Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych wprowadziło liczne regulacje dotyczące prywatności i bezpieczeństwa danych, takie jak obowiązek informacyjny, regulowany na podstawie art. 13 i 14 RODO. Według niego administrator danych ma obowiązek poinformować osobę, której one dotyczą, kto będzie je przetwarzał, w jakim celu będzie to robił, na jakiej podstawie, a także o potencjalnych odbiorcach danych, a w niektórych sytuacjach także o prawnie uzasadnionym interesie administratora lub strony trzeciej.
– To zapewnienie osobom fizycznym lepszej kontroli, co dzieje się z ich danymi. Mają wiedzieć o samym przetwarzaniu, ale także o jego zasadach – wyjaśnia mec. Monika Bogdał z Kancelarii Prawnej Piszcz i Wspólnicy.
Unijni regulatorzy przewidzieli, kiedy administrator zwolniony jest z obowiązku informacyjnego. Między innymi, gdy zainteresowanego poinformowano już o przetwarzaniu.
– Na podstawie art. 13 ust. 4 i art. 14 ust. 5 lit. a) RODO, jeśli osoba wie, kto jest administratorem jej danych osobowych, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej jej dane będą przetwarzane, jak długo etc., spełnienie obowiązku informacyjnego jest wyłączone – tłumaczy mec. Kinga Strychalska z Kancelarii Jedliński, Bierecki i Wspólnicy. RODO opisuje także sytuacje, w których dane osobowe pozyskuje się inaczej niż od osoby, której one dotyczą. Jak wylicza, obowiązku informacyjnego nie trzeba spełniać, m.in. gdy udzielenie informacji okazuje się niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku. Na przykład gdy klauzulę informacyjną należy przekazać bardzo szerokiemu kręgowi osób, co oznaczałoby znaczne koszty, lub gdy brakuje danych kontaktowych do osób, które mogłyby przekazać klauzule. Inna przesłanka zwalnia z obowiązku informacyjnego różnego rodzaju urzędy i organy administracyjne, wykonujące zadania w ramach prowadzonych postępowań. Okoliczności, w których administrator nie musi przekazywać informacji o przetwarzaniu danych, są też związane z tajemnicą zawodową, np. radców prawnych.
– Dane osobowe w takiej sytuacji muszą pozostać poufne. Brak obowiązku informacyjnego służy sprawnemu prowadzeniu postępowań przez organy administracji publicznej, jak chociażby przez policję – dodaje mec. Strychalska. Wszystkie wymienione wyżej przesłanki wynikają z art. 14 ust. 5 lit. b), c) i d) RODO.
Odstępstwa od konieczności przekazania klauzul informacyjnych nie istnieją bezpodstawnie. – Działania te mają być możliwie nieuciążliwe, wykonalne i zapewnić, że w określonych przypadkach będą dopuszczalne prawnie – tłumaczy mec. Bogdał.
Z drugiej strony mec. Strychalska mówi o minimalizacji – jeśli dane nie pozwalają administratorowi zidentyfikować osoby, której dotyczą, obowiązek informacyjny nie powinien obowiązywać.
