Przyczyn niezrozumiałości może być wiele. Autor mógł przecenić wiedzę wyjściową czytelnika i zaniedbać podania podstawowych faktów. Mógł nie dość przemyśleć strukturę tekstu i przedstawić informacje w sposób chaotyczny. Mógł ulec pokusie popisania się elokwencją i zasypać czytelnika obcymi wyrazami lub erudycyjnymi wstawkami. Jeżeli zależy nam na porozumieniu, warto wyrobić w sobie przekonanie, że odpowiedzialny za zrozumienie tekstu jest raczej autor niż czytelnik.
Każda grupa zawodowa posługuje się specyficzną odmianą języka, niekoniecznie zrozumiałą dla ogółu odbiorców. Dlatego przeznaczając tekst dla niespecjalisty, należy unikać słów typu „jurysprudencja", „delikt" czy „prejudykat". Używając słowa obcego pochodzenia, warto się też zastanowić, czy faktycznie jest ono niezbędne w tekście, czy raczej ma służyć budowaniu wizerunku autora. Prostota tekstu nie musi być wadą. Przeciwnie, może dowodzić znajomości tematu, dogłębnego przemyślenia problemu, a także dbałości o czytelnika.
Nieznajomość przedmiotu
Czytelnikowi może brakować wiedzy, by zrozumieć dane zagadnienie. Tymczasem niektóre komunikaty powinny być zrozumiałe dla wszystkich – od gimnazjalisty po profesora. Wtedy warto na początek zarysować sytuację, przedstawić fakty i reguły (przepisy), które do tych faktów mają zastosowanie. Najtrudniejszy przy tym może być wybór rzeczy faktycznie istotnych, by z kolei nie zasypać czytelnika zbędnymi szczegółami, które zaciemnią obraz, zamiast go rozjaśnić.
Przy pisaniu zawsze dobrze jest wyobrazić sobie czytelnika, przewidzieć, co wie, a co trzeba mu wyjaśnić. Jeśli nie znamy czytelnika albo kierujemy nasz tekst do szerokiego grona odbiorców, podstawowe informacje możemy oddzielić graficznie od pozostałych (np. podając je w ramce albo w osobnym podrozdziale), by z kolei nie zniechęcić do lektury bardziej zorientowanego odbiorcy.
Dla czytelników pism urzędowych lub prawniczych problemem może być nieznajomość ich standardowej struktury. Adresat długiego i trudnego pisma bierze się do lektury, stara się skupić, ale trafia na „rozbiegówkę" – podstawę prawną, zastrzeżenia, wyłączenia. Nie mogąc przebrnąć przez taki wstęp, rezygnuje z dalszego czytania, nieświadomy, że jedyna istotna dla niego informacja znajduje się w piątym akapicie od góry, a drugim od dołu.
