Niedawno wprowadzone usprawnienia platformy bezpłatnego zgłaszania dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) z pewnością ucieszą przedsiębiorców zagranicznych, którzy posiadają zarejestrowane w KRS oddziały działające w Polsce. Dzięki nowej funkcjonalności tej platformy stało się bowiem możliwe bezpłatne składanie oraz podpisywanie dokumentów finansowych do RDF przez osoby reprezentujące zagranicznego przedsiębiorcę w oddziale (reprezentant oddziału).

Czytaj także: E-sprawozdania kłopotliwe dla oddziału firm zagranicznych

Nie deprecjonując praktycznego waloru tego rozwiązania należy zwrócić uwagę, że w tym zakresie istnieją jednak pewne wątpliwości natury prawnej. Chodzi o to, czy nowa funkcjonalność systemowa platformy jest zgodna zarówno z ustawą o Krajowym Rejestrze Sądowym (ustawa o KRS), jak i z ustawą o  rachunkowości (uor).

Reprezentant oddziału złoży...

Jeszcze do niedawna zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców oddziały przedsiębiorstw zagranicznych pozbawione były możliwości korzystania z bezpłatnego zgłaszania dokumentów finansowych do RDF. Z perspektywy ustawień systemowych portalu jedynymi podmiotami, które były uprawnione do przesłania dokumentów, byli bowiem wyłącznie członkowie organu zarządzającego (np. członkowie zarządu przedsiębiorcy zagranicznego). Ze względu jednak na brak możliwości ujawnienia ich numerów PESEL w rejestrze przedsiębiorców, nie byli oni w stanie podpisać zgłoszenia na platformie bezpłatnego składania dokumentów finansowych. W takiej sytuacji zachodził przypadek negatywnej weryfikacji, o którym mowa w art. 19e ust. 7 ustawy o KRS. Wówczas należało skorzystać z tradycyjnego, płatnego wniosku o wpis wzmianek w rejestrze przedsiębiorców.

To się jednak zmieniło. Twórcy platformy ostatecznie umożliwili podpisywanie zgłoszeń reprezentantom oddziału, których numery PESEL są ujawnione w rejestrze przedsiębiorców.

Należy jednak zwrócić uwagę na treść art. 19e ust. 2 ustawy o KRS, zgodnie z którym zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Ponieważ reprezentant oddziału nie jest członkiem organu, a wyłącznie osobą uprawnioną do reprezentacji oddziału na podstawie art. 16 ustawy z 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, można zatem argumentować, że nowa funkcjonalność portalu nie znajduje pokrycia w art. 19e ust. 2 ustawy o KRS.

... i podpisze sprawozdanie

Sprawozdanie finansowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (art. 45 ust. 1f-1g uor). Natomiast zgodnie z art. 52 ust. 2 uor, sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Z kolei kierownikiem jednostki odpowiedzianym za podpisanie sprawozdania finansowego jest członek lub członkowie zarządu lub innego organu zarządzającego (art. 3 ust. 1 pkt 6 uor).

Autopromocja
CYFROWA.RP.PL

Jak cyfrowa rewolucja wpływa na biznes i życie codzienne

CZYTAJ WIĘCEJ

Skoro reprezentant oddziału nie jest członkiem organu, a wyłącznie podmiotem, którego umocowanie do działania w imieniu oddziału wynika z art. 16 ustawy o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, można więc uznać, że nie jest on kierownikiem jednostki.

Tym samym można argumentować, że reprezentant oddziału nie może podpisywać sprawozdania finansowego oddziału.

Abstrahując od praktycznych aspektów umożliwienia podpisania reprezentantom oddziału sprawozdania finansowego, wydaje się, że wprowadzona właśnie nowa funkcjonalność portalu, poszerzająca krąg osób uprawnionych do podpisania zgłoszenia składanego w imieniu oddziału przedsiębiorcy zagranicznego o reprezentantów oddziału, zdaje się wprowadzać rozwiązanie, które przeczy definicji kierownika jednostki. Tym ostatnim jest bowiem członek organu zarządzającego, a nie reprezentant oddziału.

Konieczna interwencja ustawodawcy

Podpisywanie (przy użyciu profilu zaufanego ePUAP) oraz składanie dokumentów finansowych za pomocą portalu bezpłatnego zgłaszania dokumentów finansowych do RDF jest procesem zautomatyzowanym. O tym, kto może podpisać oraz złożyć sprawozdanie finansowe oddziału przesądza wyłącznie funkcjonalność systemu. Dlatego wpis odpowiednich wzmianek o złożeniu sprawozdania finansowego podpisanego przez reprezentanta oddziału nie będzie efektem przeprowadzenia uprzedniego procesu decyzyjnego przez sąd rejestrowy. W takim przypadku powyżej zasygnalizowane wątpliwości natury interpretacyjnej nie przeszkodzą też w dopełnieniu obowiązku sprawozdawczego ze strony samego reprezentanta oddziału.

Z odmienną sytuacją możemy mieć jednak do czynienia, gdy z różnych powodów zajdzie potrzeba złożenia wniosku o wpis wzmianek lub o przyjęcie dokumentów finansowych do RDF w trybie płatnego wniosku. Wówczas zaistnieje ryzyko podniesienia przez sąd rejestrowy zarzutu braku możliwości podpisania sprawozdania finansowego przez reprezentanta oddziału. Choć wydaje się, że ze względu na ugruntowaną już praktykę podpisywania sprawozdań finansowych przez reprezentantów oddziału, będzie to raczej przypadek odosobniony, podchodząc legalistycznie do przywołanej powyżej definicji kierownika jednostki, zawsze będzie istniała możliwość zakwestionowania ważności podpisu reprezentanta oddziału pod sprawozdaniem.

Najlepszym rozwiązaniem byłoby ostateczne przesądzenie tej kwestii przez samego ustawodawcę i wprowadzenie zmian do uor, na podstawie których definicja kierownika jednostki obejmować będzie również reprezentanta oddziału. Pożądane byłoby również wprowadzenie zmiany art. 19e ust. 2 ustawy o KRS, która rozszerzyłaby jego dotychczasowe brzmienie o kategorię reprezentanta oddziału. W ten sposób wprowadzona właśnie nowa funkcjonalność portalu zyska walor legalności. ?