Podróże służbowe na nowych zasadach od 2012 r.

Resort pracy przygotował projekt rozporządzenia w sprawie wysokości oraz ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

O planach tych pisaliśmy w artykule "30 złotych na przeżycie w czasie delegacji".

Przedstawiamy szczegóły ministerialnych propozycji w odniesieniu do krajowych podróży służbowych.

Podróże krajowe i zagraniczne w jednym rozporządzeniu

Od 1 stycznia 2012 r. cała problematyka rozliczania pracowniczych służbowych wojaży, zarówno krajowych, jak i zagranicznych uregulowana byłaby w jednym rozporządzeniu.

Dotyczyłoby ono - tak jak obecnie - pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej, ale nadal przepisy te byłyby istotne również dla prywatnych pracodawców. Ci bowiem cały czas ustalając zasady rozliczania pracowniczych podróży służbowych, nie mogą tego czynić dowolnie. Nie mogą być one mniej korzyste, niż te przewidziane w rozliczaniu podróży "budżetówki".

Pracodawca określa środek transportu, jego rodzaj i klasę

Z nowego rozporządzenia wynikałoby wprost, że pracodawca określa nie tylko właściwy środek transportu, którym ma się poruszać delegowany pracownik, ale również jego rodzaj i klasę.

Oznaczałoby to, że pracownik, który według wytycznych pracodawcy powinien pojechać np. drugą klasą w pociągu pośpiesznym do Poznania, a pojechał pierwszą klasą Intercity, mógłby nie dostać zwrotu za bilet kolejowy Intercity, lecz jedynie kwotę, jaką zapłaciłby za bilet zakupiony na warunkach określonych przez pracodawcę (a więc za drugą klasę w pociągu pośpiesznym).

Wyższe diety krajowe, zwrot za parking i autostradę

Wysokość krajowej diety ma wzrosnąć do 30 zł za dobę podróży.

Nowością byłaby możliwość uzyskania częściowej diety, jeśli jedynie część posiłków jest fundowana przez pracodawcę.

Przykład

Jeśli pracownik ma zagwarantowane śniadanie czy kolację, jego dzienna dieta zostałaby obcięta o 25 proc. Jeśli pracodawca postawiłby mu obiad, podwładny mógłby liczyć na 50 proc. diety.

Takie same zasady obowiązywałyby, jeśli w ramach wykupionej usługi hotelowej serwowane byłyby posiłki.

Krajowy hotel maksymalnie za 600 zł

Za nocleg w hotelu czy innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie (np. motelu, pensjonacie czy gospodarstwie agroturystycznym) pracownikowi przysługiwałby zwrot poniesionych kosztów na podstawie przedstawionych pracodawcy rachunków, ale z pewnym ograniczeniem..

Pracownik, któremu pracodawca nie zapewniłby bezpłatnego noclegu i który sam decydowałby o miejscu swojego noclegu, musiałby pamiętać, że nie naciągnie pracodawcy na kwotę wyższą niż 600 zł za jedną dobę hotelową. Maksymalna kwota zwrotu wydatków noclegowych jest bowiem proponowana na poziomie 20-krotności stawki diety.

Zwrot za polski parking i autostradę

Pracownik mógłby domagać się do pracodawcy zwrotu innych, niezbędnych i udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Proponowane kryterium niezbędności innych wydatków jest warunkiem nowym; dawałoby ono pracodawcy furtkę do określenia zarówno rodzaju jak i wysokości kosztów.

W § 4 projektu rozporządzenia przedstawiono katalog wydatków należących do innych i niezbędnych wydatków. Byłyby nimi w szczególności:

- opłaty za bagaż,

- opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami,

- postój w strefie płatnego parkowania (a więc obszar uznany w uchwale gminy za teren w którym pobiera się opłaty za parkowanie),

- opłata za miejsce parkingowe (jeśli pracownik odbywa podróż służbową własnym).

Na szczęście katalog nie miałby być katalogiem niezamkniętym, co oznaczałoby, że jedynie od dobrej woli pracodawcy zależałoby, czy np. opłata za miejsce parkingowe samochodu pracodawcy będzie uznana za inny, dodatkowy i - co najważniejsze z punktu widzenia pracownika - podlegający zwrotowi wydatek.