Powojenna historia przywrócenia asystentów sędziów w polskich sądach ma optymistyczne początki, ale wciąż czeka na happy end. Pomysł ten symbolizował myślenie konkretami i szukanie rozwiązań na miarę odradzającej się praworządności. Sądy były modernizowane, zaczęły używać komputerów i korzystać z nowoczesnych europejskich wzorców. Obecnie jednak ilość spraw przekracza możliwości sądów. Nie dziwi więc, że ich organizacja ustanowiona przed laty jest powodem niezadowolenia. Wysiłki naprawy na razie nie dają znaczących efektów. Projektodawcom nie można oczywiście odmówić dobrej woli i chęci. Jedną ze świetnych idei jest ustanowienie asystentów sędziego.

Ustawą nie da się zmienić rzeczywistości

Asystent sędziego został przywrócony do polskich sądów przepisami ustawy z 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 52 ze zm.), dalej usp. Już w uzasadnieniu projektu wskazano, że są nową kategorią wysoko wykwalifikowanych pracowników z wykształceniem prawniczym, powołanych do czynności pomocniczych w sprawowaniu wymiaru sprawiedliwości. Dlatego postawiono asystentom wysokie wymagania, polegające na ukończeniu aplikacji ogólnej prowadzonej przez Krajową Szkołę Sądownictwa i Prokuratury. Mogły też ubiegać się o to stanowisko osoby po ukończeniu aplikacji i zdaniu egzaminu sędziowskiego lub prokuratorskiego czy notarialnego, adwokackiego, radcowskiego. Wymagania okazały się za wysokie i trzeba je było dostosować do realiów rynku pracy. Obecnie do wykonywania zawodu asystenta sędziego wystarczy ukończenie wyższych studiów prawniczych, połączone z nieskazitelnym charakterem, obywatelstwem polskim i wiekiem minimum 24 lata.

Czytaj także: Asystent sędziego - obowiązki a wynagrodzenie

Zakres czynności powierzonych asystentom uregulował minister sprawiedliwości w rozporządzeniu z 8 listopada 2012 r. Mają więc wykonywać na zlecenie sędziego i pod jego kierunkiem (A) projekty zarządzeń, orzeczeń lub ich uzasadnień. Ponadto (B) samodzielnie, choć na zlecenie sędziego mają (1) analizować akta spraw we wskazanym zakresie, (2) kontrolować stan spraw odroczonych, zawieszonych lub oczekujących na podjęcie czynności, (3) zwracać się o nadesłanie informacji lub dokumentów niezbędnych do przygotowania sprawy do rozpoznania, (4) sporządzać odpowiedzi na pisma niebędące pismami procesowymi, (5) gromadzić orzecznictwo i literaturę przydatne przy orzekaniu, (6) wykonywać inne czynności wymagane dla sprawności, racjonalności, ekonomii lub szybkiego działania.

Status służbowy asystenta został zatem ukształtowany według zasady pełnej zależności i wykonywania poleceń sędziego. Czynności sędziego i jego asystenta są w istocie tożsame i zlewają się w całość nierozdzielną, bo opatrzoną tylko jednym podpisem: sędziego. Jeżeli asystent wykonuje czynności wskazane w pkt (A) i (B1), to można powiedzieć, że staje się czynnym, choć ukrytym podmiotem w procesie orzekania. Sędzia kreuje go na autora orzeczenia i de facto czyni sędzią. Z ustrojowego punktu widzenia czynności asystenta i czynności sędziego różnią bowiem tylko podpis i prowadzenie rozprawy. To wystarczy do zachowania zasad sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy według art. 175 konstytucji – ale czy zawsze? Oczywiście rozporządzenie ministra sprawiedliwości zakłada sprawowanie pełnej kontroli nad czynnościami asystenta, co ma zapobiec jego ukrytej emancypacji. Czy to założenie jest właściwe i daje efekty?

Czy praca asystentów pomogła sądom

Racją bytu asystentów jest odciążenie sędziów, aby przyspieszyć i usprawnić bieg spraw sądowych. Jeżeli sędzia dysponuje pomocą asystenta w pełni jego etatu, to jego „siły przerobowe" powinny wzrosnąć nawet dwukrotnie.

