Rzeczpospolita Prawo

Terminy przekazywania odpisów w przypadku dobrowolnego utworzenia ZFŚS

Jeśli pracodawca dobrowolnie utworzył lub utrzymuje zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, nie wiążą go ustawowe terminy przekazywania odpisów. Nie może ich jednak dokonywać w pełni swobodnie.

Publikacja: 06.07.2017 06:30

Terminy przekazywania odpisów w przypadku dobrowolnego utworzenia ZFŚS

Foto: 123RF

Magdalena Sudoł

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: zfśs) pracodawca tworzy z własnych środków, dokonując stosownych odpisów, które przekazuje na rachunek bankowy funduszu. Utworzenie zfśs to zatem nic innego, jak dokonanie przez pracodawcę czynności technicznej sprowadzającej się do naliczenia stosownych odpisów.

Pracodawcy, którzy nie prowadzą działalności w formie jednostek budżetowych ani samorządowych zakładów budżetowych, tworząc zfśs mają obowiązek przekazać równowartość odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku. Do 31 maja muszą jednak przekazać do funduszu 75 proc. równowartości odpisów podstawowych.

Terminy te nie obowiązują pracodawców, którzy utworzyli fundusz dobrowolnie z uwagi na zatrudnianie mniej niż 50 pracowników według stanu na 1 stycznia danego roku kalendarzowego. Takie zwolnienie wynika z art. 6 ust. 2a ustawy z 4 marca 1994 r.o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 800 ze zm.).

Ważna liczba etatów

Wskutek nowelizacji przepisów ustawy o zfśs, dokonanej ustawą o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców, która weszła w życie 1 stycznia 2017 r., zmieniły się limity zatrudnienia, po przekroczeniu których utworzenie funduszu jest obligatoryjne. W konsekwencji od 1 stycznia 2017 r. obowiązek utworzenia zfśs mają pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Zakłady zatrudniające co najmniej 20, ale mniej niż 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą zfśs na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Wszystkie firmy zatrudniające mniej niż 50 pracowników mogą też utworzyć fundusz dobrowolnie.

Dobrowolność to nie dowolność

W związku z nowelizacją pojawiają się pytania pracodawców, którzy z uwagi na brak przepisów przejściowych wprowadzających wyższe limity liczebności załogi, mają wątpliwości co do stosowania przepisów ustawy do funduszy utworzonych przed 1 stycznia 2017 r.

PRZYKŁAD 1

Pracodawca utworzył fundusz socjalny w 2016 r., gdyż według stanu na 1 stycznia 2016 r. zatrudniał 21 pracowników. Przekazał równowartość odpisów na konto zfśs w terminach określonych w ustawie o zfśs, tj. odpowiednio do 31 maja i do 30 września 2016 r. Na 1 stycznia 2017 r. pracodawca w dalszym ciągu zatrudniał 21 pracowników. Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami, nie miał już obowiązku tworzenia zfśs na zasadzie art. 3 ust. 3 ustawy o zfśs, gdyż zatrudniał mniej niż 50 pracowników. Uznał jednak, że nie zlikwiduje funduszu. Ponieważ od 1 stycznia 2017 r. nie ma obowiązku tworzenia funduszu oraz zgromadził na rachunku zfśs znaczny kapitał, postanowił, że w 2017 r. nie przekaże odpisów, a pracownikom zapewni świadczenia ze zgromadzonych rezerw. Przyjął, że nie obowiązują go już terminy do przekazania odpisów, że może ustalić ich wysokość w dowolnej wysokości i przekazać w ustalonym przez siebie terminie albo nie przekazywać ich w ogóle.

Stanowisko pracodawcy jest nieuzasadnione. Fakt, że w 2017 r. nie ma on obowiązku tworzenia funduszu, oznacza, że na podstawie art. 6 ust. 2a ustawy o zfśs nie obowiązują go terminy na dokonanie odpisów określone w art. 6 ust. 2 tej ustawy. Jednak ustawa nie przewiduje całkowitej dowolności w zakresie dokonywania odpisu bądź rezygnacji z ich dokonania w trakcie roku kalendarzowego.

W dalszym ciągu pracodawcę obowiązuje art. 5 ust. 1 ustawy o zfśs. Zgodnie z tym przepisem, fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Oznacza to, że pracodawca, który utworzył fundusz, co do zasady ma obowiązek przekazywania odpisów w każdym roku jego istnienia.

Bez zawieszenia

Przepisy ustawy nie przewidują możliwości zawieszenia funduszu. Chcąc uniknąć obowiązku przekazania odpisów, w komentowanym przykładzie pracodawca musiałby zrezygnować z tworzenia zfśs w danym roku kalendarzowym.

