Informacja publiczna: ile kosztuje i w jakiej formie jest udostępniana

Zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej (dalej u.d.i.p.) – każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną. Podlega ona udostępnieniu i ponownemu wykorzystaniu. Prawo do takiej informacji przysługuje każdemu. Oznacza to, że od osoby ubiegającej się o informację publiczną nie wolno żądać uzasadnienia oraz wskazania celu, w jakim informacja ta ma zostać udostępniona.

Wyjątek w tym zakresie stanowi żądanie udostępnienia informacji przetworzonej, tj. takiej, która wymaga sporządzenia np. zestawienia z danych posiadanych przez podmioty posiadające te informacje.

Ustawowy obowiązek

W celu ujednolicenia systemu stron w sieci teleinformatycznej został utworzony urzędowy publikator teleinformatyczny, tj. Biuletyn Informacji Publicznej (BIP). Podmiotami, na których ciąży ustawowy obowiązek udostępnienia informacji publicznej, są m.in. organy władzy publicznej na szczeblu centralnym – np. minister, terenowe organy administracji rządowej – wojewoda, a także organy samorządu terytorialnego – starosta, prezydent miasta (burmistrz, wójt). Nadto podmiotami zobowiązanymi do udzielenia informacji publicznej są także m.in.: sądy, uczelnie publiczne, ale również spółki korzystające ze środków publicznych, np. PKP.

Organy władzy publicznej oraz podmioty wskazane powyżej są zobowiązane udostępnić informacje w Biuletynie Informacji Publicznej. Ponadto informacja publiczna może zostać udostępniona poprzez wyłożenie lub wywieszenie jej w miejscach ogólnie dostępnych, a także przez zainstalowanie w ww. miejscach urządzenia umożliwiającego zapoznanie się z tą informacją. Informacja publiczna, która może być udostępniona niezwłocznie, jest udostępniana w formie ustnej lub pisemnej bez pisemnego wniosku.

Jeżeli jednak informacja taka nie została udostępniona w sposób opisany powyżej, jest udostępniana na wniosek. Konieczne jest, aby wnioskodawca określił, w jakiej formie informacja ma zostać mu udostępniona m.in. w formie wydruku bądź w formie elektronicznej (przesłana za pomocą poczty elektronicznej bądź na nośnikach danych typu CD/DVD). Podmiot zobowiązany do udzielenia informacji publicznej udziela informacji zgodnie z wnioskiem.

W sytuacji gdy środki techniczne nie pozwalają udzielić informacji zgodnie z wnioskiem, podmiot zobowiązany do jej udzielenia informuje pisemnie wnioskodawcę o przyczynach braku możliwości udostępnienia informacji we wskazanej formie oraz wskazuje, w jakiej formie może zostać ona udzielona. Wnioskodawca ma 14 dni na określenie, czy podmiot ma udzielić informacji w formie wskazanej w powiadomieniu. Konsekwencją niewskazania formy udostępnienia informacji będzie umorzenie tego postępowania.

Bez zbędnej zwłoki

Udostępnienie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Jeżeli informacja ta nie może zostać udzielona w terminie 14 dni, podmiot zobowiązany do jej udzielenia musi powiadomić wnioskodawcę o powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim udostępnienie informacji będzie możliwe. Ustawa zastrzega jednak, że termin ten nie może być dłuższy niż dwa miesiące od dnia złożenia wniosku.

Dostęp do informacji publicznej jest bezpłatny. Jednakże, gdy podmiot obowiązany do jej udzielenia ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji lub koniecznością jej przekształcenia w formę wskazaną we wniosku, podmiot udostępniający informację publiczną może pobrać od wnioskodawcy opłatę, która odpowiada tym kosztom (tak orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w wyroku z 1 października 2014 r. sygn. II SA/Gd 594/14).

Organ powiadamia wnioskodawcę o wysokości opłaty w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Niemniej jednak po upływie tego terminu organ posiadający informację publiczną udostępnia ją, chyba że wnioskodawca w tym terminie dokonana modyfikacji wniosku albo też wniosek wycofa. Możliwość pobrania od wnioskodawcy dodatkowej opłaty powstaje dopiero, gdy informacja udzielana jest na wniosek.

Dodatkowe koszty

Organ nie może pobrać żadnej opłaty od informacji udzielonej w BIP oraz umieszczonej w miejscu ogólnie dostępnym. Ustawa nie precyzuje pojęcia „kosztów dodatkowych" aczkolwiek przyjmuje się, że kosztem dodatkowym jest koszt wykraczający poza normalne funkcjonowanie podmiotu zobowiązanego do udzielenia informacji publicznej.