Czy tak się stało? Sporo cennych informacji na ten temat można odnaleźć w pracy Kamila Jońskiego „Instytucja asystenta a efektywność pracy sędziego – analiza pionów karnego i cywilnego pierwszej instancji sądów okręgowych" (Instytut Wymiaru Sprawiedliwości, Warszawa 2017). Autor m.in. wskazuje, że „Minister Sprawiedliwości, określając szczegółowy zakres czynności asystenta, powinien kierować się kryteriami sprawności, racjonalności, ekonomicznego i szybkiego działania". Z danych przywołanych przez Kamila Jońskiego wynika, że badanie efektywności kosztowej sądownictwa powszechnego przeprowadzili w 2013 r. w IWS A. Siemaszko i P. Ostaszewski. Badali także korelację liczby asystentów przypadających na sędziego ze średnią liczbą spraw procesowych, w danym sądzie oraz korelację liczby asystentów przypadających na sędziego ze średnim czasem ich rozpoznawania. Z opracowań tych wynika brak statystycznie istotnej korelacji w sądach apelacyjnych i rejonowych. W sądach okręgowych zaobserwowano statystycznie istotną, pozytywną korelację liczby asystentów przypadających na sędziego i średniego trwania sprawy.

Kamil Joński przywołuje też sędzię i doktora prawa Przemysła Feliga, który podjął się badania nakładu pracy sędziów i innych osób w sądach w opracowaniu „Narzędzia badawcze oraz statystyczne dedykowane ustaleniu rzeczywistego obciążenia i efektywności pracy kadr orzeczniczych w kontekście etatyzacji sądów w wybranych systemach prawnych państw Unii Europejskiej oraz Szwajcarii" (IWS Warszawa 2016). I tak, „czas jednostkowy" pracy sędziego bez pomocy asystenta nad sprawą rep. C w sądzie rejonowym oszacowano na 2,4 godziny, a z jego pomocą na 1,7. To doprowadziło autora do wniosku, że maksymalny wzrost efektywności sędziego wynosi 7,5 proc. Wobec tak niewielkiego efektu łatwo wyjaśnić brak korelacji pomiędzy wsparciem asystenta a liczbą spraw procesowych załatwianych przez sędziego. W innym miejscu wskazał, że „zaoszczędzenie godziny pracy sędziego wymaga ponad sześciu godzin pracy asystenta. Biorąc pod uwagę relacje zarobków, stawia to pod znakiem zapytania ekonomiczną racjonalność takiej pomocy (w latach 2010–2015 średnie wynagrodzenie asystenta stanowiło 30–40 proc. średniego wynagrodzenia sędziego)". Dlaczego wysoko wykwalifikowani asystenci na wykonanie tych samych czynności co sędziowie potrzebowali sześć razy więcej czasu? Wyjaśnieniem może być np. ich ograniczona samodzielność.

Oprócz uwag natury ekonomicznej nasuwają się także wątpliwości ustrojowe. Czy jest właściwe powierzanie asystentowi sporządzania projektu uzasadnienia? Powinno przecież pochodzić od osoby, która wydała orzeczenie. Inaczej możliwe są różnice między treścią ogłoszoną na rozprawie a pisemnym uzasadnieniem. Z ustrojowego punktu widzenia nie może być dwóch uzasadnień do tej samej sprawy, w dodatku różniących się.

Są już środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do rozwiązania powyższych problemów. Niektórzy sędziowie tylko wygłaszają uzasadnienia i w ten sposób eliminują wspomniane wątpliwości, a co najważniejsze – nie potrzebują nikogo do pomocy przy pisaniu uzasadnienia.

Możliwy jest tylko komfort sędziego

Wsparcie asystenta może poprawić komfort pracy sędziego. Pod warunkiem że sędzia według swego uznania i na swoich warunkach może dzielić się z nim obowiązkami i presją czasu. Wiadomo jednak, jaka jest dostępność asystentów. Kiedy jeden ma obsługiwać kilku sędziów lub cały wydział, niweczy to iluzje poprawy sytuacji sędziów, a dla asystenta staje się udręką. Powinien być do dyspozycji jednego sędziego (wyjątkowo dwóch), pozostając w relacji ścisłej podległości i kontroli. Taki mamy wszak stan prawny.

Zderzając powyższe wnioski z wynikami badań IWS, powinno być jasne, że:

1. nadzór i kontrola spowalniają pracę, bo gotowe czynności i projekty oczekiwać muszą na zatwierdzenie przez sędziego,

2. nadzór i kontrola skutkują dublowaniem czynności, bo sprawdzenie oznacza wykonanie tej samej pracy przez sprawdzającego, co pokazują mizerne wskaźniki w powołanych publikacjach,

3. sprawowanie nieustannej kontroli i nadzoru oraz mnożenie podpisów rozprasza sędziów i wywołuje u nich dodatkowe zmęczenie, co wpływa na jakość i sprawność doniosłych czynności. Negatywnie wpływa też na psychikę sędziów, bo żeby właściwie ocenić cudzą pracę, trzeba samemu się z nią zmierzyć,

4. sędziowie zostali ustawowo upoważnieni do poszerzania sfery swojego komfortu przez dyskrecjonalne wydawanie poleceń asystentom i brakuje granic, zasad lub zdefiniowanych celów takiego postępowania,

5. w efekcie marnuje się czas, siły i brakuje synergii, jakiej należałoby się spodziewać.

