Umowy o poufności z pracownikami branży IT - dlaczego warto podpisać

Problem ten jest szczególnie aktualny w firmach zatrudniających pracowników i zleceniobiorców zajmujących się tworzeniem i komercjalizacją produktów stanowiących oprogramowanie komputerowe oraz aplikacje mobilne.

W pierwszej kolejności należy uświadomić przedsiębiorców, że nie każda informacja, której nie upubliczniają, a którą uważają za istotną dla działania i rozwoju firmy stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa. Przepisy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (u.z.n.k.) stanowią bowiem, że tajemnicę przedsiębiorstwa stanowią tylko nieupublicznione informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania poufności.

Istotna z punktu widzenia pracodawcy jest więc poufność informacji, jej wartość gospodarcza oraz zabezpieczenie informacji poprzez podjęcie niezbędnych działań w celu zachowania poufności. Są to niezbędne przesłanki dla powstania roszczenia o naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa, jeżeli do takiego naruszenia dojdzie. Warto zwrócić uwagę, że ochronie podlegają zatem tylko informacje poufne, mające wartość ekonomiczną.

Należy w celu ich ochrony podjąć niezbędne działania, wśród których wymienia się w doktrynie uświadamianie pracowników o tym, które informacje są poufne, ale także umowy o zachowaniu poufności. Posługiwanie się klauzulami poufności przez przedsiębiorcę może stanowić również dowód dokonania przez niego niezbędnych działań, podobnie jak wprowadzenie obowiązku noszenia identyfikatorów przez pracowników i gości przebywających na terenie przedsiębiorstwa. Ważne, aby zdawać sobie sprawę, że zaniechanie przedsiębiorcy w tej kwestii może być poczytane jako zrzeczenie się prawa do ochrony tajemnic jego przedsiębiorstwa.

Z zatrudnionym nie trzeba, ale...

Warto wspomnieć, że pracodawca, który chce chronić tajemnice przedsiębiorstwa nie musi w tym celu zawierać odrębnych umów z pracownikami dla uregulowania omawianych kwestii.

Kodeks pracy przewiduje, że w czasie trwania stosunku pracy ochrona tajemnic przedsiębiorstwa pracodawcy jest jednym z podstawowych obowiązków pracowniczych. Wynika to nie tylko wprost z art. 100 Kodeksu pracy, ale również z powszechnie uznawanej w prawie pracy zasady lojalności pracownika wobec pracodawcy.

W branży IT, bazującej w dużej mierze na owocach własności intelektualnej pracowników wytworzonych w ramach stosunku pracy, potencjalnie może nastąpić również konflikt pomiędzy prawem autora do własnej twórczości a prawem pracodawcy – inwestora do ochrony interesów przedsiębiorstwa.

Co do zasady pierwszeństwo winno być dane ochronie informacji poufnych pracodawcy, które są jednocześnie płodem umysłu pracownika, i do których nabywa on autorskie prawa majątkowe. Mimo to, dobrym krokiem ze względu na interesy obu stron jest podpisanie stosownej umowy zabezpieczającej ochronę informacji związanych z utrwalonym przez pracownika utworem w rozumieniu prawa autorskiego. Powinna ona przewidywać jak najwcześniejszy moment przejścia autorskich praw majątkowych – najlepiej jeszcze przed przekazaniem nośnika z utworem pracodawcy i zobowiązanie pracownika do poufności informacji o wytworzonym przez niego utworze. Uregulowanie w umowie momentu przejścia prawa, jak powyżej, jest istotne, bowiem pracodawca nabywa prawa z mocy ustawy dopiero z momentem przyjęcia utworu. Nie jest więc jasne, czy od momentu utrwalenia do momentu przyjęcia utworu pracownik może swobodnie korzystać z informacji na temat produktu i czy winien wówczas uznawać taki utwór za objęty obowiązkiem poufności.

Jak to jest z byłym pracownikiem

Należy podkreślić, że opuszczający firmę pracownik nadal związany jest ochroną tajemnic przedsiębiorstwa pracodawcy. Nie ma przy tym znaczenia zawarcie lub nie stosownej umowy z pracownikiem, która chroniłaby w takiej sytuacji pracodawcę także po ustaniu stosunku pracy. Poufność informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa byłego pracodawcy wynika wprost z ustawy i jest regulowana art. 11 ust.2 u.z.n.k. Przepis ten stanowi w odniesieniu do pracownika, że przez okres 3 lat od ustania stosunku pracy nie może on ujawniać tajemnic przedsiębiorstwa. W tym okresie od zakończenia stosunku pracy w razie naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa przez byłego pracownika istnieje domniemanie bezprawności jego zachowania. Warto zaznaczyć, że złamanie tego zakazu zagrożone jest nie tylko odpowiedzialnością cywilną, ale i karną. Naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa stanowi występek.

