Do trzech miesięcy
Żaden przepis nie limituje długości podróży służbowej. Ograniczenie w tym zakresie wynika jednak z samej umowy o pracę. Artykuł 29 § 1 k.p. stanowi, że określa się w niej m.in. warunki pracy i płacy, w szczególności rodzaj pracy i miejsce jej wykonywania. Zgodnie zaś z art. 29 § 4 k.p. zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. Zmieniając je na niekorzyść pracownika, trzeba zastosować art. 42 § 1 k.p. Przepis ten wskazuje, że do wypowiedzenia wynikających z umowy warunków pracy i płacy stosuje się przepisy o wypowiedzeniu umowy, a więc należy zachować okresy wypowiedzenia określone przez ustawodawcę. Nie jest to jednak konieczne – zgodnie z art. 42 § 4 k.p. – w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia pensji i odpowiada kwalifikacjom podwładnego.
Przywołany przepis nie stanowi co prawda o podróży służbowej, jednak na jego podstawie przyjmuje się, że delegacja nie może trwać dłużej niż trzy miesiące. Należy tu jednak się kierować przede wszystkim zdrowym rozsądkiem, uwzględniać faktyczne potrzeby pracodawcy i pamiętać o incydentalnym charakterze takiego wyjazdu.
Praca na wyjeździe
Słownik języka polskiego definiuje „oddelegowanie" jako przeznaczenie kogoś do wykonania jakiegoś zadania służbowego. Zatem oddelegowanie to polecenie pracownikowi wykonywania określonej pracy. Kodeks pracy pozwala pracodawcy oddelegować pracownika do innej pracy i w inne miejsce bez zmiany warunków umowy na okres nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym. Zastrzega również, że praca musi być zgodna z kwalifikacjami zatrudnionego (zob. wyrok SN z 8 maja 1997 r., I PKN 131/97). Gdyby potrzeby pracodawcy wymagały dłuższego niż trzy miesiące oddelegowania, wówczas należy się zastosować do art. 42 § 1 i 2 k.p., czyli wręczyć wypowiedzenie warunków umowy na piśmie.
Mniej obciążeń
Kiedy pracodawca oddelegowuje pracownika, nie musi, ale może pokryć koszty związane ze zmianą miejsca świadczenia pracy, np. noclegu czy transportu. Jednak w takiej sytuacji nie są one wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych, jak w przypadku podróży służbowej. Traktuje się je jako przychód ze stosunku pracy, który reguluje art. 12 updof. Wyjątek stanowi jedynie zwrot kosztów zakwaterowania do wartości 500 zł miesięcznie (art. 21 ust. 1 pkt 19 updof), ale pod warunkiem, że pracownik nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.
W przypadku oddelegowania do pracy za granicą wolna od podatku dochodowego jest kwota odpowiadająca 30 proc. diet, które pracownik otrzymałby, gdyby był w podróży służbowej (ich wysokość zależy od kraju, w którym czasowo wykonuje obowiązki). Równowartość 100 proc. diet obniża natomiast podstawę składek społecznych, ale pod warunkiem, że tak ustalony miesięczny przychód stanowiący podstawę składek nie jest niższy od kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej (art. 19 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Zasadnicze różnice
Z tych rozważań wynika, że podróż służbowa jest związana zwykle ze stosunkiem pracy (choć nie tylko), jest specyficzną formą wykonywania zadania, należności z jej tytułu wynikają z przepisów prawa, są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych i od składek na ubezpieczenia społeczne – ale do wysokości limitów wskazanych w rozporządzeniu. Oddelegowanie stanowi zaś polecenie wykonania pracy w ramach umowy, które nie ma przywilejów podatkowych i składkowych, nawet jeśli pracodawca dobrowolnie pokryje dodatkowe koszty związane np. ze zmianą miejsca świadczenia pracy.
