Problematyka doręczania korespondencji była już wielokrotnie podnoszona na łamach wielu pism, także Rzeczpospolitej. Wciąż jednak – jak wynika z praktyki funkcjonowania organów administracji – tzw. doręczenie zastępcze, regulowane przez art. 150 ordynacji podatkowej (odpowiednio - art. 44 k.p.a.), budzi wątpliwości i powoduje problemy w praktyce.
Nie może być wątpliwości
Warto zatem zwrócić uwagę na wady w doręczaniu pism pojawiające się po stronie organu administracji. Skuteczne ich wychwycenie może wpłynąć na sytuację prawną strony postępowania. Chociażby w sytuacji uznania, że pismo organu (decyzja, postanowienie) nie zostało skutecznie doręczone, a zatem nie mogło wywoływać żadnych skutków prawnych i nie rozpoczął się zatem bieg terminów do wniesienia odwołania, czy zażalenia.
Aby uznać doręczenie zastępcze za dokonane prawidłowo, muszą łącznie zostać spełnione przesłanki określone w art. 150 o.p.
Przyjęcie fikcji doręczenia pisma może mieć doniosłe skutki dla strony postępowania administracyjnego i dlatego nie może budzić wątpliwości, że doręczyciel dochował wymogów zakreślonych w tym przepisie, w tym przede wszystkim wymogu dotyczącego sposobu zawiadomienia adresata o złożeniu przesyłki na określony czas w placówce pocztowej. Uchybienie któremukolwiek z elementów procedury doręczenia zastępczego powoduje, że strona nie będzie mogła skutecznie powołać się na domniemanie doręczenia (podobnie Sąd Najwyższy w wyroku z 22 lutego 2001 r., II RN 70/00).
Adresat musi być powiadomiony
O fakcie złożenia przesyłki na określony czas w placówce pocztowej musi więc zostać dokonana stosowna adnotacja doręczyciela na dowodzie doręczenia przesyłki. Samo natomiast umieszczenie na kopercie zawierającej przesyłkę lub na dowodzie potwierdzającym doręczenie pisma pieczęci urzędu pocztowego i określenie daty, czy wzmianki o awizowaniu przesyłki nie może być wystarczające do przyjęcia, że spełnione zostały przesłanki doręczenia pisma ustanowione w art. 150 o.p.
