Informacja o dokonanych i otrzymanych płatnościach zrealizowanych za pośrednictwem rachunku bankowego należy do danych księgowych dobrze zabezpieczonych przed powodzią. Większość firm ma bowiem konta bankowe. Dane zawarte w wyciągach bankowych dostarczą szczegółowych informacji o transakcjach bezgotówkowych, w szczególności wskażą kontrahenta, kwotę i datę operacji.
Dokumenty te powinny zostać zaksięgowane i wykorzystane w dalszych krokach. Informacja o obrocie gotówkowym może być uzyskana jedynie w bezpośrednim kontakcie z kontrahentem (odbiorca, dostawca).
[srodtytul]KROK 4. Uzgadnianie transakcji [/srodtytul]
W wypadku rejestrów należności głównym celem działań rekonstrujących jest zarówno odzyskanie informacji o zrealizowanych obrotach, jak i zebranie dokumentów potwierdzających prawo do żądania od kontrahentów zapłat za należności nieuregulowane a istniejące na dzień wystąpienia powodzi. Sytuacja, w której firma jest zalana, staje się niestety źródłem ryzyka działań oszukańczych, w których klienci mogą odmawiać zapłaty.
Prawne dochodzenie kwot należnych jest znacznie ograniczone, gdy brak jest dokumentów potwierdzających istnienie prawa do tych kwot (np. podpisanej faktury). Posiadanie wydruku z rejestru księgowego nie zastąpi w żaden sposób dowodu dokumentującego sprzedaż (faktura, dokument dostawy).
Inwentaryzacja praw wynikających z posiadanych należności może zostać przeprowadzona wyłącznie w formie pisemnej przez uzgodnienie z kontrahentem. Dobrą praktyką powinno być występowanie do kontrahenta o potwierdzenie wszystkich transakcji (faktury sprzedaży, zapłaty, dokumenty reklamacyjne) zrealizowanych w 2010 roku oraz o kopie dokumentów potwierdzających te operacje.
Uzyskana informacja umożliwi skompletowanie dowodów potwierdzających wielkość przychodów zrealizowanych i rekonstrukcję części rejestrów VAT. Lista firm, do których wezwania będą wysyłane, powinna obejmować kontrahentów występujących zarówno w posiadanych wyciągach, jak i w korespondencji handlowej oraz innych zestawieniach, tak aby minimalizować finansowe ryzyko utraty należności.
Potwierdzenie zobowiązań wymaga podobnych działań. Firma nieposiadająca rejestrów opisujących szczegółowo wszystkie rozliczenia z dostawcami jest narażona na ryzyko działań ze strony nieuczciwych dostawców próbujących wyłudzić nienależne zapłaty.
Dostawcy mogą próbować żądać zapłaty za faktury już zapłacone albo za faktury dotyczące dostaw, które nigdy nie miały miejsca. Jeżeli firma rozliczała się z dostawcami przede wszystkim w formie gotówkowej, to jest ona bardziej narażona na działania oszukańcze, nie dysponuje bowiem żadnym obiektywnie wiarygodnym dokumentem chroniącym przed wezwaniem nieuczciwego kontrahenta do zapłaty.
W takiej sytuacji widać, jak dobrym rozwiązaniem są rozliczenia bezgotówkowe dokonywane z pomocą niezależnej firmy (bank, inna instytucja rozliczeniowa).
[srodtytul]KROK 5. Kompletowanie rejestrów należności handlowych i przychodów[/srodtytul]
Uzyskane od odbiorców potwierdzenia transakcji i kopie dokumentów pomogą przedsiębiorcy uaktualnić szczegóły bilansu otwarcia, o którym wspominałem w kroku 2. Dokumenty te mogą za zgodą kierownika jednostki stać się księgowymi dowodami zastępczymi zgodnie z art. 20 ust. 4 uor.
Ujęcie ich na kontach skompletuje przychody ze sprzedaży i rozrachunki, na których ujęte są już rozliczenia bezgotówkowe. Kopie dowodów rozliczeń gotówkowych (dokumenty KP, KW) powinny być załączone do otrzymanego potwierdzenia.
Sytuacja będzie bardziej złożona, gdy firma sprzedawała osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej i stosowała kasy fiskalne. W razie utraty kas i wydruków fiskalnych jedynym sposobem wiarygodnego oszacowania tej części przychodu jest porównanie kwot wykazanych w deklaracji VAT-7 oraz ujętych na podstawie zwrotnie otrzymanych kopii faktur sprzedaży.
Deklaracje podatkowe sporządzane są zazwyczaj z należytą starannością i dlatego mogą być uznane za dokumenty o wysokim poziomie wiarygodności, chyba że istnieją dowody na to, że nie były one wiarygodne (np. kontrola skarbowa przed powodzią).