Co i jak można naprawić

Instytucja asystenta w sądzie jest szeroko praktykowana na świecie i przynosi dobre efekty. Nie ma więc powodu, żeby z niej rezygnować, ale jest mnóstwo powodów, aby ją w naszych realiach naprawić.

a) Zacząć wypada od grzechu głównego, czyli osobistego podporządkowania asystenta sędziemu. Nie ma ku temu żadnych podstaw ustrojowych, a rzeczywiste to skostniała i nieaktualna wiedza o świecie ustawodawcy.

b) Asystent ma być asystentem sądowym, a nie sędziego. Ma wykonywać zadania dla sądu i postępowania sądowego. Relacje między sędzią a asystentem muszą zostać starannie oczyszczone z przymusowych i zbędnych zależności osobistych.

c) Asystent sądu powinien działać samodzielne, nie na polecenie sędziego, ale na podstawie upoważnienia płynącego z przepisów. Jest to możliwe, np. w celu przygotowania pierwszej rozprawy, lub w sprawach wpadkowych. Przygotowywanie projektów orzeczeń lub uzasadnień przez osobę od której pochodzić nie mogą, nie powinno należeć do organizacji i ustroju sądów. Nie ma jednak przeszkód, aby zaliczyć takie nieformalne działania do edukacyjnej działalności sędziów sprawujących patronat nad aplikantami etc.

d) Dlatego czynności asystenta sądu muszą zostać wprowadzone do przepisów proceduralnych. W tym celu czynności sędziego i asystenta powinny być rozdzielne, co musi dopełnić zasada „kto działa, ten podpisuje, a składanie podpisu pod czynnościami innej osoby jest niedopuszczalne".

e) Ustawodawca musi podjąć dalsze decyzje, jak podzieli zadania i kompetencje w postępowaniach sądowych pomiędzy referendarzy, asystentów i sekretarzy. Taka demarkacja musi być ustrojowa i pomniejszać koszty funkcjonowania sądów.

Wszystko to staje się możliwe w myśl zasady „Sędzia nie jest sądem, ale twarzą sądu, bo tylko niektóre obowiązki sądów wykonują sędziowie". Każdy sąd może działać sprawnie, kiedy będzie czerpać z osiągnięć nauki o organizacji. Dlatego zadania i obowiązki w postępowaniu sądowym powinny być jasno podzielone pomiędzy przedstawicieli różnych zawodów (nie wyłączając pełnomocników) zobowiązanych do ścisłej współpracy.

Sądy potrzebują odejścia od archaicznego modelu pracy szeregowej (wszystko po kolei i nic bez udziału sędziego), podczas gdy praca równoległa jest znacznie efektywniejsza, redukuje koszty, a postępowanie nabiera tempa. Obecny stan prawny i pozycja ustrojowa asystenta są niestety przykładem funkcjonowania pierwszego modelu. Nie należy jednak oceniać asystentów negatywnie – wręcz przeciwnie! Dzięki ich osobistemu zaangażowaniu, sędziowie mogą mierzyć się z kilkakrotnie większymi obciążeniami niż przed laty. Jednak potencjał korzyści jest znacznie większy. Przykładem może być Holandia, w której asystenci są przyporządkowani do spraw i prowadzą je samodzielnie do pierwszej rozprawy. Mają też swoje specjalizacje, a jeden sędzia współpracuje z kilkoma asystentami równocześnie. Oprócz sprawności postępowania przynosi to znaczne oszczędności nakładów na utrzymanie wymiaru sprawiedliwości.

Protesty sfery budżetowej nie omijają administracji sądów i prokuratury. Aby więc podołać zadaniom, trzeba sięgać po nowe rozwiązania prawne i organizacyjne, pozwalające uwolnić znacznie większe jej możliwości i powiększyć efektywność. Bez refleksji o ustrojowej pozycji i zadaniach poszczególnych zawodów sądowych oraz godziwego wynagrodzenia za pracę nie ma szans na poprawę sytuacji obywatela przed sądem.