fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Kadry

Oddelegowanie to nie to samo co delegacja

www.sxc.hu
Podróż służbowa ma incydentalny charakter, a jej koszty ma pokryć pracodawca. Godząc się zaś na oddelegowanie, pracownik czasowo zmienia miejsce pracy i co do zasady sam powinien zadbać o mieszkanie i transport.
Kodeks pracy wspomina o podróży służbowej w art. 775 § 1. Stanowi on, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 22 lutego 2008 r. (I PK 208/07), aby mówić o takiej podróży, potocznie zwanej delegacją, muszą wystąpić trzy cechy:
1) wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę, 2) ma się to odbywać poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy,
3) konieczne jest polecenie pracodawcy. W uzasadnieniu uchwały składu siedmiu sędziów z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08) Sąd Najwyższy podkreślił incydentalność podróży służbowej.

Należności za wyjazd

Artykuł 775 § 2 k.p. deleguje ministrowi do spraw pracy określenie w drodze rozporządzenia wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej. Obecnie obowiązuje rozporządzenie MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 167). Ma ono zastosowanie zarówno do podróży krajowych, jak i zagranicznych. Określa wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania wyjazdu, a w przypadku delegacji poza granicami kraju – walutę, w jakiej ustalana jest dieta i limit wydatków na nocleg w poszczególnych państwach, oraz warunki zwrotu kosztów związanych zarówno z podróżą krajową, jak i zagraniczną. Pracodawca ma obowiązek pokryć te koszty.

Definicja przychodu

Przychodami ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania, a w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop, wszelkie inne kwoty – niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. Takim przychodem są również świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. To definicja przychodu z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof). Zatem dieta i inne należności z tytułu podróży służbowej również są dla pracownika przychodami ze stosunku pracy. Jednak z uwagi na to, że podróż służbowa to rodzaj niedogodności, a należności określone w przywołanym rozporządzeniu mają ją zrekompensować, w art. 21 ust. 1 pkt 16 updof ustawodawca zwalnia je od podatku, choć pod pewnymi warunkami. Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika lub osoby niebędącej pracownikiem do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach określających wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej – na obszarze kraju oraz poza jego granicami – przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

Podstawa składek

Generalną zasadą jest to, że podstawę składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu updof. Jednak składek również nie płaci się – jak wskazuje rozporządzenie MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe) – od należności z tytułu delegacji, które nie przekraczają kwot, jakie z tytułu podróży służbowej otrzymałby pracownik sfery budżetowej.

Do trzech miesięcy

Żaden przepis nie limituje długości podróży służbowej. Ograniczenie w tym zakresie wynika jednak z samej umowy o pracę. Artykuł 29 § 1 k.p. stanowi, że określa się w niej m.in. warunki pracy i płacy, w szczególności rodzaj pracy i miejsce jej wykonywania. Zgodnie zaś z art. 29 § 4 k.p. zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. Zmieniając je na niekorzyść pracownika, trzeba zastosować art. 42 § 1 k.p. Przepis ten wskazuje, że do wypowiedzenia wynikających z umowy warunków pracy i płacy stosuje się przepisy o wypowiedzeniu umowy, a więc należy zachować okresy wypowiedzenia określone przez ustawodawcę. Nie jest to jednak konieczne – zgodnie z art. 42 § 4 k.p. – w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia pensji i odpowiada kwalifikacjom podwładnego. Przywołany przepis nie stanowi co prawda o podróży służbowej, jednak na jego podstawie przyjmuje się, że delegacja nie może trwać dłużej niż trzy miesiące. Należy tu jednak się kierować przede wszystkim zdrowym rozsądkiem, uwzględniać faktyczne potrzeby pracodawcy i pamiętać o incydentalnym charakterze takiego wyjazdu.

Praca na wyjeździe

Słownik języka polskiego definiuje „oddelegowanie" jako przeznaczenie kogoś do wykonania jakiegoś zadania służbowego. Zatem oddelegowanie to polecenie pracownikowi wykonywania określonej pracy. Kodeks pracy pozwala pracodawcy oddelegować pracownika do innej pracy i w inne miejsce bez zmiany warunków umowy na okres nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym. Zastrzega również, że praca musi być zgodna z kwalifikacjami zatrudnionego (zob. wyrok SN z 8 maja 1997 r., I PKN 131/97). Gdyby potrzeby pracodawcy wymagały dłuższego niż trzy miesiące oddelegowania, wówczas należy się zastosować do art. 42 § 1 i 2 k.p., czyli wręczyć wypowiedzenie warunków umowy na piśmie.

Mniej obciążeń

Kiedy pracodawca oddelegowuje pracownika, nie musi, ale może pokryć koszty związane ze zmianą miejsca świadczenia pracy, np. noclegu czy transportu. Jednak w takiej sytuacji nie są one wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych, jak w przypadku podróży służbowej. Traktuje się je jako przychód ze stosunku pracy, który reguluje art. 12 updof. Wyjątek stanowi jedynie zwrot kosztów zakwaterowania do wartości 500 zł miesięcznie (art. 21 ust. 1 pkt 19 updof), ale pod warunkiem, że pracownik nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. W przypadku oddelegowania do pracy za granicą wolna od podatku dochodowego jest kwota odpowiadająca 30 proc. diet, które pracownik otrzymałby, gdyby był w podróży służbowej (ich wysokość zależy od kraju, w którym czasowo wykonuje obowiązki). Równowartość 100 proc. diet obniża natomiast podstawę składek społecznych, ale pod warunkiem, że tak ustalony miesięczny przychód stanowiący podstawę składek nie jest niższy od kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej (art. 19 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Zasadnicze różnice

Z tych rozważań wynika, że podróż służbowa jest związana zwykle ze stosunkiem pracy (choć nie tylko), jest specyficzną formą wykonywania zadania, należności z jej tytułu wynikają z przepisów prawa, są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych i od składek na ubezpieczenia społeczne – ale do wysokości limitów wskazanych w rozporządzeniu. Oddelegowanie stanowi zaś polecenie wykonania pracy w ramach umowy, które nie ma przywilejów podatkowych i składkowych, nawet jeśli pracodawca dobrowolnie pokryje dodatkowe koszty związane np. ze zmianą miejsca świadczenia pracy.

Zdaniem autorki

Beata Spychała, samodzielna księgowa ds. kadr i płac, koordynator projektów w PKF Consult Czasem trudno wyznaczyć granicę między podróżą służbową a oddelegowaniem. Jednak mimo że obie formy wiąże przepis art. 42 § 4 k.p., należy pamiętać, że mają one odmienne cechy i inne świadczenia mają w nich miejsce. Główną cechą oddelegowania jest zmiana warunków umowy bez jej wypowiadania na okres nie dłuższy niż trzy miesiące w roku kalendarzowym. Podróż służbową wyróżnia natomiast wykonywanie zadania poza stałym miejscem pracy i jej incydentalność. Ponadto w przypadku podróży służbowej pracodawca ma obowiązek pokryć koszty z nią związane (noclegi i przejazdy, które są dla pracownika wolne od podatku dochodowego), natomiast przy oddelegowaniu może, ale nie musi kupować biletów czy wynajmować mieszkania pracownikowi. Jeśli to robi, ich wartość jest dla podwładnego przychodem do opodatkowania.
Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA