Problem określenia odpowiedniego i właściwego czasu postępowania pozostanie więc zapewne stałym problemem praktyki i nauki prawa. W takiej sytuacji to praktykom zawdzięczamy właściwe rozwiązanie w postaci ustawowo zagwarantowanego prawa do rozpoznania sprawy bez zbędnej zwłoki oraz odpowiedzialności za przewlekłość postępowania. Są to pojęcia prawne działające na zasadzie bezpiecznika – skoro nie da się ustalić, ile powinno trwać postępowanie, należy określić, kiedy trwa za długo i sankcjonować przypadki, kiedy strony się o to upominają. Taka zasada została wprowadzona w życie przepisami ustawy z 17 czerwca 2004 o skardze na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym przez prokuratora lub nadzorowanym przez prokuratora i postępowaniu sądowym bez nieuzasadnionej zwłoki. W zasadzie reguły tej ustawy wydają się proste. Zgodnie z art. 2 ust 1 tej ustawy strona może wnieść skargę na przewlekłość postępowania, jeżeli postępowanie w sprawie trwa dłużej niż to konieczne dla wyjaśnienia istotnych okoliczności faktycznych i prawnych, niezbędnych do jej załatwienia. W ten sposób można dojść do niebezpiecznej konstatacji, że sprawne jest każde postępowanie, któremu nie można zarzucić przewlekłości. Ponieważ sprawność postępowania pozostaje pojęciem pozanormatywnym, tym łatwiej takie poglądy formułować i wcielać w życie.
Potrzebna jest definicja
Pozostawienie sprawności postępowania bez definicji pozytywnej jest poważnym błędem, do którego pośrednio i niezauważalnie nakłaniają ustawowe i negatywne przesłanki związane z przewlekłością postępowania. Jeżeli domagamy się pozytywnej definicji sprawnego postępowania, wypada wyjaśnić, do czego będzie ono potrzebne, pomocne lub konieczne. Niewątpliwie argumenty na sprawność postępowania przydadzą się w sprawie wnoszenia nowych wniosków, ustalania terminów kolejnych rozpraw, czasu na wykonanie zarządzeń sądowych, terminów opinii dla biegłych, rozpatrywania wniosków dowodowych i procesowych itd.
W chwili obecnej nie ma takich zasad ani przesłanek, co pozwala np. stronom z premedytacją korzystać z art. 217 kodeksu postępowania cywilnego, aby zgłaszać kolejne dowody, licząc na odroczenie zamknięcia rozprawy i wyroku na dalsze terminy. Oczywiście premedytacja polega na czasie wniesienia wniosku, a nie jego treści. Ma przed tym bronić właśnie art. 217 k.p.c., jednak z praktyki wychodzi raczej na odwrót. Między innymi z powodu problematycznej części zamieszczonej w § 3, kiedy przepis stanowi, że „sąd pomija twierdzenia i dowody, jeżeli są powoływane jedynie dla zwłoki". Niestety, nie można tego ustalić wcześniej niż po przeprowadzeniu wnioskowanych dowodów. To zaś jest sprzecznością z celem i sensem tej normy. Tej sprzeczności nie ma, kiedy przepis ten dalej stanowi, że należy oddać wnioski, kiedy „okoliczności sporne zostały już dostatecznie wyjaśnione". Jest więc wiele powodów, dla których art. 217 k.p.c. wymaga poprawy, ale niekoniecznie anihilacji, ponieważ w takim przypadku część jego postanowień należy koniecznie umieścić w innymi miejscu, a wadliwe fragmenty pominąć.
Sprawność postępowania jest względna i dynamiczna
Powyższe uwagi dotyczą sytuacji, kiedy sąd się sprawą zajmuje, czyli są wydawane jakieś zarządzenia, odbywają się rozprawy itd. Wówczas rzeczywiście to odstępy czasowe między nimi mogą stawać się nadmierne i przesądzić w ten sposób o przewlekłości postępowania. W taki sposób docieramy do sedna problemu – czyli wydłużających się odstępów czasowych między czynnościami, a zwłaszcza rozprawami w danej sprawie. To główna przyczyna przewlekłości nie tylko w naszym kraju. Czy wystarczy więc zarządzić, aby odstępy między rozprawami nie były dłuższe niż np. trzy miesiące, a w ogóle to rozprawy należy odraczać na kolejne dni sesyjne? Z punktu widzenia danej sprawy takie rozwiązanie jest oczywiste i prawidłowe, ale z punktu widzenia sądu już nie. Dlatego że sąd ma jeszcze inne sprawy, które prowadzi w tym samym czasie i nie da się ich zmieścić na tej samej wokandzie lub przedziale czasowym. Aby więc sprawnie prowadzić daną sprawę, inne muszą poczekać na swoją kolej. I tu właśnie jest miejsce na kolejną przesłankę sprawności postępowania: że nie uchybia sprawności postępowania oczekiwanie na pierwszą wokandę, chyba że było oczywiście bezzasadne lub spowodowane bezpodstawną bezczynnością.
W szpitalu pacjenci także oczekują w kolejce na zabiegi, a o tym, jaka będzie kolejność, decydują względy medyczne. Podobnych zasad potrzeba również w odniesieniu do spraw sądowych. Założenie, że wszystkie sprawy są równie ważne, mogą być załatwiane mniej więcej po kolei i równocześnie, jest fałszywe i nierealne. Prowadzi do powszechnie znanych skutków, a w szczególności przewlekłości we wszystkich sprawach naraz.
Ostatnia brakująca przesłanka dla pozytywnej definicji sprawnego postępowania musi się odnosić do samego postępowania dowodowego oraz kształtujących go wniosków dowodowych i procesowych. W obecnym stanie prawnym nie ma w zasadzie żadnych ograniczeń i można zgłaszać żądania o najbardziej wyrafinowane lub kosztowne dowody. W praktyce prowadzi to do wielomiesięcznych, a nawet wieloletnich poszukiwań np. odpowiednich biegłych, potem długotrwałe oczekiwanie na wyniki ich badań i roztrząsanie wyników na rozprawach. Prowadzi to zbyt często do zablokowania spraw, które nie posuwają się do przodu przez wiele lat. Choć wiemy, że tak być nie powinno, brakuje argumentów prawnych, aby sądy mogły a limine odrzucać takie wnioski, ponieważ o ich rzeczywistej (nie)przydatności dowiadujemy się dopiero po ich przeprowadzeniu. Ponadto sąd niemający wiedzy specjalistycznej, nie powinien się wypowiadać o przydatności fachowych opinii. Jest jednak rozwiązanie tego dylematu, aby sąd zasięgał opinii o przydatności danego dowodu w sprawie i właściwym sposobie jego przeprowadzenia, co jest zawsze możliwe na piśmie, a jeszcze lepiej i szybciej w postaci wysłuchania na rozprawie. W sprawach złożonych i wielowątkowych taka opinia i przekazana wraz z nią wiedza na pewno przyczynią się do trafniejszych decyzji sądu o wnioskowanych dowodach.