Czy urzędnik może pracować zdalnie na własnym komputerze

Nie ma przepisów, które by zabraniały wykonywanie pracy zdalnej przez pracowników z wykorzystaniem prywatnych urządzeń. Ta forma wykonywania obowiązków nie jest prawnie uregulowana. O pracy zdalnej, czyli tzw. home office, po raz pierwszy ustawodawca wspomniał w związku z pandemią koronawirusa. Zgodnie z art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem

COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - w celu przeciwdziałania

COVID-19 - pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Czytaj także:

Koronawirus: czy praca zdalna zostanie z nami na dobre

To nie jest telepraca...

Praca zdalna jest często utożsamiana z telepracą, która jest uregulowana w Kodeksie pracy. Jednak te formy wykonywania zdań różnią się od siebie. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wyjaśniło, że „praca zdalna jest pojęciem szerszym niż telepraca. Praca zdalna polega na wykonywaniu pracy poza miejscem jej stałego wykonywania na polecenie pracodawcy – w rozumieniu specustawy – w celu przeciwdziałania

COVID-19. Telepracą jest wykonywanie pracy regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Praca zdalna może natomiast polegać także na tym, że pracownik wykonuje pracę np. w domu bez użycia środków komunikacji elektronicznej (komputera, internetu). Przykładowo, pracownik w domu analizuje dokumenty, pisze opinię odręcznie itp., a następnie przekazuje pracodawcy efekt swojej pracy w sposób uzgodniony z pracodawcą."

...ale jej rozwiązania można przyjąć

Pomimo wspomnianych różnić pomiędzy tymi formami wykonywania obowiązków pracowniczych warto niektóre rozwiązania telepracy przenieść na grunt pracy zdalnej. I tak - zgodnie z art. 6711 Kodeksu pracy (k.p.) obowiązkiem pracodawcy jest dostarczenie telepracownikowi sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniającego określone wymagania i ubezpieczyć ten sprzęt, pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu, a także zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu. W przypadku pracy zdalnej, wykonywanej w ograniczonym przedziale czasowym, obowiązki pracodawcy na pewno nie są tak szerokie, gdyż nie jest ona wykonywana regularnie. Niemniej, to do pracodawcy należy obowiązek zapewnienia sprzętu niezbędnego do pracy.

Jednocześnie ww. art. 6711 w par. 2 zezwala na to by strony mogły określić w odrębnej umowie w szczególności:

- zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika (spełniającego wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego);

- zasady porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności telepracownika na stanowisku pracy;

- sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracownika.

Ochrona danych osobowych

Urząd Ochrony Danych Osobowych w poradniku dla szkół, pt. „Dane osobowe bezpieczne podczas zdalnego nauczania" z 31 marca 2020 r. odniósł się do wykorzystywania prywatnych urządzeń przez nauczycieli, które to uwagi można zastosować do wszystkich zatrudnionych – także w urzędach. Czytamy tam: RODO nie zabrania wykorzystywania przez nauczyciela prywatnego komputera, tabletu, czy telefonu do przetwarzania danych osobowych w związku ze zdalnym prowadzeniem zajęć. Urządzenia te muszą być jednak odpowiednio zabezpieczone, a nauczyciel powinien postępować zgodnie z polityką lub inną procedurą wprowadzoną w tym zakresie w szkole. W poradniku tym określono także zasady, które muszą być przestrzegane >patrz ramka.

Pracodawca dla zapewnienia ochrony danych osobowych powinien wzorując się na art. 6712 k.p. ustalić zasady ochrony danych przekazywanych urzędnikowi. Przepis ten zobowiązuje go też do przeprowadzenia (w miarę potrzeb) instruktażu i szkolenia w tym zakresie. Telepracownik potwierdza na piśmie zapoznanie się z tymi zasadami oraz jest obowiązany do ich przestrzegania. Warto tę zasadę wdrożyć w urzędzie.

Ważne

Nieprzestrzeganie zasad ochrony danych skutkuje odpowiedzialnością porządkową, materialną w razie wystąpienia szkody pracodawcy oraz zależnie od okoliczności może stanowić uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony, a nawet rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia w trybie art. 52 kodeksu pracy.

Podstawa prawna: Art. 3 ustawy 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (DzU z 2020 r. poz. 374 ze zm.)

Art. 6711, art. 6712 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. DzU. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.)

Zasady bezpieczeństwa

Podczas korzystania z prywatnego sprzętu należy:

- sprawdzić, czy wykorzystywane urządzenie ma aktualny system operacyjny, czy używane są na nim programy, w szczególności antywirusowe, czy dokonane są niezbędne aktualizacje.

Na bieżąco aktualizowane powinny być także zainstalowane programy antymalware i antyspyware. Należy rozważnie instalować na swoich urządzeniach oprogramowanie i pobierać je tylko z wiarygodnych źródeł (ze stron producentów),

- przechowując dane na sprzęcie, do którego mogą mieć dostęp inne osoby, należy używać mocnych haseł dostępowych, a przed odejściem od stanowiska pracy urządzenie powinno zostać zablokowane,

- zalecane jest także skonfigurowanie automatycznego blokowania komputera po pewnym czasie bezczynności, oraz założenie odrębnych kont użytkowników w przypadku korzystania z komputera przez wiele osób,

- podczas korzystania z programów lub aplikacji mobilnych należy korzystać z możliwych do zastosowania w nich mechanizmów ochrony prywatności użytkowników. Jeśli użycie jakiegoś programu wymaga logowania, warto zadbać o silne hasło dostępu, a dodatkowo chronić je przed utratą czy dostępem osób nieuprawnionych,

- gdy dane są przechowywane na urządzeniach przenośnych (np. pamięć USB), muszą być bezwzględnie szyfrowane i chronione hasłem, by zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem,

- korespondencję e-mail należy prowadzić ze służbowej skrzynki pocztowej. Jeżeli urząd nie zapewnił urzędnikowi służbowych skrzynek poczty elektronicznej, to jeżeli wykorzystuje on do celów służbowych prywatną skrzynkę pocztową musi pamiętać, aby korzystać z niej w sposób rozważny i bezpieczny,

- szczególną uwagę urzędnik musi zwrócić na zabezpieczenie danych osobowych udostępnianych w przesyłanych wiadomościach. Zawsze przed wysłaniem wiadomości, trzeba upewnić się, czy niezbędne jest wysłanie danych osobowych, oraz czy zamierza wysyłać się ją do właściwego adresata. Ponadto trzeba sprawdzić, czy w nazwie adresu e-mail adresata nie ma np. przestawionych lub pominiętych znaków tak, aby nie wysłać takiej wiadomości