Aby skutecznie zrezygnować z funduszu, również czasowo, niezbędne jest jednak – zgodnie z art. 3 ust. 3a ustawy o zfśs – poinformowanie pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy o nietworzeniu funduszu do 31 stycznia danego roku kalendarzowego.

Zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy, brak powiadomienia pracowników w tym terminie o nietworzeniu funduszu może skutkować nałożeniem grzywny lub mandatu za naruszenie przepisów ustawy i oznacza, że pracodawca w dalszym ciągu jest zobowiązany do utworzenia funduszu lub wypłaty świadczeń urlopowych (GNP/87/024-84/04, Rzeczp. 24.1.2007).

Odmienne stanowisko wynika natomiast z orzecznictwa. Zgodnie z nim pracodawca, który nie poinformował w terminie swoich pracowników, nie musi tworzyć funduszu ani wypłacać świadczeń urlopowych (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 1 marca 2007 r., I OSK 814/06, wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie z 15 stycznia 2008 r., XII Pa 442/07).

Zatrudnienie na 1 stycznia

Jeśli 1 stycznia danego roku liczba zatrudnionych nie osiągnęła ustawowego limitu, pracodawca nie musi tworzyć zfśs. Późniejsze zwiększenie etatów nie ma znaczenia.

PRZYKŁAD 2

Pracodawca utworzył fundusz dobrowolnie w 2016 r., gdyż według stanu na 1 stycznia 2016 r. zatrudniał 19 pracowników. Od 1 lipca 2016 r. zatrudniał już 50 pracowników. Uznał, że mimo przekroczenia limitu zatrudnienia nie obowiązują go przepisy dotyczące pracodawcy zobowiązanego do tworzenia funduszu, gdyż stan zatrudnienia weryfikuje się jedynie na 1 stycznia danego roku kalendarzowego. Na 1 stycznia 2017 r. pracodawca w dalszym ciągu zatrudniał 50 pracowników. Ponieważ utworzył fundusz dobrowolnie, nadal twierdził, że nie obowiązują go terminy do dokonania odpisów określone w art. 6 ust. 2 ustawy. Argumentował, że skoro fundusz został utworzony na zasadzie dobrowolności, brak jest podstaw do uznania, że od 1 stycznia 2017 r. – z uwagi na osiągnięcie zatrudnienia w wysokości 50 pracowników – stosuje się przepisy dotyczące obligatoryjnego utworzenia zfśs. Twierdził, że decydujący jest stan zatrudnienia w roku utworzenia zfśs.

Stanowisko pracodawcy w zakresie zmian liczebności załogi w trakcie roku kalendarzowego jest poprawne. Zarówno na podstawie poprzednio obowiązujących przepisów, jak i obecnie, zmiana stanu zatrudnienia w trakcie roku kalendarzowego nie oznacza, że pracodawca w trakcie roku jest zobowiązany do utworzenia funduszu.

Oznacza to, że przekroczenie liczby 20 pracowników w trakcie 2016 r. nie zobowiązywało pracodawcy do utworzenia funduszu w tym roku kalendarzowym, a przez to nie obowiązywały go m.in. terminy na przekazywanie odpisów. Istotny pozostaje bowiem stan zatrudnienia na 1 stycznia danego roku.

Ustalanie obowiązku tworzenia funduszu na podstawie stanu zatrudnienia na początku każdego roku kalendarzowego zapobiega ciągłym zmianom w zakresie tego obowiązku, gdy zatrudnienie waha się wokół liczby zobowiązującej do utworzenia funduszu. Dlatego też, nawet jeśli w trakcie roku liczba zatrudnionych osiągnie ustawowy limit, a na 1 stycznia kolejnego roku spadnie poniżej wymaganej liczby, pracodawca nie ma obowiązku tworzenia zfśs.

Zmieniony status

Pracodawca z przykładu 2 błędnie jednak uznał, że skoro utworzył fundusz dobrowolnie, to zmiana liczebności załogi w 2017 r. nie zmienia jego statusu w świetle ustawy o zfśs. Jeśli bowiem pracodawca osiągnął na 1 stycznia 2017 r. zatrudnienie na poziomie 50 pracowników, obowiązują go przepisy dotyczące pracodawców zobowiązanych do utworzenia funduszu. Nowelizacja ustawy o zfśs wprowadza próg zatrudnienia na poziomie 50 pracowników. Skoro pracodawca na 1 stycznia 2017 r. zatrudniał właśnie tylu pracowników, to miał obowiązek utworzenia funduszu w 2017 r. Choć po raz pierwszy utworzył fundusz dobrowolnie, od 1 stycznia obowiązują go m.in. terminy na przekazywanie odpisów na fundusz określone w  art.  6 ust. 2 ustawy. Powyższe wynika z niemożliwości zastosowania przez pracodawcę wyłączenia określonego w art. 6 ust. 2a ustawy, który stanowi, iż terminy na przekazywanie odpisów nie obowiązują pracodawców zatrudniających na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników.

