Jakich formalności dopełnić przed imprezą masową

Organem wydającym zezwolenie na imprezę masową jest wójt (burmistrz, prezydent miasta) właściwy ze względu na miejsce jej przeprowadzenia – art. 24 ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych (dalej u.b.i.m.). Zezwolenie jest wydawane na wniosek organizatora imprezy, którym może być osoba prawna, osoba fizyczna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej (art. 3 pkt. 9 u.b.i.m.).

Możliwe jest zorganizowanie imprezy masowej przez kilku organizatorów. Gdyby bowiem ustawodawca wykluczał przeprowadzenia takiej imprezy przez kilka podmiotów, to dałby temu wyraz w przepisach u.b.i.m. (tak WSA w Poznaniu z 8 kwietnia 2009 r. sygn. IV SA/Po 524/08). Postępowanie w sprawie wydania zezwolenia prowadzi się zgodnie z przepisami kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.), jeżeli przepisy u.b.i.m. nie stanowią inaczej (art. 4 u.b.i.m.).

Obowiązki organizatora

Organizator imprezy masowej powinien wystąpić do wójta z wnioskiem o wydanie zezwolenia na jej przeprowadzenie nie później niż na 30 dni przed planowanym terminem jej rozpoczęcia (art. 25 u.b.i.m.). Termin ten może jednak zostać skrócony do 14 dni w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy potrzeba organizacji imprezy wynika z nagłych przyczyn oraz jeżeli charakter imprezy odpowiada przeznaczeniu obiektu określonemu w projekcie budowlanym tego obiektu. W przepisach nie określono wzoru wniosku o wydanie zezwolenia, ale niektóre urzędy publikują takie wzory na swoich stronach internetowych (por. np. https://www.um.warszawa.pl lub http://bip.poznan.pl).

W terminie do złożenia wniosku o wydanie zezwolenia, organizator imprezy masowej musi także:

- zwrócić się do właściwych miejscowo: komendanta powiatowego (rejonowego, miejskiego) Policji i komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, dysponenta zespołów ratownictwa medycznego i państwowego inspektora sanitarnego z wnioskiem o wydanie opinii o niezbędnej wielkości sił i środków potrzebnych do zabezpieczenia imprezy, zastrzeżeniach do stanu technicznego obiektu (terenu) oraz o przewidywanych zagrożeniach,

- powiadomić właściwego miejscowo: komendanta oddziału Straży Granicznej – w przypadku przeprowadzania imprezy w strefie nadgranicznej oraz komendanta terenowej jednostki organizacyjnej Żandarmerii Wojskowej - w razie przeprowadzania imprezy na terenach będących w zarządzie jednostek organizacyjnych podległych, podporządkowanych lub nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej.

Zasadą jest, że właściwi miejscowo: komendant powiatowy Policji, komendant powiatowy Państwowej Straży Pożarnej, dysponent zespołów ratownictwa medycznego i państwowy inspektor sanitarny mają obowiązek wydać wskazane wyżej opinie w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku o ich wydanie. W sytuacji, gdy termin na złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej jest skrócony z 30 do 14 dni, wydanie opinii powinno nastąpić w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania wniosku. Do opinii tych nie ma zastosowania art. 106 k.p.a. W omawianym przypadku to nie organ właściwy w sprawie wydania zezwolenia występuje o zajęcie stanowiska przez inny organ, ale strona ma obowiązek uzyskania stanowiska innego organu. Wskazane wyżej opinie zachowują ważność przez sześć miesięcy od dnia ich wydania.

Wymagane załączniki

Do wniosku o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej organizator powinien dołączyć:

- program i regulamin imprezy, wraz z informacją o sposobie udostępnienia go uczestnikom imprezy,

- regulamin obiektu (terenu), wraz z informacją o sposobie udostępnienia go uczestnikom imprezy,

- pisemną instrukcję określającą zadania służby porządkowej i służby informacyjnej,

- informację o warunkach łączności między podmiotami biorącymi udział w zabezpieczeniu imprezy,

- graficzny plan obiektu (terenu), na którym ma być przeprowadzona impreza, wraz z jego opisem, zawierający:

– oznaczenie dróg dojścia i rozchodzenia się osób uczestniczących w imprezie, dróg ewakuacyjnych i dróg dojazdowych dla pojazdów służb ratowniczych i Policji,

– oznaczenie punktów pomocy medycznej, punktów czerpalnych wody do celów przeciwpożarowych oraz punktów informacyjnych,

– oznaczenie lokalizacji hydrantów przeciwpożarowych, zaworów, przyłączy wody, gazu i energii elektrycznej oraz innych elementów mających wpływ na bezpieczeństwo użytkowników obiektu lub terenu,

– informacje o rozmieszczeniu służb porządkowych oraz służb informacyjnych, rozmieszczeniu osób uczestniczących w imprezie i ewentualnym rozdzieleniu ich według sektorów oraz o rozmieszczeniu punktów gastronomicznych i sanitariatów, a także

– oznaczenie sektorów, na których podczas meczu piłki nożnej zostaną udostępnione miejsca stojące – jeżeli organizator zamierza udostępnić uczestnikom miejsca stojące,

