinformatycznego organu (art. 61 § 3a k.p.a.). Przy ustalaniu tej daty nie ma znaczenia okoliczność, kiedy wniosek strony został nadany u operatora pocztowego, jeżeli to za jego pomocą strona wysłała wniosek do organu.
Decydująca jest data, w jakiej taki wniosek (żądanie) wpłynął do organu. Dopiero od tej daty organ jest związany treścią wniosku co do przedmiotu i zakresu rozpoznawanej sprawy (por. wyrok WSA w Olsztynie z 28 sierpnia 2018 r., sygn. II SA/Ol 484/18, LEX nr 2552291).
Zgodnie z art. 57 § 5 pkt 2 k.p.a., w brzmieniu obowiązującym od 3 lipca 2019 r., termin uważa się za zachowany m.in., jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w:
- polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego, czyli obowiązanego do świadczenia usług powszechnych (jest nim Poczta Polska S.A.) bądź
