Sprawdzenie, jakie zaświadczenia są wymagane w procedurach zamówień publicznych w UE, umożliwia system informatyczny e-Certis. Mogą z niego korzystać zarówno firmy planujące udział w przetargu w innym kraju, jak i nabywcy publiczni oceniający oferty firm zagranicznych. Jest to jednak tylko pomocnicza baza danych, a informacje w niej zawarte nie mają charakteru wiążącego – stwierdziła Krajowa Izba Odwoławcza.
Sprawa dotyczyła skargi brytyjskiej spółki biorącej udział w przetargu organizowanym przez polski szpital. Zamawiający wezwał do przedstawienia dokumentu potwierdzającego niekaralność członków zarządu. W odpowiedzi spółka przysłała oświadczenie złożone przed notariuszem (co było wystarczające według e-Certis). Szpital domagał się jednak przedłożenia zaświadczenia wydanego przez odpowiedni urząd brytyjski. Wobec jego braku odrzucił ofertę (jedyną dotyczącą tego pakietu). Zatrzymał też wadium w wysokości 96 tys. zł.
Spółka wniosła odwołanie, które zostało uwzględnione w całości, wobec czego KIO umorzyła postępowanie. Zamawiający jednak ponownie zażądał tego samego dokumentu, co spowodowało wniesienie kolejnej skargi. Spółka zauważyła, że po uwzględnieniu pierwszego odwołania zamawiający jest zobowiązany postąpić zgodnie z zawartym z nim żądaniem, chyba że jest niemożliwe do spełnienia lub sprzeczne z prawem. Zdaniem spółki przesłanki te nie zaszły, więc ponowne żądanie dokumentu jest niedopuszczalne.
KIO uznała, że wykluczenie spółki z przetargu było przedwczesne, dlatego pierwsze odwołanie zasługiwało na uwzględnienie. Jednak nie wyłącza to obowiązku złożenia wymaganych dokumentów i ponowne wezwanie do tego jest zasadne. Zamawiający powinien bowiem w pierwszej kolejności żądać dokumentów wymienionych w e-Certis. Informacje zawarte w systemie nie są jednak źródłami prawa i nie istnieje domniemanie ich prawdziwości (nie jest bowiem na bieżąco aktualizowany). Biorący udział w przetargach muszą więc uwzględniać stan prawny w danym kraju. W Polsce zaś przepisy wykonawcze nakazują przedkładanie w pierwszej kolejności dokumentów urzędowych, a dopiero gdy nie są one wystawiane, można je zastąpić własnym oświadczeniem notarialnym.
W orzeczeniu KIO powołała się na wiele swoich wcześniejszych wyroków o podobnej wymowie. Rodzi to niepewność dla firm zagranicznych.
