NIK ostro skrytykował resort Ziobry za realizację systemu losowego przydzielania spraw i EPU

Raport pokontrolny NIK opublikowała wczoraj na swojej stronie internetowej. W grudniu otrzymali go posłowie.

Izba sprawdziła, czy  cztery projekty informatyczne realizowane w MS  faktycznie usprawniają funkcjonowanie wymiaru sprawiedliwości. Chodzi o system teleinformatyczny wspomagający Elektroniczne Postępowanie Upominawcze (EPU), tzw. e-protokół, czyli  protokół elektroniczny w sądach powszechnych dla spraw cywilnych i wykroczeniowych, Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru (EPO) oraz System Losowego Przydziału Spraw (SLPS).

W ocenie NIK ustanowione przez Ministra Sprawiedliwości struktury organizacyjne oraz procedury zarządzania projektami nie zapewniały skutecznej i terminowej realizacji tych przedsięwzięć.

Największa liczba stwierdzonych nieprawidłowości dotyczyła właśnie SLPS – jednego z najważniejszych przedsięwzięć resortu Zbigniewa Ziobry i jedynego projektu z badanej próby, którego wdrażanie było prowadzone samodzielnie przez komórki organizacyjne Ministerstwa Sprawiedliwości. NIK negatywnie oceniła sposób realizacji tego przedsięwzięcia i stwierdziła, że jego cele nie zostały osiągnięte.

Kontrolerzy wskazali m.in. na: nieopracowanie planu projektu oraz dokumentacji technicznej potrzebnej do utrzymania systemu, nieprawidłowe zdefiniowanie potrzeb szkoleniowych użytkowników, rozpoczęcie z opóźnieniem praktycznych szkoleń warsztatowych, brak rzetelnych testów odbiorczych (także z  późniejszymi użytkownikami) kolejnych wersji systemu, blisko półtoraroczne opóźnienie w przeprowadzeniu testów bezpieczeństwa SLPS oraz w zakresie opracowania procedury obsługi zgłoszeń użytkowników. W rezultacie doszło do tego, że poszczególne elementy nie zostały zrealizowane w pełnym zakresie oraz w założonych terminach.

Zaniedbania doprowadziły do tego, że  nie osiągnięto (według stanu na dzień 20 sierpnia 2020 r.) zakładanych, kluczowych celów projektu SLPS. Chodzi m.in. o pełną transparentność procesu losowania i rozliczalność

operacji dokonywanych w systemie. Szczegółowo opisane w raporcie błędy sprawiały, że SLPS nieprawidłowo liczył sędziom obciążenia, co przekładało się negatywnie na równomierność przydziału spraw.

Czytaj też:

Aneta Łazarska: System przydziału spraw premiuje absencje sędziów

Losowy przydział spraw dla sędziów trzeba poprawić

Algorytm losowania sędziów nie stanowi informacji publicznej - wyrok WSA

Ziobro: mamy gotowe projekty dokończenia reformy sądownictwa

Kontrola wykazała również, że obecnie w systemie SLPS brak jest mechanizmów zabezpieczających przed działaniami ograniczającymi „losowość" przydziału spraw referentom. Innymi słowy - system jest podatny na manipulacje.

NIK oceniła negatywnie długotrwałe niedostosowanie do obowiązujących przepisów prawa jednego ze strategicznych systemów w wymiarze sprawiedliwości (Elektroniczne Postępowanie Upominawcze). Braki systemu informatycznego skutkowały wyłączeniem automatyzacji kluczowych procesów realizowanych w EPU (trwającym nawet przez okres ponad jednego roku) oraz koniecznością wykonywania dodatkowych, pracochłonnych czynności przez referentów poszczególnych spraw. Na przykład, w związku z wydaniem postanowienia korygującego nakaz zapłaty w zakresie wysokości odsetek, referendarz sądowy musiał wykonać w EPU aż 14 dodatkowych czynności. To mocno wydłużyło czas trwania postępowań spowodowało trudności w opanowaniu wpływu spraw.

W przypadku E-protokołu NIK pozytywnie oceniła realizację celów i produktów projektu, lecz wskazała, że nie monitorowano efektów wdrożenia tego narzędzia. Nie wiadomo zatem jak wpłynęło ono na czas trwania i koszty postępowań sądowych.

Spośród czterech zbadanych projektów, NIK oceniła pozytywnie tylko jeden z nich – Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru. Zwróciła jednak  uwagę, że i tu nie wykorzystano możliwości optymalizacji tego przedsięwzięcia.

NIK stwierdziła, że wdrożone w MS procedury zarządzania projektami były wielokrotnie ignorowane i pomijane (np. przy realizacji przedsięwzięć SLPS i EPU), a w niektórych przypadkach wręcz utrudniały zarządzanie ryzykami występującymi w realizacji projektów. Nie zapewniały także bezzwłocznej reakcji kierownictwa resortu oraz właściwych departamentów Ministerstwa na sytuacje kryzysowe, powodując w konsekwencji np. trwające ponad rok załamanie funkcjonowania systemu informatycznego obsługującego elektroniczne postępowanie upominawcze.