Za dodatkowe koszty udzielenia informacji publicznej uważa się koszt przetworzenia lub przekształcenia informacji będącej przedmiotem wniosku. Do kosztów tych zalicza się m.in. konieczność korzystania z podmiotu zewnętrznego przy wytworzeniu, przekształceniu bądź przetworzeniu informacji publicznej, dodatkowy koszt pracy (konieczność pracy w godzinach nadliczbowych), wartość nośników danych – jednakże podkreślenia wymaga, że koszty te muszą wykraczać poza normalne koszty funkcjonowania podmiotu.

Ewentualne powiadomienie o wysokości kosztów udostępnienia informacji musi zostać określone w odniesieniu do konkretnie wskazanej sprawy. Organy nie mogą ustalić cennika za udostępnienie informacji na wniosek.

Egzekwowanie opłaty

Wymierzenie opłaty nie ma charakteru obligatoryjnego. Do uznania organu należy, czy powiadomi wnioskodawcę o poniesieniu dodatkowych kosztów udzielenia informacji. Z drugiej jednak strony ustawodawca w ustawie o dostępie do informacji publicznej w żaden sposób nie uregulował procedury egzekwowania ustalonej opłaty. W sytuacji gdy organ naliczył dodatkową opłatę i powiadomił wnioskodawcę o jej wysokości, a mimo to osoba ta nie ustosunkowała się do powiadomienia organu – informacja publiczna musi zostać udostępniona pomimo braku modyfikacji lub wycofania wniosku bądź też mimo braku uiszczenia opłaty.

Pomimo możliwości naliczenia opłaty dodatkowej przez podmioty dysponujące informacją publiczną – ustawa o dostępie do informacji publicznej nie daje żadnej możliwości egzekwowania dodatkowych kosztów jakie organy te faktycznie poniosły w związku z przetworzeniem oraz przekształceniem informacji publicznej.

podstawa prawna: art. 12 i 15 ustawy o dostępie do informacji publicznej (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 2058 ze zm.)

Paweł Sowisło , adwokat Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych P.J. Sowisło & Topolewski

Uiszczenie opłaty nie wpływa na udostępnienie informacji

„Dostęp do informacji publicznej jest co do zasady bezpłatny, o czym stanowi art. 7 ust. 2 u.d.i.p. Ustawa pozwala na odstąpienie od zasady bezpłatności tylko w sytuacji przewidzianej w art. 15 ust. 1, jeżeli w wyniku udostępnienia informacji publicznej na wniosek podmiot obowiązany do udostępnienia ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku. Podmiot ten może pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom. Z tego powodu, iż ktoś nie uiścił opłaty, nie można wydać decyzji o odmowie udzielenia informacji publicznej bądź pozostawić wniosek o jej udzielenie bez rozpoznania. Organ nie może uzależnić udostępnienia informacji publicznej od uiszczenia opłaty, skoro powstanie obowiązku uiszczenia opłaty w wysokości odpowiadającej kosztom związanym ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnia informacji i wezwanie strony do uiszczenia tej opłaty powoduje jedynie przesunięcie terminu udostępnienia tej informacji w zakresie określonym w przepisie art. 15 ust. 2 u.d.i.p.".

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 8 stycznia 2015 r., sygn. II SAB/Kr 372/14

Niedopuszczalne stawki ryczałtowe

- „Z art. 15 ust. 1 u.d.i.p. nie wynika zobowiązanie do ustalenia opłaty, a jedynie możliwość jej wymierzenia. Obciążenie opłatą ma w tej sytuacji charakter uznaniowy, co nakłada na adresata wniosku o udostępnienie informacji obowiązek starannego rozważenia, czy w konkretnym wypadku opłatę tę wymierzyć, a ponadto wykazania, że w wyniku udostępnienia informacji publicznej, w sposób zgodny z wnioskiem, poniesione zostały dodatkowe koszty.

- Dostęp do dokumentów zawierających informacje publiczne może polegać na ich okazaniu.

- Opłaty za udostępnienie informacji publicznej nie mogą być wprowadzone w formie cennika bądź stawek ryczałtowych.

- Odnośnie do kosztów przesłania przez organ żądanej informacji wnioskodawcy wyjaśnić należy, że użyte w art. 15 ust. 1 u.d.i.p. sformułowanie »dodatkowe koszty« wskazuje, że nie chodzi o wszelkie koszty związane z żądaniem udostępnienia informacji publicznej. Kosztem dodatkowym będzie w tej sytuacji wydatek rzeczywiście poniesiony ponad zwykły koszt funkcjonowania, związany z realizacją wskazanego we wniosku sposobu udostępniania lub koniecznością przekształcenia informacji. Musi to być koszt wykraczający poza normalne koszty funkcjonowania podmiotu zobowiązanego".