Jak to się robi w Ameryce

Jednak już wcześniej, przed wejściem w życie ustawy z 2010 r. istniał nieformalny ruch urzędników federalnych, przekonanych, że obywatelom należy się jasna komunikacja.

W połowie lat 90. XX wieku opublikowali oni pierwszą wersję wytycznych dotyczących prostego pisania w administracji (Federal Plain Language Guidelines). Wytyczne te są regularnie uzupełniane i uaktualniane. Wiele z nich można – i warto – przeszczepić na polski grunt. Poniżej przedstawiamy kilka zasad zawartych w tym dokumencie.

1. Myśl ?o odbiorcach

Upewnij się, że wiesz, do kogo piszesz. Nie pisz z myślą o kolegach ani przełożonych. Jeśli jest kilka grup odbiorców, do każdej z nich zwracaj się osobno – nie wszyscy potrzebują wszystkich informacji. Ludzie chcą czytać o tym, co ich dotyczy. Pisząc, przyjmuj ich punkt widzenia.

Pisanie prostym językiem nie oznacza pisania jak do dzieci. Oznacza pisanie w ten sposób, by odbiorca łatwo i szybko uzyskał potrzebną mu informację.

2. Zadbaj ?o organizację ?tekstu

Dobra organizacja to podstawa. Zacznij od określenia, jaki jest cel dokumentu i co jest jego kluczową myślą. To pozwoli wyeliminować zbędne treści.

Najważniejsza informacja powinna się znaleźć na początku, a informacje dodatkowe (jeśli są potrzebne) bliżej końca.

Ludzie czytają dokumenty, żeby znaleźć odpowiedź. Chcą się szybko dowiedzieć, jak coś zrobić i co się stanie, jeśli tego nie zrobią. Pomyśl, jakie pytania może mieć czytelnik, i odpowiadaj na nie w przewidywanej kolejności ich zadawania. Jeśli odbiorca musi podjąć kilka działań, przedstaw je w kolejności chronologicznej.

Najpierw podaj informacje podstawowe dotyczące wszystkich odbiorców, a potem ewentualne wyjątki dotyczące specyficznych przypadków.

3. Dobieraj ?odpowiednie ?słowa

Wyrażaj się zwięźle i precyzyjnie. Używaj powszechnie znanych słów w ich powszechnie znanym znaczeniu. Dzięki temu unikniesz konieczności stosowania definicji. Szczególnie niewskazane są definicje zmieniające powszechnie przyjęte znaczenie jakiegoś słowa.

Stosuj raczej stronę czynną niż bierną. Unikaj zbitek rzeczowników (typu „w przypadku niepodjęcia decyzji przed urząd" – lepiej: „jeśli urząd nie podejmie decyzji"). Czasowniki dodają dynamizmu i ułatwiają zrozumienie tekstu.

Wykreślaj zbędne słowa („przeanalizował" zamiast „dokonał analizy", „odpowiednio" zamiast „w odpowiedni sposób"). Unikaj prawniczego i technicznego żargonu, nie nadużywaj wyrazów obcych. Fachowa terminologia bywa niezbędna, ale używaj jej z umiarem. Piszesz po to, żeby o czymś poinformować, a nie żeby wywrzeć wrażenie na odbiorcach.

4. Nie pisz ?długich zdań

Zdania powinny być krótkie. Wielokrotnie złożone zdania, najeżone zastrzeżeniami i wyjątkami, zniechęcają do lektury. Oprzyj się pokusie, żeby całą treść zawrzeć w jednym zdaniu.

Unikaj skomplikowanych konstrukcji składniowych. Pilnuj, aby powiązane ze sobą słowa znajdowały się blisko siebie.

5. Zadbaj ?o zrozumiałość ?tekstu

Dziel tekst na krótkie akapity. Każdy akapit powinien poruszać jeden temat.

Główna treść akapitu powinna być zawarta w pierwszym zdaniu. Zapewni to niezbędny kontekst i ułatwi zrozumienie całości. Wielu czytelników ma tendencję do prześlizgiwania się wzrokiem po tekście.  Mając główną treść w zdaniu otwierającym akapit, stracą mniej czasu na lekturę.

Zadbaj o łączniki – pomiędzy akapitami i poszczególnymi zdaniami. Pokazuj związek logiczny między kolejnymi fragmentami (stosując zwroty takie jak „w efekcie", „pomimo to", „poza tym").

Używaj przykładów. Zwłaszcza skomplikowane treści łatwiej jest zrozumieć na przykładzie.

Stosuj (z umiarem) listy wypunktowane i pogrubienia. Skomplikowane treści przedstawiaj w tabelach. W miarę możności stosuj rysunki, zdjęcia lub plany.

6. Zadbaj ?o przejrzystość dokumentu

Dopilnuj, by dokument był łatwy w czytaniu. Gęsto zadrukowane strony budzą odruchowy opór. Takie teksty często trafiają na kupkę „do przeczytania później" – nawet jeśli adresat zdaje sobie sprawę, że powinien zapoznać się z ich treścią.

Ważnym elementem tekstu są wolne miejsca, pozwalające oku odpocząć. Dlatego tak ważne są nagłówki, krótkie akapity, listy wypunktowane i tabele. Oczywiście nadmiar wyróżników utrudnia lekturę, zamiast ją ułatwiać.

Większość tych zaleceń można stosować również w Polsce. Oczywiście nie należy się ich trzymać bezrefleksyjnie. Przy pisaniu, jak we wszystkim, najważniejszy jest zdrowy rozsądek.

Ustawa z 2010 roku obliguje amerykańskich urzędników do pisania po ludzku, ale też gwarantuje im wsparcie w tym zakresie. Pracownicy administracji mają dostęp do wzorcowych dokumentów, materiałów szkoleniowych i darmowych warsztatów.