Autorka jest adwokatem w Kancelarii CZUBLUN TRĘBICKI

Zaległość do wpłaty bez odsetek

Gdy pracodawca – z uwagi na błędną interpretację przepisów – nie przekazał równowartości dokonanych odpisów do 31 maja oraz do 30 września, zgodnie ze stanowiskiem wyrażonym przez Sąd Najwyższy w wyroku z 13 kwietnia 1999 r. (I PKN 663/98) nie ma obowiązku uiszczenia odsetek od kwot nieprzekazanych w terminie na rachunek bankowy funduszu. Pracodawcy tworzący zfśs dobrowolnie nie mają obowiązku gromadzenia środków funduszu na odrębnym rachunku bankowym i nie muszą przekazywać odpisów w ustawowych terminach. W praktyce z uwagi na korzyści podatkowe, pracodawcy tworzący fundusz dobrowolnie decydują się na otworzenie odrębnego rachunku bankowego. Przepisy nie zobowiązują ich do określania terminów do dokonywania odpisów, niemniej mogą określić je samodzielnie lub wskazać, że będą dokonywać ich w terminach ustawowych np. w regulaminie zfśs. Ponadto, tacy pracodawcy mogą decydować o przekazaniu odpisów corocznie bez konieczności uprzedniego określenia terminu dokonania odpisu w regulacjach zakładowych. To pozwoli dostosować termin przekazania odpisów do aktualnej sytuacji firmy np. liczebności osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń socjalnych. Pracodawcy powinni jednak pamiętać, aby przekazać odpisy w terminie umożliwiającym wypłatę świadczeń z zfśs.

© Licencja na publikację
© ℗ Wszystkie prawa zastrzeżone
Źródło: Rzeczpospolita

ZFŚS

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: zfśs) pracodawca tworzy z własnych środków, dokonując stosownych odpisów, które przekazuje na rachunek bankowy funduszu. Utworzenie zfśs to zatem nic innego, jak dokonanie przez pracodawcę czynności technicznej sprowadzającej się do naliczenia stosownych odpisów.

Pracodawcy, którzy nie prowadzą działalności w formie jednostek budżetowych ani samorządowych zakładów budżetowych, tworząc zfśs mają obowiązek przekazać równowartość odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku. Do 31 maja muszą jednak przekazać do funduszu 75 proc. równowartości odpisów podstawowych.

Pozostało 92% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Waldemar G.
Prawo karne
CBA zatrzymało znanego adwokata. Za rządów PiS reprezentował Polskę
Sprawdź Ofertę Powitalną z Kontem Oszczędnościowym ważną do 22.05.2024 r.
Materiał Promocyjny
Sprawdź Ofertę Powitalną z Kontem Oszczędnościowym ważną do 22.05.2024 r.
Advertisement
Poświadczenie nabycia spadku u notariusza: koszty i zalety
Spadki i darowizny
Poświadczenie nabycia spadku u notariusza: koszty i zalety
Ministerstwo Zdrowia
Podatki
Składka zdrowotna na ryczałcie bez ograniczeń. Rząd zdradza szczegóły
Kiedy można wyłączyć grunty z produkcji rolnej
Ustrój i kompetencje
Kiedy można wyłączyć grunty z produkcji rolnej
Nowe, w pełni elektryczne BMW iX2 już od 2200 PLN netto/mies.
Materiał Promocyjny
Nowe BMW iX2 już od 999 PLN netto/mies. z dopłatą w programie „Mój Elektryk”.
Sejm rozpoczął prace nad reformą TK. Dwie partie chcą odrzucenia projektów
Sądy i trybunały
Sejm rozpoczął prace nad reformą TK. Dwie partie chcą odrzucenia projektów
Nowy Lexus LBX. Crossover dostępny już od 139 900 zł. Umów się na jazdę testową.
Materiał Promocyjny
Nowy Lexus LBX. Crossover dostępny już od 139 900 zł. Umów się na jazdę testową.
Advertisement
e-Wydanie