Pomimo ustawowego zobowiązania pracowników nic oczywiście nie stoi na przeszkodzie dodatkowemu zagwarantowaniu w formie pisemnej ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa przez byłego pracownika. Można tego dokonać w umowie o ochronie informacji poufnych lub zawrzeć taką klauzulę przy okazji podpisywania umowy o zakazie konkurencji. W tym drugim przypadku warto jednak zwrócić uwagę na to, że umowa ta w przeważającej mierze regulowana jest przez kodeks pracy i nie można kształtować jej w sprzeczności z przepisami k.p..

Ze zleceniobiorcą trzeba podpisać

Powszechną praktyką jest kontraktowanie zleceniobiorców do pomocy w wykonaniu określonych prac przy projektach realizowanych przez firmy IT. Często pozyskuje się uzdolnionych programistów, czy developerów wykształconych w określonym zakresie kodowania dla wykonania części większego zlecenia, które realizuje przedsiębiorca.

Zgodnie z zasadą wolności umów (art. 3531 ustawy Kodeks cywilny) strony kontraktu mogą ułożyć według swego uznania stosunek prawny, w tym mogą uregulować zakres obowiązku respektowania cudzych informacji o charakterze poufnym. Podobnie jak z pracownikami, dobrze, aby zakaz ten dotyczył przede wszystkim informacji stanowiących utwory zleceniobiorcy będące przedmiotem praw własności intelektualnej, które nabywa się na podstawie umowy. Istotne jest również określenie czasu, przez jaki obowiązywać będzie stan tajemnicy. Z punktu widzenia zleceniodawcy ważne, aby ochrona informacji poufnych obowiązywała w trakcie zlecenia, ale również po wykonaniu umów.

W tym ostatnim przypadku należy pamiętać o zachowaniu mocy postanowień o poufności również w przypadku rozwiązania, odstąpienia lub wypowiedzenia umowy z jakiegokolwiek powodu. Dodatkową funkcją motywującą ma zastrzeżenie kary umownej i możliwość dochodzenia odszkodowania przewyższającego wartość zastrzeżonej kary. Przy projektach o dużej wartości lub, gdy udostępniane są szczególnie ważne informacje, kwestia odszkodowawcza ma szczególne znaczenie. Tego typu postanowienia nie są natomiast możliwe do zastosowania z pracownikami w treści umów o pracę dlatego, że granicę ich odpowiedzialności przewiduje z góry ustawa.

Nie regulując w umowie ze zleceniobiorcą kwestii ochrony informacji poufnych przedsiębiorca – zleceniodawca, który wykorzystuje informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa zleceniobiorcy, sam naraża się na zarzut popełnienia czynu nieuczciwej konkurencji. Poszkodowanemu przysługują roszczenia o charakterze cywilnym a naruszyciel naraża się dodatkowo na konsekwencje karne.

Z klientem nie zaszkodzi

W zależności od tego, jaki jest przedmiot umowy z klientem firmy IT zasadniczo dochodzi albo do przejścia majątkowych praw autorskich, albo do udzielenia licencji na wytwarzane produkty. Znaczenie przy podejmowaniu decyzji w tej sprawie ma przede wszystkim to, czy firma „szyje na miarę" produkt dla indywidualnego klienta, czy sprzedaje mu rozwiązanie przeznaczone również dla innych odbiorców. Pierwsza sytuacja wiąże się zasadniczo z jednoczesnym przejściem prawa do informacji poufnych na klienta, natomiast w drugiej licencjobiorcy poza uprawnieniami do produktu równocześnie nabywają dostęp do cudzych tajemnic przynajmniej na czas trwania licencji.

W umowach zawieranych z klientami warto także więc zastosować klauzule o ochronie informacji poufnych. Nie oznacza to, że bez tej umowy podmioty te nie są związane zakazami przewidzianymi w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Dysponowanie przez klientów informacjami poufnymi jest uzależnione od ich prawa do korzystania z licencjonowanego oprogramowania. Warto zwrócić uwagę, że zasadniczo w którymś momencie dojdzie do wygaśnięcia praw z udzielonej licencji, natomiast z natury rzeczy licencjobiorca nadal będzie posiadał wiedzę o cudzych poufnych informacjach, której przecież nie usunie automatycznie z wygaśnięciem licencji. W sytuacji ustania mocy obowiązującej licencji klient-licencjobiorca jest zobowiązany zaniechać korzystania z produktu „uzyskanego" w ramach licencji, a w związku z tym powinien również przestać korzystać z towarzyszących licencji informacji poufnych. Należy uznać, że tym bardziej nie wolno mu więc ich ujawniać. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby ujawnienie w tym okresie tajemnic przedsiębiorstwa obwarować chociażby sankcjami umownymi – nawet, jeżeli ujawnienie ich może wiązać się z konsekwencjami przewidzianymi w u.z.n.k. ?

Patryk Hatak, Konieczny, Wierzbicki Kancelaria Radców Prawnych Sp.p.