Proponowane rozwiązanie uznać można jako akceptowalne przy założeniu przeprowadzenia kontroli wiarygodności oszacowanych kwot z rezultatami innych działań. Ryzyko podważenia tych szacunków przez kontrolę skarbową będzie jednak zawsze istniało. Krok 5 umożliwi również częściowe zrekonstruowanie rejestrów VAT stanowiących podstawę sporządzenia deklaracji VAT-7.
[srodtytul]KROK 6. Odtwarzanie rejestrów zobowiązań, zapasów i kosztów[/srodtytul]
Otrzymane dokumenty dotyczące zakupu powinny zostać ujęte w analityce odpowiednich kont wynikowych (koszty działalności podstawowej, pozostałe koszty operacyjne). Uzyskana informacja umożliwi skompletowanie dowodów potwierdzających wielkość kosztów poniesionych, wartość zapasu utraconego w powodzi i rekonstrukcję części rejestrów VAT.
Jeśli chodzi o dokumenty potwierdzające zakupy do magazynu (materiały i surowce do zużycia, towary handlowe do odsprzedaży), dobrym rozwiązaniem będzie księgowanie ich na kontach księgi głównej zespołu 3 i równoległe uzupełnianie ksiąg pomocniczych (ilościowo-wartościowa ewidencja zapasów). Salda kont zapasów zostaną zaktualizowane na dzień dokonania popowodziowego spisu z natury o dane wynikające z dokumentacji inwentaryzacji.
Problem, przed jakim staną przedsiębiorcy, to zidentyfikowanie wartości zapasów materiałów, towarów i wyrobów gotowych niesprzedanych a utraconych całkowicie w dniu zalania. Tutaj z pomocą przyjść może wyłącznie wiarygodny szacunek ekonomiczny. Według średniej marży uzyskanej na sprzedaży można oszacować wartość zakupów przypadającą na sprzedaż (krok 5). Pozostała wartość zakupu stanowić będzie stratę popowodziową.
Podstawą wiarygodnego szacunku średniej marży mogą być dane ostatniego roku obrotowego, informacje dotyczące kluczowych transakcji okresu, którego dotyczy zalanie, udokumentowana polityka ustalania cen (np. cennik zawierający kalkulację marż) lub inne wiarygodne źródła. Zwracamy uwagę, że wiarygodna wartość utraconego w wyniku powodzi majątku jest podstawą uzyskania odpowiadającego rzeczywistym stratom odszkodowania od firm ubezpieczeniowych.
[srodtytul]KROK 7. Kompletowanie rejestrów środków trwałych[/srodtytul]
Po przeprowadzeniu inwentaryzacji konieczne jest zaktualizowanie rejestrów środków trwałych. Proces odtworzenia dokumentacji potwierdzającej wycenę środków trwałych może być bardzo trudny. Jeżeli środki trwałe nabyte zostały w 2010 roku, to kompletne przeprowadzenie inwentaryzacji rozrachunków z dostawcami (krok 4) powinno zapewnić odzyskanie wiarygodnych informacji dotyczących wyceny początkowej.
Jeżeli natomiast utracone zostały maszyny i urządzenia nabyte lub wytworzone w poprzednich okresach, w razie braku źródłowej dokumentacji oraz trudności w identyfikacji dostawców należy poszukać alternatywnych wiarygodnych rozwiązań. Jednym z nich może być szacunek bieżącej wartości rynkowej. Wartość ta może zostać ustalona przykładowo według cen rynkowych podobnych urządzeń.
Działanie takie jest zgodne z ogólnymi zasadami rachunkowości, bo utrata dokumentu zakupu nie jest wystarczającą przesłanką eliminowania z ewidencji księgowej aktywów posiadanych i użytkowanych w rzeczywistości przez firmę.
Mimo to należy zdawać sobie sprawę z ryzyka podatkowego, jakie rodzi to rozwiązanie. Brak oryginalnych dokumentów potwierdzających początkową wycenę środka trwałego daje fiskusowi broń do podważania podatkowej potrącalności kosztów amortyzacji przy ustalaniu podstawy opodatkowania.
[srodtytul]KROK 8. Odzyskiwanie rozliczeń podatkowych[/srodtytul]
Utrata rejestrów podatkowych i dokumentów księgowych wobec żądania zwrotu podatku skutecznie zahamuje pozytywną decyzję urzędu skarbowego w razie przeprowadzenia czynności sprawdzających. Minimalizując ryzyko podatkowe, firma w pierwszej kolejności powinna poinformować urząd skarbowy o utracie dokumentacji księgowej, przedstawiając działania, jakie podejmuje, aby ją zrekonstruować.
