Postępowanie administracyjne: czy strona zapozna się z aktami sprawy poza siedzibą organu

- Osoba niepełnosprawna będąca stroną postępowania, z uwagi na swój stan zdrowia i miejsce zamieszkania (inna gmina), ma utrudniony dostęp do siedziby organu prowadzącego postępowanie i znajdujących się tam akt sprawy. Czy może zwrócić się do tego organu o to, aby umożliwił jej zapoznanie się z aktami w gminie, w której mieszka?

Tak. Obowiązki organu związane z zapewnieniem stronie dostępu do akt sprawy określono w art. 73 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.). Przewidziano w nim m.in., że stronie przysługuje prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, przy czym tych czynności dokonuje się w lokalu organu administracji, w obecności pracownika tego organu (art. 73 § 1–1a k.p.a.). Innym uprawnieniem przysługującym stronie jest możliwość zażądania przez nią uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy bądź wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, ale – inaczej niż w przypadku przeglądania akt, gdzie nie ma takiego wymogu – musi to być uzasadnione ważnym interesem strony (art. 73 § 2 k.p.a.). Jak zwrócono uwagę w wyroku Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 11 maja 2010 r. (sygn. I OSK 693/10, LEX nr 595477), z art. 73 § 1 k.p.a. co do zasady nie wynika, że na organie spoczywa obowiązek przesłania akt sprawy do miejscowości, w której mieszka strona, aby tam zapoznała się z nimi. Nie oznacza to jednak, że nie mogą zaistnieć wyjątkowe sytuacje, które poprzez uniemożliwienie stronie zapoznania się z aktami postępowania ograniczą jej czynny udział w postępowaniu. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 10 § 1 k.p.a. organ ma obowiązek zapewnić stronie czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić jej wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań (por. także art. 81 k.p.a.). W sytuacji, w której – ze względu na brak możliwości osobistego zapoznania się z aktami sprawy, spowodowany obiektywnie istniejącymi przeszkodami – strona byłaby pozbawiona możności obrony swoich praw w postępowaniu, organ może skorzystać z uprawnień jakie daje mu art. 52 k.p.a. (tryb pomocy prawnej).