- instrukcję postępowania w razie powstania pożaru lub innego miejscowego zagrożenia w miejscu i w czasie imprezy (zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 13 sierpnia 2009 r. w sprawie zakresu takiej instrukcji),

- terminarz rozgrywek meczów piłki nożnej lub terminarz innych imprez masowych - w przypadku imprez masowych organizowanych cyklicznie,

- informację o:

– liczbie miejsc dla osób na imprezie, a jeżeli organizator zamierza udostępnić na meczu piłki nożnej miejsca stojące – również liczbie miejsc stojących,

– przewidywanych zagrożeniach bezpieczeństwa i porządku publicznego, a także

– liczbie, organizacji, oznakowaniu, wyposażeniu i sposobie rozmieszczenia służby porządkowej oraz służby informacyjnej,

- informację o osobie wyznaczonej na kierownika do spraw bezpieczeństwa, w tym jej dane obejmujące: imię, nazwisko, numer PESEL - o ile został nadany, numer i datę wydania zaświadczenia o ukończeniu szkolenia dla kierowników do spraw bezpieczeństwa imprez masowych, a w przypadku imprezy masowej podwyższonego ryzyka dodatkowo numer wpisu na listę kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej,

- informację o sposobie zapewnienia identyfikacji osób biorących udział w imprezie masowej - w przypadku meczu piłki nożnej lub imprezy masowej podwyższonego ryzyka,

- informację o zainstalowanych urządzeniach rejestrujących obraz i dźwięk (art. 11 u.b.i.m.),

- informację o powiadomieniu właściwego miejscowo: komendanta oddziału Straży Granicznej lub komendanta terenowej jednostki organizacyjnej Żandarmerii Wojskowej - w razie przeprowadzania imprezy w strefie nadgranicznej lub na terenach będących w zarządzie jednostek organizacyjnych podległych, podporządkowanych lub nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej,

- harmonogram udostępnienia obiektu lub terenu uczestnikom imprezy oraz harmonogram opuszczenia przez nich tego obiektu lub terenu, jeżeli regulamin imprezy przewiduje zmienną liczbę osób w czasie jej trwania,

- informację o miejscach i czasie, w których będą sprzedawane, podawane lub spożywane napoje alkoholowe (art. 8a u.b.i.m.).

Opinie właściwych miejscowo: komendanta powiatowego Policji, komendanta powiatowego Państwowej Straży Pożarnej, dysponenta zespołów ratownictwa medycznego i państwowego inspektora sanitarnego, a także instrukcję postępowania w razie powstania pożaru lub innego miejscowego zagrożenia w miejscu i w czasie imprezy organizator dołącza do wniosku o wydanie zezwolenia niezwłocznie, nie później niż na 14 dni przed terminem rozpoczęcia imprezy. W razie skrócenia terminu na złożenie wniosku o wydanie zezwolenia z 30 do 14 dni, wymienione wyżej opinie i instrukcję organizator powinien dołączyć do wniosku niezwłocznie.

Przykład:

Z opinii właściwego miejscowo komendanta powiatowego Policji wynika, że dana impreza powinna zostać zakwalifikowana jako impreza masowa podwyższonego ryzyka (patrz definicje). W takim przypadku organizator może dołączyć do dokumentacji wniosek o zezwolenie na zapewnienie przez niego na tej imprezie mniejszej liczebności służby porządkowej i informacyjnej niż określona w art. 6 ust. 2 pkt 2 u.b.i.m. Zgodnie z tym przepisem w przypadku imprezy masowej podwyższonego ryzyka wymaganych jest co najmniej 15 członków służb: porządkowej i informacyjnej na 200 osób, które mogą być obecne na imprezie, oraz co najmniej dwóch członków służb: porządkowej lub informacyjnej na każde następne 100 osób, przy czym nie mniej niż 50 proc. ogólnej liczby członków służb powinni stanowić członkowie służby porządkowej. Natomiast, w myśl art. 6 ust. 2 pkt 1 u.b.i.m., na imprezie niebędącej imprezą masową podwyższonego ryzyka wymaganych jest co najmniej 10 członków służb: porządkowej i informacyjnej na 300 osób, które mogą być obecne na imprezie, oraz co najmniej 1 członek służby porządkowej lub służby informacyjnej na każde następne 100 osób, przy czym nie mniej niż 20 proc. ogólnej liczby członków służb powinni stanowić członkowie służby porządkowej. W razie złożenia wskazanego wyżej wniosku, organ właściwy w sprawie zezwolenia, biorąc pod uwagę przewidywane zagrożenia dla bezpieczeństwa i porządku publicznego, po konsultacji z właściwym miejscowo komendantem powiatowym Policji, może w zezwoleniu uwzględnić taki wniosek i zezwolić organizatorowi na zapewnienie mniejszej liczebności służby porządkowej i informacyjnej niż przewidziana dla imprezy masowej podwyższonego ryzyka. Liczba służb informacyjnych nie może być jednak niższa niż określona zgodnie z art. 6 ust. 2 pkt 1 u.b.i.m. (dla imprezy niebędącej imprezą podwyższonego ryzyka), a liczba służb porządkowych powinna być zwiększona przynajmniej o 200 proc. w stosunku do liczby określanej zgodnie z tym przepisem.