Dobrą praktyką powinno być wystąpienie do urzędów o wydanie kopii wszystkich deklaracji podatkowych, pism procesowych oraz innej korespondencji, które uległy zniszczeniu.
Dokumenty te pomogą uzgodnić salda księgowe. Ponadto protokoły z kontroli zawierają załączniki, wśród których znajdować się mogą zestawienia i kopie dowodów kontrolowanych (faktury, rozliczenia środków trwałych). Wykorzystanie tych dokumentów uwiarygodni proces odtwarzania dokumentacji księgowej. Protokoły są bowiem urzędowym potwierdzeniem, że określona dokumentacja księgowa istniała.
Praktyka kompletowania korespondencji z urzędami powinna dotyczyć również wydziałów finansowych urzędów miast (podatek od nieruchomości, podatek od środków transportu) i ZUS.
[srodtytul]Krok 9. Kompletowanie dokumentacji pracowniczej[/srodtytul]
Proces odzyskiwania danych kadrowo-płacowych może okazać się niełatwy i czasochłonny. Kompletne uzupełnienie tego elementu ksiąg i ewidencji jest możliwe jedynie przy współpracy pracowników. Aby zrekonstruować kartoteki dochodów pracowniczych za poprzednie lata, wystąpić należy do urzędów skarbowych o kopie deklaracji PIT-11 i PIT-8B.
Przy rekonstrukcji rejestrów płacowych dotyczących wynagrodzeń za rok 2010 wypłacanych bezgotówkowo wykorzystać można informacje zawarte w wyciągach bankowych. Listy płac można w tej sytuacji odtworzyć na podstawie kwot zapłaconych wynagrodzeń netto i zobowiązań budżetowych (PIT, ZUS).
Należy również skompletować dane o okresach składkowych i nieskładkowych, zasiłkowych, absencji i zwolnień lekarskich. Jest to konieczne z uwagi na ciążący na pracodawcy obowiązek sporządzania deklaracji Rp-7 dla celów emerytalnych. W uzupełnieniu kartotek pracowniczych z tego zakresu danych pomogą deklaracje DRA wraz z załącznikami, o kopie których wystąpić należy do ZUS.
[srodtytul]Informacja w sprawozdaniu [/srodtytul]
Zdaję sobie sprawę, że zaproponowane działania nie rozwiążą niektórych problemów zalanych firm. Mam jednak nadzieję, że zostaną one wykorzystane jako pomoc dla zaprojektowania innych działań adekwatnych do szczególnej sytuacji, w jakiej firma się znalazła.
Przykładowo uzgadnianie historii transakcji w przedsiębiorstwach, które miesięcznie wystawiają jednorazowym klientom kilkaset faktur, nie wydaje się ekonomicznie uzasadnione, a nawet możliwe. Trudno sobie wyobrazić, że firma będzie ponosić koszty poszukiwania i egzekwowania informacji o zawartych transakcjach, zwłaszcza że [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=C4D974F1FF1A718DEDF174AA6983D419?n=1&id=324433&wid=347265]ustawa o rachunkowości[/link] nie zobowiązuje przedsiębiorców do przekazywania sobie tego typu danych.
W takiej sytuacji na potrzeby ujęcia oszacowanego i zbliżonego do rzeczywistego poziomu obrotu wykorzystać można informacje pochodzące z deklaracji VAT-7 lub protokołów pokontrolnych urzędów skarbowych, których kopie można uzyskać.
Ujęcie wartości sprzedaży z takiego źródła będzie jedynie szacunkiem zbliżonym do rzeczywistości, dlatego przy sporządzaniu rocznego sprawozdania finansowego należy umieścić informację o szczególnych okolicznościach, jakie zaszły w maju i czerwcu 2010 r.
Wprowadzenie do sprawozdania finansowego powinno zawierać opis szacunków i uproszczeń, jakie zastosowano. Jeżeli zarząd nie jest przekonany, że wszystkie istotne kwoty szacunkowe odzwierciedlają rzeczywisty obraz działalności firmy w 2010 r. i stan majątkowy na dzień bilansowy, to konieczne wydaje się ujęcie we wprowadzeniu klauzuli informującej o tym fakcie.
[ramka][b]Spisz cały majątek[/b]
Trzy filary inwentaryzacji popowodziowej:
- inwentaryzacja istniejących elementów ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych,
- inwentaryzacja majątku rzeczowego,
- inwentaryzacja praw i zobowiązań. [/ramka]
[i]Krzysztof Burnos jest biegłym rewidentem, prezesem zarządu Biura Biegłych Rewidentów Elma-Polaudit sp. z o.o. w Łodzi, zajmuje się problematyką MŚP[/i]
