Jeżeli organizacja pozarządowa spełnia jedno z kryteriów ustawy o dostępie do informacji publicznej (a wkrótce ustawy o jawności życia publicznego), a zwłaszcza gdy wykonuje zadania lub dysponuje majątkiem publicznym, powinna liczyć się z koniecznością ujawnienia niektórych danych lub dokumentów. Określenie tego obowiązku i sposobu jego spełnienia rodzi czasem problemy. Za przykład może posłużyć wniosek o dostęp do dokumentacji udziału w konkursie na wsparcie ze środków publicznych. Czy organizacja musi dzielić się wszystkimi zawartymi w nim informacjami? Wszak wniosek to nie tylko sformalizowana dokumentacja, ale i efekt pracy intelektualnej, cenny know-how tej NGO, a nawet element jej planów i strategii na przyszłość.
Jaki zakres informacji?
Obowiązek udostępniania informacji publicznej nie oznacza z pewnością, że zainteresowanemu należy przekazać każdą daną, której zażąda, w tym wszelkie dane organizacyjne, dane członków, informacje o planach i koncepcjach czy o możliwych kierunkach rozwoju. Żądaniem udostępnienia mogą być objęte jedynie dane noszące znamiona informacji publicznej w rozumieniu ustawy (informacje o sprawach publicznych).
Ustawowe kryteria informacji publicznej są bardzo pojemne, wyznaczają jednak granice. Co do zasady nie wymaga się więc od organizacji ujawniania planów, koncepcji, strategii czy know-how – nawet jeżeli dotyczą środków publicznych. Wszak planowanie i projektowanie wydarzeń, tworzenie dokumentacji zgłoszeniowej, ani nawet udział w postępowaniach o udzielenie dofinansowania nie mogą być traktowane jako wykonywanie zadań publicznych lub dysponowanie majątkiem publicznym.
Gdy jednak środki zostaną już przyznane, każdy zainteresowany może domagać się informacji o sposobie ich wydatkowania, przeznaczeniu, wysokości, beneficjentach i innych okolicznościach istotnych dla oceny, czy publiczne pieniądze wydawane są zgodnie z prawem i zapotrzebowaniem (a więc najczęściej zgodnie z wnioskiem). W takiej sytuacji może być trudno odmówić dostępu do dokumentacji konkursowej, w tym do wniosku o dofinansowanie, zwłaszcza gdy określa szczegółowo jej cel, zasady wydatkowania czy rozliczeń.
Co więcej, gdy wniosek dotyczy dostępu do określonych dokumentów, nie można oferować jedynie wybranych danych, np. w formie podsumowania. Tylko gdy środki techniczne, którymi dysponuje organizacja, nie pozwalają na udostępnianie żądanych informacji, można zaproponować inny sposób lub formę ich przekazania.